企业档案分类编号规则

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┕━━━━━━━━━ 年度
│ │ │ ┕━━━━━━━━━━━━━ 三级类目号�没有可不设�
│ │ ┕━━━━━━━━━━━━━━━━�会计凭证�二级类目号�属类�
│ ┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━�财务类�一级类目号�大类�
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━�财务类�目录号�财务档案第一本目录�
│ ┕━━━━━━━━━━━━�研发技术类�一级类目号�大类�
┕━━━━━━━━━━━━━━━�研发技术类�目录号�产品档案第一本目录�
4�研发技术类按大类分科研课题排列�案卷顺序号按大类流水编号�流水编号办法同前四
大类编制办法。
档号�档案编号�由目录号�分类号�型号代号�案卷顺序号构成。
ห้องสมุดไป่ตู้
5�会计档案的排架编号�按“大类-属类-年度”进行排列�案卷顺序号按属类流水编号�
第 3 条 档案类别 1�档案的类别共设置 8 个一级类目�大类��行政类、财务类、人力资源类、业务类、研发 技术类、基本建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述 8 个大类时� 可根据实际需要增设 一级类目。详见《档案分类编码表》 2�根据职能活动和档案形成的特点�每个大类下设置若干个二级类目�属类�。 3�档案分类应力求切合实用。如果因案件较多�二级分类不够应用时须在第二级之后增设 第三级“细类”。如案件不多�也可仅使用 “大类”或“属类”二级。 3�同一“属类”�或细类�的案件以装订于一档夹为原则�如案件较多�一个档夹不够使用 时�可分为两个以上的档案装订�并于属类�或细类�之后增设“卷次”编号�以便查考。 4�录音、录像、照片、计算机软盘�光盘�和其他非纸质载体形式的档案�其形成和反映 的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系�不单独设置类目�视其内容特等同纸质载体 档案对应分类编号。 5�每一档夹封面内首页应设“目次表”�案件归档时依序编号、登录�并以每一案一个“目 次”编号为原则。 6�案卷排架的基本要求 a) 企业档案按大类分别排架�要反映出档案分类设置的基本大类的顺序�大类之间不得交叉 混排。 b) 案卷排架要科学、系统�便于保管和提供利用。 c) 各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法�一经确定�一般不要随意变动。 7�各部门根据分类办法组织整理案卷�以利于分类标识和管理。
` 第 5 条 编号方法
1�档案实体排架和编号要反映七个基本大类�从实际出发�做到科学合理�经济实用�保
证利用档案的系统性、有效性。
2�行政类�A�、财务类�B�、人力资源类�C�、业务类�D�、开发管理类�E�的案卷排架�
按“大类-属类-细类-年度”进行排列�不区分保管期限特征�但同一属类内按照永久、长
流水编制到“999”时�重新从“1”另行编号�用目录号加以区别。
档号�档案编号�由目录号�分类号�年度�月份�案卷顺序号构成。
举例示意�
B1·B 04 · C11 · 2009 · 10 · 001
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│ ┕━━ 案卷顺序号
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┕━━━━━ 月份
第二章 档案分类编号规则
第 1 条 适用范围 本规则规定了企业档案的分类整理、 组织案卷和案卷排架管理的基本要求�适用于本公司 的档案管理。
第 2 条 分类编号原则 以企业全部档案为对象�依据企业管理职能�结合档案内容及其形成特点�保持档案之间的 有机联系�便于科学管理与开发利用。 1�档案分类各级名称经确定后�应编制“档案分类编号表”�将所有分类各级名称及其代表 数字编号�用一定顺序依次排列�以便查阅。 2�档案分类各级编号内应预留若干空档�以备将来组织扩大或业务增多时�随时增补之用。 3�档案分类各级名称及其代表数字一经确定�不宜任意修改�如确有修改必要�应事先审 查讨论�并拟定新旧档案分类编号对照表�以免混淆。 4�档案如何归属前案�应查明前案的档号并予以同号编列。 5�档号以一案一号为原则�遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者�应先确定其主要类 别�再编列档号。
3�产品类�F�、基本建设类�G�、设备仪器类�H�的案卷排架�
a)根据公司产品特点�产品档案原则上按“大类-属类-项目-细类”进行排列�案卷顺序号
按属类流水编号�同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品�可
以将多种属类混合流水编号�用分类号加以区别�流水编号办法同前。
b)设备仪器类�按设备类、仪器类分别排架�各按技术性文件和管理性文件分别流水编号� 不同属类用分类号区别�流水号编制办法同前类
凭证 �14� 账簿 �15� 报表 �16� 其他 �17� 人事管理 �11� 教育培训 �12� 福利保险 �13� 劳动管理 �14� 干部档案 �15� 工人档案 �16� 离退休职工档案 �17� 死亡职工档案 �18�
档案分类编码表�一�
基本范围 职工代表大会�职工民主管理�劳动竞赛�劳保福利�文化艺术和体育活动等 法律事务�政纪监察�违纪案件审理等 企业综合性行政事务工作�会议�决议�办公室工作�文秘工作�机要保密工作等 职工生活�食堂�车辆�商店�副业�职工住房�废旧物资回收与修旧利废�公司第三产业等 应急管理�巡逻记录�监控记录�来访记录�物资出行 企业改革�重大经营战略性决策�企业发展规划�方针目标管理等 企业普查�企业整顿和企业升级�经济责任制管理�企业管理现代化工作等 企业中、长期计划�年�季�度计划�各项专业发展计划�全面计划管理工作等 企业档案工作�各类数据管理�电子档案等 企业涉外活动�政府部门文件、企事业单位文件等 资金管理�价格管理�会计管理�资金流通等 各种统计报表�企业综合性统计分析工作等 各专项审计工作活动等 各种会计凭证 各种财务账簿 各种财务报表
