档案管理培训课件 PPT
合集下载
档案管理培训完整版ppt课件
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案管理重要性
凭证作用
档案是历史的真实记录，具有凭 证作用，可以为查证历史事实、 解决纠纷和处理案件提供重要依
据。
参考作用
档案中蕴含着丰富的知识和信息， 可以为各项工作提供参考和借鉴， 促进工作的顺利进行。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定
阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项
提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
档案遗失或损坏
建立健全的档案管理制度，加 强档案保管和利用的监督和管 理，确保档案的完整性和安全
性。
档案分类不准确
提高档案管理人员的专业素质 和业务能力，确保档案分类的 准确性和科学性。
档案利用不便
推进档案数字化管理，建立数 字化档案库，提高档案利用效 率和质量。
档案管理不规范
加强档案管理的规范化和标准 化建设，完善档案管理制度和 流程，确保档案管理的规范性
01
02
03
04
分类整理
根据档案的性质、内容和时间 等因素进行分类整理，形成条
理清晰的档案体系。
编制目录
为各类档案编制目录，方便查 找和利用。
装订成册
将分类整理好的档案装订成册 ，标注好封面、目录和页码等
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案管理重要性
凭证作用
档案是历史的真实记录，具有凭 证作用，可以为查证历史事实、 解决纠纷和处理案件提供重要依
据。
参考作用
档案中蕴含着丰富的知识和信息， 可以为各项工作提供参考和借鉴， 促进工作的顺利进行。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定
阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项
提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
档案遗失或损坏
建立健全的档案管理制度，加 强档案保管和利用的监督和管 理，确保档案的完整性和安全
性。
档案分类不准确
提高档案管理人员的专业素质 和业务能力，确保档案分类的 准确性和科学性。
档案利用不便
推进档案数字化管理，建立数 字化档案库，提高档案利用效 率和质量。
档案管理不规范
加强档案管理的规范化和标准 化建设，完善档案管理制度和 流程，确保档案管理的规范性
01
02
03
04
分类整理
根据档案的性质、内容和时间 等因素进行分类整理，形成条
理清晰的档案体系。
编制目录
为各类档案编制目录，方便查 找和利用。
装订成册
将分类整理好的档案装订成册 ，标注好封面、目录和页码等
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案管理培训教程PPT课件( 28页)
整理箱）的抽屉里 设立标题卡，将文件分门别类 采用便于随时调出的整理方法
99-3-16
组长级干部培训系列
卧式档案管理的整理
字母分类的整理法 数字分类的整理法 地区分类整理法 职业功能分类整理法 主题分类整理法
99-3-16
组长级干部培训系列
文书的使用频率
100%
使 用 频 率
看文件的次数（使用频率） 以100为基数，其中的99 次是在半年之内，一年以 后调阅的次数不到一次
用了 进行财务审查时，需要的文件可以马上调出来使用 随着文件处理手续的改进，办公室内有了良好的气氛。有助
提升员工士气、解决问题 能促进各类文化的规格化，促进事物工作的组织化，标准化 有助于改善公司内的讯息交流活动
99-3-16
组长级干部培训系列
•
1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。
悲心，饶益众生为他人。
•
14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。
•
15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!
•
16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，
无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!
•
5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。
99-3-16
组长级干部培训系列
卧式档案管理的整理
字母分类的整理法 数字分类的整理法 地区分类整理法 职业功能分类整理法 主题分类整理法
99-3-16
组长级干部培训系列
文书的使用频率
100%
使 用 频 率
看文件的次数（使用频率） 以100为基数，其中的99 次是在半年之内，一年以 后调阅的次数不到一次
用了 进行财务审查时，需要的文件可以马上调出来使用 随着文件处理手续的改进，办公室内有了良好的气氛。有助
提升员工士气、解决问题 能促进各类文化的规格化，促进事物工作的组织化，标准化 有助于改善公司内的讯息交流活动
99-3-16
组长级干部培训系列
•
1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。
悲心，饶益众生为他人。
•
14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。
•
15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!
•
16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，
无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!
