档案信息检索

《档案信息检索》讲堂录精简版

复习说明

考试重点如档案分类表、主题词表、计算机检索、搜索引擎、检索工具等。步骤、方法、原则之类的简答题。四角号码，15个字/15分。分类法和主题词的应用题。课件为主，教材为辅。

目录

出版物，又称官方出版物。由政府机构出版或编辑，并由其所指定的出版商出版的文献，如报告、公告、国家统计资料、地图、机关指南等。

指不公开出版，通过正规渠道难以获得的有重要价值的文献。如会议文献，学位论文，档案文献等。

工具为用户检索、揭示和传递信息的过程。一般有信息整序和信息检索两部分构成。

门用于各种较为规范的文献和数字化的文献信息存储和检索，并提供信息标引的语言系统。

将表示各种知识领域的类目按照知识分类原理进行系统排

列并以数字、字母等符号作为标志的检索语言，也称分类法。分类检索语言的具体表现形式是分类表。

也成作“叙词”，广义的主题词有时也包括关键词。（是将自然语言中的名词术语经过规范化处理后直接作为文献标志的检索语言，因此又称“主题检索语言”）

处理，具有实际意义的词语。

它是将自然语言中的名词术语经过规范化后直接作为文献标志的

检索语言（词汇），也称“主题检索语言”。（就是以自然语言词汇为基础，以规范化的主题词作为检索标志的文献标引与检索方法。）

字形笔画排列，首字相同者依第二字音序、调序、字形笔画排列，以此类推。非汉字字符起首的主题词，一律排在汉语拼音音序之前。

借助范畴号可以在范畴索引中查询与该主题词同属一类的有关主题词。

其中包括等同关系、属分关系、相关关系等。

列编制而成，与住标间由“范畴号”加以联系。

关系的正式主题词按其本质属性展开显示的一种词族关系。

是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分

析、选择和记录的过程。

过概念转换赋予其规范化的检索语言的过程。其中，赋予著录档案分类号的过程称为分类标引，赋予著录档案主题词的过程称为主题标引。

该问题在同一保存地点（或数据库中）的全部保存数量的百分比来计算。

衡量与关于该问题检出的全部档案数量的百分比来计算。

是对电子文件在形成过程中以及形成后所具有的各种特征

的准确描述和记录。

被计算机一网络系统自动辨别、分解、提取和分析归纳的数据。

特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检出所需的信息，继而再由终端设备显示的过程。

活动中直接形成的。具有清晰、明确含义、被固定在各种载体上的原始记录。

息进行组织排序，形成检索工具或检索系统的过程。一般包括实体整序和内容整序。

合中查出所需信息的过程，也是完成信息传递的过程。

格式是指决定文件外观的相关内容，如字体、颜色、语种、插入符、数字签字、时间等；智能格式是指决定文件形成过程以及管理背景的相关内容，如文本类型、图例、图像、格式、文件各部分内容排列顺序、注释等

性的程序，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低最基本指标，它通过“查全率”和“查准率”反映出来。

①按档案信息形成时间：历史档案信息和现行档案信息。②按档案信息形成属性：公务档案信息和私人档案信息。③按档案信息发挥作用：行政管理档案信息、科技档案信息和专门档案信息。④按新中国成立前后时间：中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案。⑤按档案不同载体划分：纸质档案、缩微档案、视听档案、电子档案等。

四种类型：事实性检索；专题性检索；导向性检索；综合性检索。

①事实性检索——包含数值数据检索和非数值数据检索。数值检索：具有数量性质，并且以数值形式表示的量化信息的检索。非数值数据检索：对事实、概念、思想等信息的检索。

②专题性检索——要求提供专题信息资料，根据特定的研究课题检索所需的文献。

③导向性检索——也称“指引性”检索，向用户指引信息检索的方向，如文献藏所有关专家，服务机构等，如档案馆指南。

④综合性检索——一般包括政策咨询和管理咨询。政策咨询：为国家和地区的战略性发展提供综合研究资料和系统设计方案。管理咨询：为有关部门或机构提供管理信息，协助制定工作方案，提高管理水平。

以上四中检索类型中，事实性检索和专题性检索是档案检索的主体。

不同的检索对象可以采用不同的检索语言，如检索文献实体和检索文献内容，有不同的检索语言。档案信息检索中主要有全宗检索语言、分类检索语言（分类法）和主题检索语言（主题法）专题信息检索、人物检索等。

不同档案检索语言的检索对象不同：全宗检索的主要对象是档案实体；分类法主要按照学科分类和逻辑联系进行档案信息检索；主题法主要针对档案信息的主题内容进行检索；人物检索以人名为检索入口。

可分为案卷级，即含一组案卷；和文件级，即含一组文件。

①案卷级的特点：以案卷为单位著录成条目，数量较少，工作量较小，但不能具体揭示每一份文件的内容和特征，检索效果较差。

②文件级的特点：一份文件著录一个条目，数量大，花费时间多，不易保管（手工）。但存储的信息丰富，能揭示每份文件或几份有关联的文件的内容和形式特征，具有较高的查全率和查准率，是今后计算机存储和检索的主要选择。

①按体例分：目录、索引、指南、文摘、汇编等；②按组成形式分：书本式、卡片式；③按载体形式分：纸质载体、胶片缩微摄影、磁性载体（机读式）；④按功能分：提供检索线索工具、提供档案全文工具；⑤按检索信息深度分：综合介绍型工具、内容查找型工具。

①分类法体系的建立，类目的设置和序列先后都力求做到具有思想性、科学性、逻辑性和实用性，充分反应我国档案的特点，适应档案利用的需要；

②分类法的体系和基本类目的设置，依照我国档案的形成方式，以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系了（图书分类是按照学科属性）

③分类法能够包容各个历史时期、各项社会会动所形成的各类档案，力求保持基本类目的稳定性，既能适用于现有的档案分类需要，又能为今后档案种类的增加和内容的变化留有余地；

④分类法的类目名称和标志符号力求准确、规范、简明、易懂、好记，便于掌握和使用。

⑴选词原则

①力求思想性、科学性和实用性的统一。