文件控制程序

文件控制程序

1.目的

1.1对所有与质量管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性，确保在相关场所使用的文件是有效版本。

2.适用范围

2.1适用于质量管理体系有关文件的控制。

3.职责

3.1总经理负责批准并发布质量手册、质量方针和质量目标。

3.2管理者代表负责质量手册的审核，负责质量手册中相关程序文件的审批。

3.3质量管理部负责现有体系文件的定期评审，负责质量手册的统一登记、发放、回收和销毁。

3.4技术开发部门负责技术文件、外来文件（如国家标准、行业标准、顾客提供文件）和公司技术标准的控制。

3.5市场运营部负责合同、顾客要求、顾客往来信函、文件、售后服务资料的控制。

3.6采购文件、生产和安全文件的控制由对应的责任部门负责。

3.7文件的管理部门应确保文件的适用性、现行有效性，各场所都能得到相应的有效版本，防止使用失效或作废文件。

3.8各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关文件的收集、整理及归档等。

4.工作程序

4.1文件的分类

4.1.1质量文件：包括质量手册（含质量方针和质量目标及程序文件），作业文件以及与质量管理体系有关的政策、法规文件等。

4.1.2 技术文件：包括产品文件、工艺文件、装备技术文件、外来技术文件和资料以及标准（国际、国家、行业标准、企业标准、公司标准）等。

4.2 文件的标识

4.2.1 代号规定

a.企业标准代号：Q

b.公司名称代号：XXX

c.文件代号：质量手册：SC，质量记录：JL

4.2.2 质量手册的编号

企业标准代号/公司名称代号-文件代号/文件标准号-年号版本号

标识：Q/CX-XX/XX-XXXX XX ；

4.2.3 作业文件的编号

企业标准代号/公司名称代号-手册文件号/顺序号-年号版本号

标识：Q/CX-XX/XX- XXXX XX ；

4.2.4 质量记录、表格的编号

公司名称代号/文件代号-手册文件号-顺序号-年号版本号

标识：CX/JL-XX-XX-XXXX XX

4.2.5 合同的编号

公司代号-客户代号+签订时间-顺序号

标识：XXX-TDXXXXXX-XX ；

4.3文件的编写、审核、批准

4.3.1质量手册（含程序文件）由质量管理部组织有关人员集中编写；

4.3.2 作业文件/标准按分工由相应部门编写后，部门负责人进行审核，涉及部门进行会签，管理者代表进行批准；

4.3.3 各类别文件的编制、审核、会签和批准

4.3.4技术文件和资料的管理执行《技术文件控制程序》。

4.4质量管理体系文件的分发、归档和管理

4.4.1质量管理体系文件发放时，由质量管理部按照体系文件发放范围的规定进行发放，并填写《文件发放记录》；

4.4.2发放的文件分为“受控”和“非受控”两种状态。“非受控”版本仅供参考只做发放登记；

4.4.3 文件的接收部门应指定专人负责妥善保管质量管理体系文件，确保在运行场所得到的是最新有效的受控版本，并能及时得到；

4.5质量管理体系文件的更改和修订

4.5.1文件需要更改时，应由提出更改的部门填写《文件更改申请单》，经原文件编制部门审核，管理者代表批准后，由质量管理部填写《质量体系文件更改通知单》并实施更改；更改应确保覆盖所有“受控”的文件；

4.5.2文件经多次更改或大幅度修改时应进行换版。更改版本号，原版本文件作废，新版本发放时执行4.4.1和4.4.2条款。

4.6质量管理体系文件的作废与销毁

4.6.1质量管理体系文件发生换版，由质量管理部按照原发放记录收回作废的文件，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用。

4.6.2因某种原因需保留的任何已作废文件，应进行标识并隔离存放。

4.6.3对要销毁的作废文件，由质量管理部门填写《文件销毁审批表》，经批准后统一销毁。

4.7外来文件的控制

4.7.1外来文件的类别

需要识别的外来文件主要包括以下几种：

a.适用的法律法规和各类国际、国家和行业标准；

b.供方提供的投标文件、质量证明、试验检验报告或记录、合格证等资料；

c.顾客提供的相关技术文件、样件等。

4.7.2技术开发部对收到的外来文件进行建帐管理，做好发放登记，具体执行《技术文件控制程序》。

4.8为保持持续的适宜性，质量管理部根据需要及时组织对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。

4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.10作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》的有关规定。