•
5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。
2024档案培训ppt课件完整版
制定档案安全管理制度
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
档案管理培训ppt课件
03
02
影响与后果
给公司造成了重大经济损失和声誉 损害，危及客户隐私安全
教训
必须重视网络安全问题，加强信息 安全管理措施和技术防范手段
04
经验总结与未来展望
经验总结 建立健全的档案管理制度和流程是保障管理效果的基础
加强管理人员培训和教育是提高管理水平和效率的关键
经验总结与未来展望
• 引入先进的信息技术和智能化手段是提升管理能力和服务 水平的必然趋势
规定了档案著录的原则、方法、项目等，是档案信息化和标准化 的基础。
《档案分类与编码规则》
对档案进行分类和编码，方便档案的检索和利用。
《档案保管与保护规范》
规定了档案的保管条件、保护措施等，确保档案的安全和完整。
企业内部管理制度完善
01
02
03
制定档案管理制度
根据国家和行业标准，结 合企业实际情况，制定适 合企业的档案管理制度。
实施效果
实现了档案的自动化管理、智能检索和远程利用， 提高了档案利用效率和用户满意度
ABCD
解决方案
引入智能化技术，建立智能档案馆
启示
智能化技术是提升档案管理水平和服务能力的重 要手段
失败案例剖析与教训
案例一
某单位档案丢失事件
事件经过
因管理不善，导致大量档案丢失
影响与后果
给单位和个人造成了严重损失，影响了正常工作秩序
鉴定结果处理
根据鉴定结果，对档案进行分类、编 号、装订、入库等处理，确保档案得 到妥善保管。
鉴定程序
初步鉴定、复查鉴定、终审鉴定。初 步鉴定由档案室工作人员进行，复查 鉴定由档案室负责人进行，终审鉴定 由档案鉴定小组进行。
档案保管要求及措施
02
影响与后果
给公司造成了重大经济损失和声誉 损害，危及客户隐私安全
教训
必须重视网络安全问题，加强信息 安全管理措施和技术防范手段
04
经验总结与未来展望
经验总结 建立健全的档案管理制度和流程是保障管理效果的基础
加强管理人员培训和教育是提高管理水平和效率的关键
经验总结与未来展望
• 引入先进的信息技术和智能化手段是提升管理能力和服务 水平的必然趋势
规定了档案著录的原则、方法、项目等，是档案信息化和标准化 的基础。
《档案分类与编码规则》
对档案进行分类和编码，方便档案的检索和利用。
《档案保管与保护规范》
规定了档案的保管条件、保护措施等，确保档案的安全和完整。
企业内部管理制度完善
01
02
03
制定档案管理制度
根据国家和行业标准，结 合企业实际情况，制定适 合企业的档案管理制度。
实施效果
实现了档案的自动化管理、智能检索和远程利用， 提高了档案利用效率和用户满意度
ABCD
解决方案
引入智能化技术，建立智能档案馆
启示
智能化技术是提升档案管理水平和服务能力的重 要手段
失败案例剖析与教训
案例一
某单位档案丢失事件
事件经过
因管理不善，导致大量档案丢失
影响与后果
给单位和个人造成了严重损失，影响了正常工作秩序
鉴定结果处理
根据鉴定结果，对档案进行分类、编 号、装订、入库等处理，确保档案得 到妥善保管。
鉴定程序
初步鉴定、复查鉴定、终审鉴定。初 步鉴定由档案室工作人员进行，复查 鉴定由档案室负责人进行，终审鉴定 由档案鉴定小组进行。
档案保管要求及措施
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
档案管理培训课件PPT(共 51张)
• 第四条 档案保管制度
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 8、重要档 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念
1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 8、重要档 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念
1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
✓ 正常收集和现场收集相结合 ✓ 随时收集和集中收集相结合 ✓ 对内收集和对外收集相结合 ✓ 确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收
集 ✓ 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
四、档案业务工作
（二）档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排 列、编目的工作。
各部门档案 工作人员
二、制定档案工作管理制度
二、制定档案工作管理制度
要求： 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能
有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有 关规定，同时内容即要全面又要有针对性。
2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充 分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配 合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的 工作实际。
四、档案业务工作
四、档案业务工作
档案收集
档案整理
四、档案业务工作
（一）档案收集
➢ 收集的定义：档案的收集就是档案室按照有
关规定，通过例行的接收制度和专门的征集 办法，将分散在各机关、部门、个人手中和 散失在其他地方的档案，有组织、有计划地 集中保存的工作。
四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（1）管理类档案收集工作的要求 ✓ 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管
档案管理管理培训课件
第一部分： ◆档案概述
➢档案起源 ➢档案演变
档案的产生与文字有密切关系， 它是人类社会发展到一定阶段的 必然产物。
古老型载体档案：甲骨、金石、 简牍、缣帛档案。
传统型载体档案：纸质档案。
新型载体档案：感光材料与磁性材 料形成的档案，如影片、照片、磁 带、磁盘、光盘等。
➢档案定义
会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。
人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案 管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物 档案应由档案人员随时收集，随时归档。
四、档案业务工作
企业可以实行多种方式相结合来收集档案
二、档案的整理
➢整理方法
装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、
年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒
第三部分： ◆企业档案管理
企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项 活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。
档案是国家机构、社会组织和个人 在社会活动中直接形成的，保存备 查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。
➢档案含义
