干部人事档案管理工作的认识及思考

干部人事档案管理工作的认识及思考摘要：干部人事档案是记录人才成长、干部人事变迁和发展的重要依据，也是选拔人才、建设高素质干部队伍的参考凭据。

随着人事制度改革的不断推进，干部人事档案管理工作也获得了长足发展，但是其中仍有一些问题存在，如档案管理意识淡漠、管理机制不够完善、档案管理人员素质偏低等。

基于此，在干部人事档案管理中要与时俱进，积极转变管理理念，采取先进的管理技术和管理模式，提高档案管理团队素养，这样才能积极应对挑战，提升干部人事档案管理内涵，促进档案管理工作高效稳定发展。

关键词：干部人事档案；档案管理；信息化；人才选拔干部人事档案记录了干部在培养、分配、调任、选拔中的经历，记录了干部人员的政治思想方向、职业道德表现、工作能力、工作成绩、业务绩效等，一系列的内容被整理归纳，并形成规范的文本资料。

可以说干部人事档案就是一部“干部成长记录”，全面记载着干部管理工作的流程、方法、能效等，为组织建设工作的开展提供丰富的档案依据。

在新时期干部制度改革的背景下，干部人事档案也要体现出创新求变特色，积极查找、应对工作中出现的问题，采取有效手段完善干部人事档案管理工作，从而提升组织管理内涵，为干部培养、选拔、任用提供科学的档案参考。

一、做好干部人事档案工作的重要意义（一）干部人事档案工作是严肃的政治责任干部人事档案不仅仅是反映领导干部个人信息、工作变迁、绩效成果的记录，而且还是一项严肃的政治责任，在档案记录中不但要反映出干部人员的历史面貌、成长轨迹，而且还反映出干部队伍建设的发展脉络，让不同时期干部队伍建设的得失成败展示了公众面前，这是了解组织历史、回溯国家社会建设、党的建设的珍贵资料，为党的建设和社会发展提供了真实可靠的经验依据，干部人事档案为爱国教育、党风廉政建设提供了丰富的素材。

（二）有利于深化干部人事制度改革干部人事档案的主要任务就是相关信息及资料，建立起完善、真实、连续的档案内容。

这些内容在干部人事制度改革中起到了重要的指导和参考价值，有利于建立明确的用人导向，强化对领导干部的监督，确保改革措施落到实处。

组织人事部门根据国家的相关政策建立干部人事档案，目的在于对强化对干部人事工作的监督监管，能够更可观的人事干部人员的入职、任免、考核、政绩、奖惩等情况，通过档案查阅发现干部人事管理中存在的问题，并以此为依据制定改革方向，建立起更完善的干部人事管理机制。

（三）为干部选拔任用提供凭据在干部选拔、任用过程中，干部人事档案起到了重要作用。

领导班子建设是关系组织建设、社会发展、构建和谐社会的重要因素，领导干部也是带头实践科学发展观的中坚力量。

干部人事档案能够为干部的选拔提供丰富的信息资源，通过档案记录对其进行评价、选拔，能够结合党员干部的思想政治水平、个人履历、工作能力、绩效水平等进行全面考核评价，全方位了解其“德、能、勤、绩、廉”的情况，了解干部人员是否坚定的执行党的方针政策，是否存在不良信息记录，从而为干部选拔提供丰富的依据。

二、干部人事档案管理工作中存在的问题（一）缺乏对干部人事档案管理的认识在干部人事档案管理中，经常处于“三要状态”，即“用起来重要；抓起来次要；忙起来不要”，在思想上重视不足。

一些领导长期让干部人事档案管理置于边缘位置，在机构设置方面缺乏整体规划，忽视常规业务建设，资金支持不到位，人员配置、尤其是专业档案管理人员分配不足，即使档案管理中出现问题也很少及时采取有效措施，多作为一般性问题交由下级处理。

