工程建设档案管理办法

中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强集团公司工程建设档案管理,充分发挥工程建设档案在工程建设、生产经营、设施维护与改建扩建中

的作用,根据《中华人民共与国档案法》及相关规定,按照《中国移动通信集团公司档案管理办法》中的具体要求,结合工程建设的实际情况,特对《中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法》(中移综[2003]52号)进行修订。

第二条本办法适用于中国移动通信集团公司(以下简称:集团公司)、中国移动通信有限公司(以下简称:有限公司)、国际信息港建设中心、研究院、管理学院。各省、自治区、直辖市

公司,设计院可参照实行。

第二章归档范围

第三条本办法所指工程建设档案,包含:土建阶段所形成的文件材料,通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料,通信线路建设阶段所形成的文件材料。

第四条土建阶段所形成的文件材料包含:工程准备期文件、监理文件、施工文件、竣工图、验收文件、审计文件。

(一)准备期文件:项目审批文件;建设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、委托代理协议、通知书;意向书;代理授权书;合同文本及附件;施工单

位资质认证等。

(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理会议纪要;监理大纲;监理细则;监理竣工移交证书;监理合同;监理工作总结等。

(三)施工文件:土建建筑与结构工程;电气、给排水沟、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程;室外工程;设计变更洽商文件等。

(四)竣工图:综合图;专业竣工图等。

(五)验收文件:验收记录;初验、终验报告及批复;声像、电子文件材料等。

(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。

第五条通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料包括:计划选购期文件、监理文件、开箱验收文件、安装调试文件、

验收文件、审计文件。

(一)计划选购期文件:项目申请及可行性研究报告审批文件;设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、委托代理协议、通知书;意向书;代理授权书;合同文本及附件;谈判备忘录、附录;重要来往函件、电文;施工单位资质认证等。

(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理会议纪要;监理大纲;监理细则;监理竣工移交证书;监理合同;监理工作总结等。

(三)开箱验收文件:进口设备入境的各种单据及证明等;装箱单;开箱验货报告;软件使用许可证;进口设备的商检及索赔文件等。

(四)安装调试文件:施工组织计划;安全技术措施;开工报告;停、复工报告;设计变更洽商文件;已安装的设备、主材明细表;

安装交验或交工报告;系统测试报告;工程质量整改通知单;工程质量事故报告单等。

(五)验收文件:初验、终验报告及批复等。

(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。

第六条通信线路建设阶段所形成的文件材料,其归档范围参照土建阶段。

第三章工作职责

第七条在工程建设过程中,计划部门、建设部门、财务部门、审计部门按照职责,分别负责与工程建设项目相关的各类文

件材料的收集、整理工作。即:计划部门负责收集、整理土建阶

段的工程准备期文件与通信设备及软件安装阶段的计划选购期

文件;建设部门负责收集、整理土建阶段的监理文件、施工文件、竣工图、竣工文件与通信设备及软件安装阶段的监理文件、开

箱验收文件、安装调试文件、验收文件;财务部门负责配合审计

部门收集各项财务报表;审计部门负责收集、整理审计文件。

第八条计划部门在招投标过程结束后,按照档案管理要求,负责整理招投标文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。

第九条建设部门应明确参建单位(包括勘察、设计、施工、监理等)工程建设档案交验要求,将工程建设文件材料的归档要

求纳入到合同中。

第十条建设部门在工程建设项目竣工验收后,按照档案管理要求,负责牵头相关部门向档案管理部门移交档案(不含招投标文件与审计文件),并分别与档案管理部门办理移交手续。

第十一条审计部门按照档案管理要求,负责整理审计文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。

第十二条档案管理部门负责档案业务指导,档案接收、保管,并提供利用工作。

第四章质量要求

第十三条工程建设档案的案卷质量标准为国家技术监

督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-89)。归档材料应统一使用A4纸或按A4(297mm X 210mm)规格折叠,字迹清晰,图面整齐,不得使用易褪色的书面材料书写、绘制。

第十四条案卷内的文件材料必须准确反映工程建设项

目的真实情况。竣工图要按国家建委《关于编制基本建设工程

竣工图的几项规定》([82]建发施字50号)的要求编制,并加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括:“XXX竣工图”字样、编制人、审核人、技术负责人、编制单位、编制日期等。

第十五条工程建设档案中的各类图纸要装订成册,其厚度不得超过60mm。

第十六条工程建设档案应遵循工程建设项目的形成规

律,保持卷内文件的有机联系,以便于利用。

第五章整理规则

第十七条工程建设档案按全宗划分,分为:以集团公司名

义立项工程所形成的工程建设档案,属于集团公司档案全宗,全宗号为“02”;以有限公司名义立项工程所形成的工程建设档案,属于有限公司档案全宗,全宗号为“04”。

第十八条“项目编码”就是建设项目在立项后产生的编

码标识,就是用字母与阿拉伯数字组合生成的序列号。

第十九条“件号”就是以阿拉伯数字排列的卷内文件材

料的顺序号。

第二十条工程建设档案以项目编码为分类原则,以件为管理单位。装订成册的材料,其每册作为1件。

第二十一条档号就是以字符形式赋予档案实体的用以

固定与反映档案排列顺序的一组代码。工程建设档案的档号

标识为:“全宗号”—“项目编码”—“件号”。

第二十二条档号要以加盖归档章形式(见附件),标识在每件工程建设档案的右上角空白处。

第二十三条工程建设文件材料在整理立卷时,须著录件标题。

第二十四条工程建设档案必须为各类文件材料的原件。

第二十五条工程建设档案中的招投标文件在整理时,须填写项目名称,并加注项目编码,确保本工程建设档案间的有机联系。

第二十六条工程建设档案中的协议及合同文本等,按照《中国移动通信集团公司合同档案管理办法》(中移综发[2010]8号)进行整理,归入合同档案类。在填写项目名称时加注项目编码,确保与工程建设档案间的有机联系,如果合同文本就