档案的来源——国家机构、社会 组织和个人；社会活动。 档案的条件——保存备查的历史 文件。
第二部分： ◆文书档案管理
➢ 档案的收集 ➢ 档案的整理
一、档案的收集
➢ 归档范围：凡是反映本机关工作、生产活 动，有查考利用价值的文件材料，均属归 档范围。本单位文件是归档的主体。
的质量要求。 ✓ 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的
业务活动。 ✓ 要加强收集工作的调查。
四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（2）科技档案收集工作的要求 ✓ 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 ✓ 要遵循科技档案的自然形成规律。 ✓ 要保证科技档案的完整、准确。
档 案
生科
荣
党行经产学基
会声誉电
群政营技技本设计像实子其
工管管术术建备档档物档他
作理理管研设
案案档案
理究
案
➢ 建立档案工作体制 ➢ 制定档案工作管理制度 ➢ 配备档案管理基础设施 ➢ 档案业务工作
一、建立档案工作体制
一、建立档案工作体制
分管档案 工作领导
档案部门
档案管理 工作网络
各部门档案 工作领导
➢ 档案分类
➢ 制定企业档案保管限期表
➢ 归档文件的整理
➢ 基本建设、设备仪器档案整理方法
➢ 声像档案
四、档案业务工作
1、档案分类 档案分类就是要制定分类方案即 分类大纲。
分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一 单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进 行档案分类、整理和排架工作的依据，是档案分 类工作的一项重要内容，也是业务建设的一项重 要工作。 企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营 管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基 本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣 誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实 际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目， 二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。
管理性档案的收集方法 ①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。 ②建立相关制度，加强对零散文件的收集。 ③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。
科技档案的收集方法 ①按照归档制度的规定接收科技文件归档。 ②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
四、档案业务工作
会计档案、人力资源档案、荣誉实物档案
三、配备档案管理基础设施
三、配备档案管理基础设施
档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、 人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用 品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装 订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。
档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。
二、制定档案工作管理制度
三纳入
将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业 规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责 任制或岗位责任制。
四参加
企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题 审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接 收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、 系统。
四同步
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要 求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累 情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文 件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成 归档同步。
二、档案的整理
➢整理原则
档案的整理应该充分 利用原有的整理基础， 保持文件之间的历史 联系，便于保管和利
用。
二、档案的整理
➢：常用的档案分类法 年度分类法
问题分类法
组织机构分类法
二、档案的整理
➢立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标
题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目 录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时 间、地区、收发文机关
➢ 归档时间：一般在次年上半年向档案部门 移交。
国家档案局《机关档案工作条例》（1983）
一、档案的收集
➢ 归档手续：案卷目录的移交，交接双方签字。
➢ 归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。
大家有疑问的，可以询问和交流
可以互相讨论下，但要小声点
集 ✓ 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
四、档案业务工作
（二）档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排 列、编目的工作。
各部门档案 工作人员
二、制定档案工作管理制度
二、制定档案工作管理制度
要求： 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能
有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有 关规定，同时内容即要全面又要有针对性。
2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充 分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配 合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的 工作实际。
四、档案业务工作
四、档案业务工作
档案收集
档案整理
四、档案业务工作
（一）档案收集
➢ 收集的定义：档案的收集就是档案室按照有
关规定，通过例行的接收制度和专门的征集 办法，将分散在各机关、部门、个人手中和 散失在其他地方的档案，有组织、有计划地 集中保存的工作。
四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（1）管理类档案收集工作的要求 ✓ 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管