这样的认知态度造成干部人事档案管理边缘化，尚未将其纳入干部工作常规体系内。

同时，在人员配置中专业性不足，很多干部人事档案管理人员都是从不同岗位分调而来的，很少有档案专业人员，而且这些管理者多为兼职，这就造成档案管理队伍综合素质堪忧。

由于管理人员缺乏干部人事档案管理的专业能力，平时工作任务较多，所以在档案管理中不能集中精力，进而出现档案信息更新不及时、归档时效性差、档案内容出现差错等问题。

（二）缺乏健全的工作机制在干部人事档案管理中缺乏完善的管理体制，一些单位由于场地问题，尚未建立干部人事档案管理的专门场地，没有独立的档案库，一些档案资料都在文件柜中随意摆放，管理疏松缺乏、严密性不足。

在档案管理制度方面还存在一定的落实缺口，制度管理不够严格。

虽然档案管理部门已有相应的管理制度，但是在实际工作中流程不够规范，机关部门调阅干部人事档案的前，没有介绍信，也没有等级信息，回执单出具不够及时，很多档案都不能做到按期归还。

在干部人事档案制度建设上相对滞后，尤其是在人事制度改革的背景下，干部档案的管理、流通、保存、归档等业务内容也有了明显变化，以往管理制度中一些内容已经不能适应当前的改革环境，这就需要相关部门尽快完善调整，增加档案管理制度的针对性，结合干部履历表以及档案材料收集等重新制定与时俱进的管理制度，否则将对干部档案管理工作造成不利影响。

（三）人事档案收集工作力度不足在干部人事档案管理中，收集归档缺乏明确的制度约束，在执行方面不够严格，多数工作都是参照《干部人事档案材料收集归档规定》进行的，尚未形成与本单位实际情况相符的实施细则，在内容方面不够详细具体，缺乏系统指导性。

有些单位虽然建立了比较完整的管理制度，但是在执行方面有很大的随意性，不够严谨严格，资料收集和归档时效性不足。

从当前干部人事档案管理现状来看，其中不少档案资料衔接性不足，存在一定的记录空白，从档案中不能完整的体现干部的成长轨迹和工作全貌。

还有一些档案资料在真实性、可靠性方面还有待进一步加强，尤其是在干部人事评价中，很多干部档案的内容相同或雷同，使人感到千人一面、如出一辙，一些套话较多，难以发挥人事档案的应用价值，导致档案整体利用率过低。

（四）档案管理队伍整体素质有待提升管理人员素质是影响干部人事档案管理质量的关键因素，而且档案管理本身有很强的专业性，这就需要管理干部人事档案的团队有良好的专业素养和综合素质，管理部门要有完善的硬件配置。

但是从当前实际管理情况来看，人员数量明显不足，很多管理人员都是兼职，专业的档案管理人员非常稀少，这是影响干部人事档案管理水平的一个重要因素。

一些单位在人事档案存储设施建设方面不到位，存储设施陈旧，通风条件不良，与之相适应的硬件设施不够完善，整体管理中现代化水平不高。

一些单位的干部人事档案仍以手工管理为主，无论在资料归档还是在档案查阅中，都以人工服务为主，尚未建成信息化、自动化、智能化的电子档案搜索体系，干部人事档案现代化管理水平低下。

此外，一些单位虽然建立起了人事档案存储和查阅的电子网络，但是由于软件操作复杂，实用型很差，这些都成为干部人事档案现代化管理发展的瓶颈，难以适应当前档案改革的需要。

三、干部人事档案管理的完善对策（一）建立完善干部人事档案管理制度人事档案管理是一项严谨、严肃、严格的工作，需要依据档案管理法规、条例以及各项制度规范进行，做到照章办事、依法执行。

这就需要在干部人事档案中建立完善的管理制度，通过制度保障各项工作有章可循。

在档案管理中要重质量、抓成效，全员要有制度意识，通过规范的制度管理提高干部人事档案的管理质量，促使其走向制度化管理轨道，实现科学有序的管理。

在干部人事档案资料管理制度中，从档案资料审核、转接再到登记，都要形成严格的制度流程，这样才能有效避免档案内容造假，保证资料信息的真实性和严肃性，在干部档案收集整理中要建立完善的协调机制，档案部门要和各组织部门协调沟通，多方调研收集资料，避免资料疏漏问题的发生。

