社保业务档案管理工作存在的问题及今后工作的打算

社保业务档案管理工作情况

为了解各地社保业务档案管理工作开展情况，今年二季度，我们赴部分地区对社保业务档案管理工作进行了现场调研和工作检查。期间，通过实地查看，与单位领导和有关工作人员进行座谈，较全面地了解了各地社保业务档案管理工作开展情况，取得的成绩和存在的问题，并就全区如何开展社会保险业务档案管理工作征求了他们的意见。现将调研检查情况通报如下：

一、工作开展情况

《社会保险业务档案管理规定（试行）》（部第3号令）下发以来，各地把社会保险业务档案管理工作作为加强社保经办能力建设，提升社保经办管理工作水平的重要内容来抓，严格按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则》（试行）的通知要求，积极推进本地区社保业务档案管理规范化、制度化、信息化建设，在为广大参保人员提供优质档案利用服务的同时，不断提升社保业务档案管理水平，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展，保证了业务档案管理工作的正常开展。

（一）领导高度重视。随着社会保险在保障民生、服务民生乃至构建和谐社会中的作用日益凸显，全面加强业务档案管理体

现着对现实负责、对历史负责、对百姓负责，受到了各地局领导班子的高度重视，明确了业务档案工作的分管领导，将业务档案管理工作作为重点工作，在全局工作会议上进行部署和推动，将业务档案工作与业务经办工作同时部署，确保了业务档案管理各项工作目标任务的有效落实。

（二）优化工作流程，加强硬件设施建设。

根据工作需要，以修订社会保险经办规程为契机，对社保业务档案进行详细分类做到科学管理，制定并逐步优化档案管理工作流程。与此同时，不断加大资金投入，积极加强档案管理所需的硬件设施建设。目前，部分地区已建有业务档案专用库房，安装了监控设备、消防器材；购置有保管业务档案专用的密集架、档案柜、扫描仪、办公用计算机等设备，确保基本建设满足业务档案工作需要，符合档案管理“九防”的要求。

（三）编制档案检索工具、建立检索体系。

档案检索工具是查找业务档案信息的导航系统。各地业务档案管理人员主动加强档案管理知识学习，在当地档案行政管理部门的帮助下，根据社保经办工作内容的特点，按照社会保险工作的实际，对社保业务档案进行科学分类，在此基础上编制了各类业务档案目录，从不同的角度揭示和介绍社保业务档案的内容和成

分，指出其存放位置，并按照业务档案的生成年度，编制业务档案“案卷目录”及“全引目录”，为利用者查找档案提供了便捷的途径。

（四）配备档案管理人员，提高管理人员素质。

在单位编制紧张的情况下，部分地区已成立了社保档案管理科，配备专职业务档案管理人员，积极参加业务档案管理人员培训班。同时，主动与当地档案行政管理部门联系，编写教材，组织人员培训，讲解档案的专业理论、法律基础知识以及档案归档范围、质量标准、管理流程等，有效地提高了档案管理人员的业务素质和专业技能。

（五）启动达标验收工作。

根据社保业务档案达标验收工作的具体安排，多数地区制定了本地区《社会保险业务档案达标验收工作实施方案》，专门成立了达标验收工作领导小组，由社保局主管业务档案工作的领导任组长，采取有力措施，稳步推进社保业务档案的达标验收工作。一是强化业务档案管理人员职责，及时配置专职档案管理人员具体负责业务档案的收集、整理、鉴定、入库、保管、查询、等工作；二是对社保业务档案管理全过程进行认真梳理，对照达标验收工作的要求进行认真整改，建立健全各项工作制度，以实现业

务档案管理的规范化、制度化。

（六）初步形成了业务档案管理部门、社保业务经办部门相互协调的工作机制。根据业务档案管理工作的特点和需要，各地业务档案管理部门主动加强与业务经办部门的联系，听取他们对业务档案管理工作的意见，明确部门工作职责，坚持档案管理依托于业务经办、服务于业务经办的指导思想，加强业务档案各环节的管理，使业务档案管理真正达到推进经办管理工作标准化和规范化的目的，以促进社会保险事业可持续健康发展。

二、存在的问题

（一）档案管理工作力量薄弱。3号令下发后，各地相继启动了社会保险业务档案管理工作，并指定专门领导负责这项工作。在具体工作中，部分地区成立了档案科，但工作人员不足，有些地区没有专门的管理机构，只设有兼职的工作人员，工作中承担着社保档案和单位各类文书档案的管理，远不能满足社保档案管理的需要。

（二）档案管理所需工作场地面积不足。在《地(市)级社会保险档案管理部门岗位设置及设备配置表》(以下简称《配置表》)中规定，地、州、市级社会保险档案管理部门必须建有专门的、相互独立的档案库区、办公区、查阅区，并对各个区域的面积有

明确规定。对照《配置表》的要求，部分地区在档案管理工作场地建设方面都没能达到标准要求，也没有做到档案库房、办公、阅览三分开的要求。

（三）急需健全社会保险业务档案管理制度。社会保险业务档案管理工作自启动以来，大部分地区先后制定了部分社保档案管理工作制度，部分工作制度已上墙,但与档案收集、整理、移交、保管、利用、统计、销毁等社保业务档案全过程管理的要求相比，档案管理各项制度还需进一步完善。

（四）库区各种安全防护设备不足。为确保档案存放安全，在《配置表》对档案库库区设备有明确规定，特别在密集架、监控设备、消防器材方面规定有具体的数量，以确保档案库区建设符合档案“九防”要求。经调查了解，个别地区在以上方面还存在一定差距。

（五）档案装具不统一，标识不规范。在档案行政管理部门的协助下，各地启动社保业务档案管理工作的时间不一，起点不同，由于没有统一的标准，导致档案装具不一致，装具标识不规范。在工作开始初期，根据当地档案行政管理部门的建议，部分地区在社保业务档案管理方面基本采用文书档案管理的通用做法，与《社会保险业务档案管理规定(试行)》(3号令)的规定有较

大的差距。

三、对今后工作的建议

1、加强领导。要将社保档案管理工作与社保业务经办工作放在同等重要的位置，在人力、物力、财力上持续增加投入，在工作推动上不断加大力度，按照社保业务档案管理工作的统一安排，推动全区社保档案管理工作迈上新台阶。

2、加强社保档案管理队伍建设。各地要组建专门的档案管理部门，根据《配置表》的要求，配备专门的社保业务档案管理人员，同时加强对社保档案管理人员的业务培训，提高管理人员的整体素质，以提升全区社保业务档案的管理水平。

3、建立健全各项规章制度。结合社保业务档案管理工作的实际，建章立制，以科学规范的制度体系，促进社保业务档案管理水平的持续稳步提高。根据社会保险经办工作的实际，建立覆盖全部经办险种的贯穿社保业务档案收集、整理、立卷、保管、利用和销毁各环节的档案管理制度，为做好社保业务档案管理打下坚实的基础。

4、落实好各项管理手段。先进的设备设施和技术手段是做好社保业务档案管理工作的必备条件，各地要采取切实有效的措施积极筹措资金，按照《档案室建设规范》要求，加强档案库房的