档案管理管理培训课件
第一部分： ◆档案概述
➢档案起源 ➢档案演变
档案的产生与文字有密切关系， 它是人类社会发展到一定阶段的 必然产物。
古老型载体档案：甲骨、金石、 简牍、缣帛档案。
传统型载体档案：纸质档案。
新型载体档案：感光材料与磁性材 料形成的档案，如影片、照片、磁 带、磁盘、光盘等。
➢档案定义
会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。
人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案 管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物 档案应由档案人员随时收集，随时归档。
四、档案业务工作
企业可以实行多种方式相结合来收集档案
二、档案的整理
➢整理方法
装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、
年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒
第三部分： ◆企业档案管理
企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项 活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。
档案是国家机构、社会组织和个人 在社会活动中直接形成的，保存备 查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。
➢档案含义
档案的来源——国家机构、社会 组织和个人；社会活动。 档案的条件——保存备查的历史 文件。
第二部分： ◆文书档案管理
➢ 档案的收集 ➢ 档案的整理
一、档案的收集
➢ 归档范围：凡是反映本机关工作、生产活 动，有查考利用价值的文件材料，均属归 档范围。本单位文件是归档的主体。
的质量要求。 ✓ 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的
业务活动。 ✓ 要加强收集工作的调查。
四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（2）科技档案收集工作的要求 ✓ 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 ✓ 要遵循科技档案的自然形成规律。 ✓ 要保证科技档案的完整、准确。
档 案
生科
荣
党行经产学基
会声誉电
群政营技技本设计像实子其
工管管术术建备档档物档他
作理理管研设
案案档案
理究
案
➢ 建立档案工作体制 ➢ 制定档案工作管理制度 ➢ 配备档案管理基础设施 ➢ 档案业务工作
一、建立档案工作体制
一、建立档案工作体制
分管档案 工作领导
档案部门
档案管理 工作网络
各部门档案 工作领导
➢ 档案分类
➢ 制定企业档案保管限期表
➢ 归档文件的整理
➢ 基本建设、设备仪器档案整理方法
➢ 声像档案
四、档案业务工作
1、档案分类 档案分类就是要制定分类方案即 分类大纲。
分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一 单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进 行档案分类、整理和排架工作的依据，是档案分 类工作的一项重要内容，也是业务建设的一项重 要工作。 企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营 管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基 本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣 誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实 际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目， 二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。
管理性档案的收集方法 ①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。 ②建立相关制度，加强对零散文件的收集。 ③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。
科技档案的收集方法 ①按照归档制度的规定接收科技文件归档。 ②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
四、档案业务工作
会计档案、人力资源档案、荣誉实物档案
三、配备档案管理基础设施
三、配备档案管理基础设施
档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、 人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用 品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装 订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。
档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。
二、制定档案工作管理制度
三纳入
将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业 规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责 任制或岗位责任制。
四参加
企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题 审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接 收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、 系统。
四同步
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要 求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累 情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文 件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成 归档同步。
二、档案的整理
➢整理原则
档案的整理应该充分 利用原有的整理基础， 保持文件之间的历史 联系，便于保管和利
用。
二、档案的整理
➢：常用的档案分类法 年度分类法
问题分类法
组织机构分类法
二、档案的整理
➢立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标
题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目 录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时 间、地区、收发文机关
➢ 归档时间：一般在次年上半年向档案部门 移交。
国家档案局《机关档案工作条例》（1983）
一、档案的收集
➢ 归档手续：案卷目录的移交，交接双方签字。
➢ 归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。
大家有疑问的，可以询问和交流
可以互相讨论下，但要小声点