第一章商务秘书概述

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高级商务秘书：
1、已通过商务秘书资格认证并从事相关工作一 年以上者； 2、本科以上或同等学历应、历届学生； 3、大专以上或同等学历并从事相关工作一年以 上者； 4、中专以上或同等学历并从事相关工作两年以 上者。 5、报考学员可参加相关培训或自学应考。若是 国际贸易、工商管理、电子商务、商务管理等 相近专业毕业的大专及以上学历程度的考生可 直接报考。
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些 企业中被称为助理、专员、专务等。 其工作内容主要是协助上司做办公室和业务 部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话， 接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收 发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排 差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检 查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横 向、纵向的各种关系，辅助决策等。 执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来 更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外 的联络和公关工作。
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1.1 秘书
1.1.1秘书历史演变
汉代：秘密藏书 东汉：“秘书监”——掌管国家典籍 魏晋南北朝：“秘书丞” 、“秘书郎” 民国时期：南京临时政府，设立秘书处 80年代：开始秘书学研究 90年代：秘书职业规范化
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1.1.2 秘书的含义
秘书：是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务
及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
--由教师评定 考试时间：18周
你印象里的秘描述成这样一个特 殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚 的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花瓶， 吃的是青春饭。 事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书 多为三四十岁的成熟女性，比如比尔· 盖茨的秘书露宝女 士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把 微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性 特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。 露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位， 深受比尔· 盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔· 盖 茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔· 盖茨曾说 过：“我和微软的成功因为有露宝 ”
行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政 总监，经理私人助理等。 其工作内容主要包括参与决策，监督检查 ，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程， 制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向 、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、 带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权 ，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和 调配工作。
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知识链接
认证等级：
初级商务秘书、 商务秘书、 高级商务秘书、 商务师、 高级商务师
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申报条件
初级商务秘书： 1、中专、职高以上或同等学历应、历届学生； 2、从事相关工作一年以上者。
商务秘书： 1、已通过初级商务秘书资格认证并从事相关工作一年 以上者； 2、大专以上或同等学历应、历届学生； 3、从事相关工作两年以上者。
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案例2：小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行 业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润 增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于 大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管 技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。 眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录 的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是， 小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效……会议收到 了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调 工作。小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说， 这实际上是水到渠成的事。 小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂， 如接电话、取文件、写通知等。但是她并不认为自己是大材小用，感到委屈， 她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。 过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部 取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发 纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行 性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意 收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作 上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开 开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自 己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知 识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样， 当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。 从此案例中你有什么感想？
助理级秘书也常被称为“见习秘书”， 包括接待员，打字员等，其主要工作内 容是负责打字、接待、电传、管理办公 用品、管理办公环境、处理电话、分送 信函、预定约会等。
文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要 工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文 书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件 ，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰 拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报 销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金， 兼做一些会计出纳记账的工作，保管保密文件 等。 正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉 及的业务和工作的责任都要高于见习秘书。
随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商 务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职
业型、复合多能型转变。商务秘书要求是复合型人 才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基 本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经 济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、 外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管 理、调研和宣传策划工作。
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1.1.3 秘书的分类
横向分类

按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 按单位性质不同：党政秘书，企业秘书，商务秘书。 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书， 事务秘书，会议秘书，公关秘书等。
初级、中级、高级
纵向分类（层次）

助理级秘书 执行级秘书
钻石图
文书级秘书 行政级秘书
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商务秘书
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1.平时成绩（30%）
--出勤、学习态度（40%）+课堂参与（60%） 2. 作业完成情况（40%）
成 绩 评 定
评价内容 基本知识能力水平 礼仪运用能力 视听效果能力
分值 30% 10% 10%
团队合作能力
工作态度 任务完成情况 成果演示
10%
10% 20% 10%
3.期末考试（ 30%）
商务秘书：在工商企业中从事文字处理、行政事务，
为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为 领导和管理层决策服务的重要职责。
在企业里帮助上司处理各种商业性事务， 主要负责联络客户、起草商业合同、收发 商业函电，同时参与商务考察、辅助上司 商务决策、参与和服务于商务谈判，并办 理各种具体业务的工作人员。
的角色，发挥应有的作用。
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1.2.1秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 •办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、 会后的善后和落实。 •办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工 作。
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商务秘书的工作内容：
常规事务性工作： 辅助决策 信息 文书 会务 指派性工作 自主独创性工作
1.1.4 秘书职业化
服务对象多元化
业务工作专门化 商务秘书女性化
您好
资格认证制度化
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案例讨论 -给领导创造再次决策的机会
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是 一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把 秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我 没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已经有那么 长时间的往来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间 的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！信 得内容大致是这样，经理命令秘书立即将信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎么做？
（3）自主独创性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助 决策的调查研究工作等。
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案例讨论
案例1：某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明
正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有 重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于 是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一 开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知， 不久就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂 一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高 明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那 里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说： “既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下 给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡 茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解雇 了。 请问，小娜做错了吗？如果你是小娜，你会怎么处理这件 事？
档案管理
查办 勤政事务 文书立卷
（1）常规事务性工作 商 务
秘 书 工 作 的 主 要 内 容
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、 保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、 会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突 发事件等。
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案例分析
以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ （1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将 信打印寄走了。 （2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责 任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。 于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