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┕━ 案卷顺序号
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┕━━━━━━ 年代号
│ │ │ ┕━━━━━━━━━━ 三级类目号�没有可不设�
│ │ ┕━━━━━━━━━━━━━�行政事务�二级类目号�属类�
│ ┕━━━━━━━━━━━━━━━�行政类�一级类目号�大类�
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━�行政类�目录号�行政类第一本目录�
b)产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目�按产品和设备仪器型号或种类设置。 c) 基本建设类的二级及二级以下类目�按工程性质或项目设置。 d) 会计档案类的二级及二级以下类目�按其形成特点和文件材料形式设置。 e) 干部�职工�工人档案类的二级及二级以下类目�按干部、工人设置。干部、工人类下 按个人设置。
第 4 条 编号规则 1�企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目�大类��采用阿拉伯数字 “双位制”标识二级类目�属类�及二级以下类目。 2�分类编号采用隶属编号法� 每一级位类之间用间隔号“·”隔开。分类编号见示例。 3�二级及二级以下类目的设置 a)行政类、财务类、人力资源类、业务类、开发管理类的二级类目按企业职能分工设置即� 同一机构或不同机构工作形成的档案� 依据所反映的职能性质�按问题分别设置若干类。三级 类目� 由部门根据实际情况自行设置。
干部管理�员工招聘、录用、调配工作�企业劳务出口工作等 普及教育�中等职业教育�高等教育�职工在职培训�培训资料等 社会保险、生活福利等 劳动定额、定员�劳动调配�劳动工资�劳动保护、劳资关系等
档案分类编码表�二�
一级类目内容 业务类 �D�
开发管理类�E� 产品类�F�
二级类目名称(编号) 产品销售 �11� 物资采购 �12� 生产调度 �13� 能源管理 �14� 环境保护 �15� 网络信息 �16� 安全管理 �17� 质量管理 �11� 计量工作 �12� 标准化工作 �13� 科技管理 �14� 产品档案二级类目 �按种类或型号设置�
同一产品型号内�包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程
基建档案二级类目
基本建设类�G�
同一工程项目内�包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程
按工程项目或建筑项目设置
设备仪器档案二级类目 设备仪器类�H�
按设备种类或型号设置
同一设备仪器内�包含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程
一级类目内容
行政管理类 �A�
财务类 �B�
人力资源类 �C�
二级类目名称(编号) 工会工作 �11� 法纪监察 �12� 行政事务 �13� 后勤工作 �14� 保安消防 �15� 经营决策 �16� 企业管理 �17� 计划工作 �18� 档案管理 �19� 外事工作 �21� 财务管理 �11� 统计工作 �12� 审计工作 �13�
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目�型号�代号、案卷顺序号 构成。
举例示意�
F1· F ××× · C×× · 001 ┯ ━┯ ━┯━ ━┯━ ━┯━
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┕━ 案卷顺序号
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┕━━━━━ 三级类目号�没有可不设�
│ │ ┕━━━━━━━━━�产品种类或型号�二级类目号�属类�
期、短期顺序排列��案卷顺序号按大类流水编号�流水号编制到“999”时�重新从“1”另行
编号�并用安卷目录号加以区别。
档案编号�档号�由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成�全宗号是档案室给
部门的编号�故部门暂不标识�。
档案编号�档号�标识举例示意�
A1 · A 12· C11 · 2009 · 001 ┯ ━┯ ┯ ━┯━ ━┯━ ━┯━
基本范围 市场分析�用户调查�产品销售�广告宣传�售后服务工作�销售合同、客户资料、成品服务库管理等 物资供应�采购计划�物业合同�采购合同等 生产组织�调度指挥工作、零配件库管理等 能源消耗定额管理�节能降耗工作等 环境保护检测与控制�污染治理等 电子网络管理�软件管理�计算机管理 安全生产�工伤事故处理�职工防病治病�职工安全教育等 企业全面质量管理�产品质量检测�质量控制工作�ISO9001 质量认证体系等 各种计量检测工作 企业标准化管理工作�各种标准档案系等 新产品开发�科技成果管理�技术引进�技术革新等
6�特殊载体档案�按载体类别分别编号。即按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物
分别编号�用特殊载体�TZ�·类别[照片�Z�、录音带�Y�、录像片�X�、软盘�R�、光盘�G�、
实物�SW�]·顺序号标识。
示例�TZ·R·001�TZ·Z·001 等
第 6 条 其他
1�本规则于 2011 年 5 月 15 日起执行。2011 年以前形成的档案�其分类编号格式可不变动。 2�本规则由总经理办公室起草并负责解释。