会议管理制度83436

会议管理制度

1. 目的

为了加强会议室使用并对其有效管理，保证会议室的安全、整洁以及各种设施的完好，确保公司各项会议的高效开展，特制定本规定。

2. 范围

适应于四川尚德太阳能电力有限公司。

3. 定义

例行会议：指公司级固定会议，如周会，月会，公司每月安全会议等。

非例行会议：例行会议之外的所以会议。

4. 规范性引用文件

无

5. 职责

5.1 总经理办公室负责召集由总经理、副总主持的会议及周会、月会。

5.2 制造部负责召集生产例会。

5.3 质量部负责召集质量例会。

5.4 各部门负责召开部门业务相关会议。

5.5 人事行政部负责会议的管理。

6. 内容

6.1 会议召开原则

6.1.1 会议必须贯彻精简、高效的原则。

6.1.2 不该开的会不开，必须开的会要尽量缩短时间，减少与会人数。

6.2 会议的准备

6.2.1 非例行会议需提前两天联系人事行政部文员，申请会议室。

6.2.2 非例行会议会议室申请后，应提前两天发出通知，通知内容包括会议主题，起始时间，

会议地点，参与人员，会议记录人员等，同时附上开会所需设备和材料。会议如果取消，需提前通知每个会议参与者。

6.2.3 例行会议可不必通知。

6.2.4 会议组织者必须事先布置会场，准备会议材料。其他与会人员必须事先了解主题并带

好相关必备物品。

6.3 会议纪律

6.3.1 准时开会和闭会，无论与会者是否到齐，会议都应该准时开始。

6.3.2 严格按议程开会。

6.3.3 认真听取他人发言，尊重各种见解。

6.3.4 讨论不离题，发言内容力求简明中肯。

6.4 会议的要求

6.4.1 参会者必须提前到场，确保准时开始，不得无故缺席。因故不能参会者，应提前向会

议组织部门说明原因，若能派人替代参加的会议，需安排人员替代，若不能替代，则需向主管领导请假，并在会后主动了解会议内容，完成本部门相关事务。

6.4.2 会议期间与会者必须关闭手机或将手机响铃调至振动状态，保持会场的安静。

6.4.3 会议期间会场内禁止接听私人电话和大声喧哗，禁止与非与会者谈话，接听电话要到

会场外。

6.4.4 如需与会者保守的秘密内容，在会议决议未正式公布之前，与会者不得擅自泄露会议

内容，以免影响决议的实施。

6.4.5 需要记录的会议，组织部门需做好会议记录，并且在会议结束两天之内将会议记录整

理发给会议相关人。

6.4.6 会议上提出的需要解决的问题必须按照时间要求整改完毕，会议组织部门负责对整改

效果进行跟踪。对会议上讨论得到的决议必须严格实施，并在下次会议时汇报实施效果。

6.5 会议室日常管理

6.5.1 会议室钥匙由人事行政部相关人员管理。

6.5.2 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司的同意，任何人不得拿出会议室或

作为他用。

6.5.3 为避免时间安排发生冲突，人事行政部文员需及时更新《会议室使用记录》，并公布

在公共盘内。

6.5.4 与会人员应保持良好的职业素养，会议期间保持会议室的清洁卫生，会后主动带走垃

圾杂物，清理白板，关好门窗。

6.6 特殊情况的处理

6.6.1 如申请会议时间发生冲突，由人事行政部根据会议的轻重缓急情况同相关部门进行协

调，并将调整后的时间更新在《会议室使用记录》上。

6.6.2 各部门必须严格按照预约的时间规定使用会议室，如因突发情况需提前、推迟或顺延

必须提前知人事行政部文员。

6.7 违纪人员的处罚

6.7.1 无故缺席会议者由人事行政部在当月考勤上反映出来。月迟到二次及以上按考勤制度

处理。

6.7.2 违规处罚由人事行政部人员执行，无人事行政部门人员参加的会议由会议主持人提

出，人事行政部门执行。

7. 附录与记录

7.1 会议记要模板SC-Admin-P03-01

7.2 会议室使用记录SC-Admin-P03-02