如发现干部人事资料存在疑点，要及时走访调查，以保障档案信息真实无误。

在业务衔接上也要有制度保障，加强各级部门、机构之间的情况通报，建立通报协调制度，以此保证档案资料有规范的搜集、整理、汇总、归档制度，提高干部人事档案内容的时效性和可靠性。

（二）转变管理意识，加强干部人事档案管理设施建设在档案改革的大环境下，干部人事档案管理也要积极转变思想理念，将这项工作纳入组织管理的常规日程中，制定短、中、长期管理目标，将其提升至管理战略高度。

在干部人事档案管理中要注重基础设施建设，尤其是信息化硬件和软件建设，通过信息化管理提高档案管理效率，充分发挥干部人事档案管理的前瞻性和指导性，在组织管理工作的起到参谋作用。

在干部人事档案管理中，只有领导提起重视才能起到关键性作用，这就需要制定与之相适应的管理措施，将其纳入常规议事日程内，保证管理措施切实可行。

首先，要保证组织人事部门专门抽调领导干部主抓这项工作，这样才能为工作的开展铺平道路，在思想上重视、在行动上落实，将其提升至战略管理高度，做到抓日常、抓经常、抓惯常。

在管理工作中要有具体目标，结合组织工作实际有计划有步骤进行，科学部署，保障落实，将管理和督查工作结合在一起。

在档案内容管理中要分为绩效档案和能力档案两大类型，做到管理细化、内容优化。

在硬件设施建设中要有充分的人力物力财力保障，在设施建设中要有信息化意识，引入信息化管理体系，深度开发干部人事档案资源，转变以往单纯的档案资源管理模式，突出其服务特色，建立服务意识，拓展档案信息分析深度，这样才能充分发挥干部人事档案的管理效率，提升管理内涵。

（三）创新干部人事档案工作的方法和手段在信息技术高度发展的今天，档案管理信息化已经成为必然趋势，通过信息技术有利于提高干部人事档案的管理质量，提升档案工作效率，突出信息化管理特色。

这就需要组织部门在档案管理信息化发展中给予高度关注，认识到信息化管理的优越性，从而积极转变管理方式，实现管理流程的深度优化，这样才能保证干部人事档案管理工作走向信息化、现代化、规范化。

当前，单位档案管理多采用专门的程序软件，以此提高管理的针对性和可靠性，构建可靠的干部人事信息资料库，为各类档案信息的查阅、调取、归档存储了提供了便利条件。

在信息化管理模式下，单位要建立与之相适应的管理制度，注重档案信息的时效性和安全性，能够为档案使用者提供更真实有效的信息资料，突出干部人事管理的服务价值，提高档案工作的服务质量。

为了进一步提高干部人事档案的信息化管理效能，提高档案信息的时效性，单位需要在局域网内部建立具有共享性的信息传输网络，这样领导部门才能在第一时间获得更完善的档案资料，从而提高档案信息服务的时效性。

在网络信息共享的环境下，要切实重视档案信息安全性，协调好档案管理者和调取使用者之间的关系，管理者要严格审核档案使用者的身份认证，通过密码、口令、验证等形式增加档案信息的保密性。

无论是在资料收集还是归档整理中，亦或是在档案的调阅查询中，务必突出档案资料的保密性，采取先进的技术手段做好档案保密工作，在信息共享和干部人事信息保密中找到协调平衡，这样才能凸显档案管理工作的价值所在。

在档案资料管理中也要不断更新管理方法，一方面，要改变以往材料分散性、割裂性归档的传统形式，比如干部的年度考核、工资审批等内容不计入个人档案范围，这些表格类资料等纳入文书管理范畴，考核结果和工资涨幅额度等直接列入个人资料目录中。