高效会议管理技巧培训课件课件(52张)

会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
只在必要时才召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和最应该出席的人出席
作出了评论和归纳
会议流程
会议准备
一个中心，两个基本点
议程： 1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议
会后跟踪
目录
Contents
会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进
• 宣布人事安排、讲解政 策的会议
• 临时处理突发事件的会 议
• 当众表扬或批评的会议
4、会议的频率
固定的部门会议 全体会议 处理突发事件的会议 一对一会议
随时 按需要 至少每月一次 最多一月一次
5、会议成本的计算
1、会议的时间成本= 参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议筹备者
如何做开场白
1. 定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。 2. 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3. 程序：
– 概观会议进行程序； – 提供与讨论有关的资讯 – 规范议程； – 指定会议记录者； – 征求对议程设计的意见
如何分配发言时间
➢ 一次会议真正用于开会的时间只有80% ➢ 尽量保证每个人发言机会均等 ➢ 尽量开成一种互动的会议氛围
安排出席者座位 准备会议名签
提前预估会议QA 准备好相关涉及资料
准备情况(OK)
会议记录的要素
5W1H（What、 Where、When、 Who、 Why\How）
区分必要参会者 和关联参会者
明确对参会人员 的要求
必要的资料一起 提前发送
会议通知模板
会议通知
一、会议背景：
二、会议目的：□达成决策 □沟通商讨 □分配任务 □制定计划 □分享信息 □其他
三、会议议题：_________________________________________
四、参会人员：
部门
必要参会者
关联参会者
五、时间&地点：
六、议程：
序号
时间
内容
担当者
翻译
七、拜托或注意事项
八、组织方： ·组织部门： ·主持人： ·记录人：
主持人的准备工作
➢ 设定沟通目标 ➢ 制定行动计划 ➢ 预备可能的争执
的工作时间+会议服务人员工作时间）
2、直接的会议成本= 会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费
3、效益损失成本： ⑴因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 ⑵不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 ⑶不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产
目录
Contents
会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进
Meeting
高效会议管理技巧
目录
Contents
会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进
会议概述
1、会议的意义
5、会议成本的 计算
2、会议的目的
4、会议的频率 3、会议的种类
1、会议的意义
会议是一种群体沟通的方式 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在
会议内容（过程 记录）
会后2个工作日 内周知所有与会 人员
会议纪要模板
会议纪要
会议名称
制表日期：
年
月
日
会议议题
组织部门
部
课
系
会议地点
应 出 席 人 数 */实 际 出 席 人 数 ：
/
出席率：
%
出席率
缺席者： 部长级
人 课长级
人 系长级
人 一般事技员
人
计划时间： 月 日 准 时 率 实际时间： 月 日
情景练习
会议中意外情况的对应
谢 谢！
•
1.辩证唯物主义和历史唯物主义是研 究和学 习管理 学的最 基本的 方法论 。为此 ，研究 和学习 管理学 ，必须 坚持实 事求是 的态度 ，深入 管理实 践进行 调查研 究，在 学习和 研究中 还要认 识到一 切现象 都是相 互联系 和相互 制约的 ，一切 事物都 是
•
4.理论联系实际还有一个含义，就是 在学习 和研究 管理学 时，要 注意管 理学的 二重性 。
•
5.归纳演绎法是一种逻辑思维方法， 是各门 科学的 公用研 究方法 ，也是 学习和 研究管 理学的 基本方 法。
•
6.归纳法就是对一系列典型的事物进 行观察 分析， 找出各 种因素 之间的 因果关 系，从 中找出 事物发 展变化 的一般 规律。
1、了解会议的目的 2、是否一定要开会 3、确定会议的形式 4、安排会议的议程 5、决定会议的时间 6、确定会议的主持人 7、决定会议的地点 8、研究会议如何布置 9、确定出席人数 10、安排出席者座位
11、是否准备会议名签
12、是否安排交通工具 13、是否安排与会者住宿 14、是否发出了会议通知 15、确定视听教材 16、确定辅助教材 17、准备会场周边位置图 18、是否要求与会者准备资料 19、确定自己人的相关资料 20、是否安排会后活动并事先通知
声音 （语音/语调）
38%
视觉&非语言（肢体等）
55%
职场沟通技巧
四、合理使用非语言沟通方式
公文 备忘录 邮件 计划书 报告 提案
…
统一性 系统性 可视化
存档
职场沟通技巧
五、事关紧要的措辞
·对事不对人 你没有填对 这张表格中还有一些东西需要我们填一下
·用“我”来代替“你” 你弄错了/你误会了 对不起，我没有讲清楚……
要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务
必须把信息同时传达给很多人
如果
有些事情需要当众表扬或批评
案例练习
一家工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作 条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 如果你是这家工厂的生产经理，你要采取下列哪种方式处 理此事：
1.一对一批评 2.开会当众批评 3.写检查处罚 为什么？
开会前的准备工作
高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了
➢ 是否要开会 ➢ 准备工作的作用 ➢ 5W1H ➢ 准备工作核对单 ➢ 主持人的准备工作
无需开会的“五个如果” 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法
如果
没什么特别的事情要讨论
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人
必须开会的“五个如果”
你心里想的 100% 你嘴上说的 80% 别人听到的 60% 别人听懂的 40% 别人行动的 20%
有效沟通原则
有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节
积极倾听 努力达成目标
职场沟通技巧
一、营造良好工作关系
建立信任
不受偏见影响 放弃对等原则
不受“派别”和 “盟友”的影响
职场沟通技巧
二、同理心（换位思考）
会议准备工作核对单
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
其他
会议准备工作核对单
项目 会议目的是否明确 是否必须通过开会解决
安排会议议程 决定会议时间
预约会议室 确定会议主持人和记录人 研究出席人员（区分必要者和关联者） 是否要求参会者准备资料 发送会议通知（最好提前一周发送）
准时结束 会议
如何倾听和说话
倾听是什么? 暂时忘掉自我的思想、期待、 成见和愿望，全神贯注地理解 谈话者的内容，与他一起去体 验、感受整个过程。这是一种 管理技巧，可以通过学习和锻 炼得到提高。
倾听的礼节：
1. 听听别人的故事 2. 听听别人完整的故事 3. 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
倾听的具体方法：
×
2.这就是最佳解决方法。
×
3.这是目前为止我所知道的最好解决方法，你还有
什么更好的建议？
√
4.为了按时完成任务，我要你这样做。
×
目录
Contents
会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进
会议记录的要素
会议结论、决议
4W1H（What、 Where、When、 Who\How）
会后跟进
一、参会者的会后跟进
➢ 拿到会议记录后仔细阅读、尤其是对与自己工作相关的信息作出标记。 ➢ 考虑与自己相关任务的完成方案 ➢ 会议可能是新任务的开始，考虑是否召开自己的部门会议，进行动员和安
排。
二、主持人的会后跟进
➢ 跟进计划执行情况，如有需要立刻召集另一个会议 ➢ 如计划进行顺利，取消下次会议，而用公文报告进度、让相关人员知道。
•
7.归纳和演绎是两种不同的推理和认 识事物 的科学 方法， 但在实 际推理 过程中 归纳和 演绎又 是密不 可分、 相辅相 成的。
•
8.所谓授权，是指将职权或权力分配 给更低 一级下 属的行 为，从 而实现 内部权 力的共 享，激 励下属 员工努 力工作 。这些 职权委 派给了 下级之 后，下 级可以 在其职 权范围 内自由 决断， 灵活处 理问题 ，但同 时也负 有完成 任务并 向，上 级报告 的
：
至
：
。。——
□准时
□延迟
□提前
：
至
：
。。
迟到者： 部长级
人 课长级
人 系长级
人 一般事技员
人
一、结论/决议：
二、主要内容：
会议内容
*注：会前请假者不计入应出席人数。
确认人：_________
记录人：_________
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