采购计划控制过程

物料采购管理控制过程

一、用料分类

1、库房名称：五金水暖电料备品备件库存。

2、材料分类：五金、水暖、电料、备件、外协件、其它

3、编号原则：统一于财务部物料编码原则

二、存量控制

1、基准：装备部根据生产线运行状态制定编制备件手册，并相应规定了尽可能合理的备件库存。

2、原则：库存品种齐全，占用资金合理，使用正确。

三、请购和采购程序

1、请购方式：

1.1公司相关部门负责提出本部门的用料计划需求。

1.2装备部保管员依据库存提出采购材料清单。

1.3设备管理组长提出新增备件采购需求；装备部其它班组的用料由各班组长提出需求。

1.4设备管理组组长根据以上需求制定出采购计划，经审批后交由采购员执行。

2、购部门划分：装备部机动组（维修材料、改造材料、外部门下达任务材料）配电室（维护材料）、设备管理组（改造、检修、常备材料）负责提出各自的材料需求。

3、请购手续及权限：设备管理组组长根据以上需求制定采购计划，根据材料使用情况和库存基准相应编入月度/零星采购计划→交由采购员估价→审批[编制、估价人、部门经理、主管副总、财务部、财务总监、总经理（2000元以上）]→采购员执行→按期结束。

四、采购进度控制

1、月度采购计划：根据库存情况和维修改造情况，在每月25日前提出物资采购审批单，并在27日前完成审批。经审批后交由采购员执行，采购计划结束时间在当月25日。（注：①遇节假日，工作时间顺延；②未能够在27日前提交的采购计划，计划结束时间顺延相应的工作日③对于采购难度大、不易估价的材料，为不影响其它材料进度，此部分材料单列出，并由采购员继续寻件和估价；④当25日未能完成的计划，计划继续有效，装备部将重新将没有采购回的材料再次提出计划。采运部结到新的采购计划单时，原计划既告终止。

2、年（季）度采购计划：对于采购周期长（进口件）和加工制作难度很大的材料，装备部将视情况分别制定季度或年度采购计划。程序与月度计划相同，采购周期相应变为年或者3个月。

3、零星采购计划：采购应遵守向月度计划靠拢的原则。提出请购的部门应制定详细的工作计划，避免重复提料和漏项提料。请购程序不变，原则上采购只保障物品在提出需求日起3~5个工作日（提出制定计划并审批1日，采购3日）内采购回料（遇节假日顺延）。当不能满足需求时，由提出需求部门找主管副总办理解决。

4、紧急采购：生产设备出现故障需紧急抢修时，计划员可以根据具体情况向经理反应情况，并安排特殊程序进行采购，以保证生产及时进行。

5、无法于需用日期办妥的采购，利用“交货延期单”通知请购部门。

五、采购

供应商的选择

1、固定供应商的选择

为保证拥有稳定质量的物资供应、提高采购效率、简化审批和采购程序，同时有利于资金安全合理的周转和方便帐目的处理工作。应在市内建立2~3家固定的供应商，在沈阳建立1家供应商。

供应商应满足如下条件：

1.1有固定的经营场所，并具有一般纳税人资格，能够开据增殖税发票

1.2经营MIDAS采购物资范围内的商品。

1.3评价其拥有良好的信誉、优良的产品质量、合适的价格。

1.4评价其拥有快速的市场反映能力，能够保证物资及时准确的到货。

1.5愿意与MIDAS建立长期伙伴关系，可以接受双方规定的赊欠资金额度下定期结算的付款方式。

1.6供应商同时提供以下资料备案：营业执照复印件、工商税务登记证复印件、常用物料报价单

设备管理组负责评定供应商资格，作为MIDAS的固定供应商，形成相应的评定材料。经评定合格的供应商交由领导审批后纳入合格供应商名录。对供应商每年审核一次，以评价其有效性。

2、非固定供应商供货的采购

非固定供应商供货的采购，坚持货比三家的采购原则。既采购一件物资首先选择2家以上生产厂或经销商，通过电话、传真、必要时可到厂家直接调查。对其资质认证，包括企业规模、资金情况、产品质量合格程度（合格证、获奖证书、销售量等）。对几家进行对比，选择一家质量好、价格合理的签定合同，进行采购。

3、对进口产品的购买：购买公司指定型号、品牌国外产品时，选择国外驻中国总代理或者选择其推荐的分公司，对国内几家分公司进行到货周期、价格和销售量对比，选择一家签定合同，进行采购。

4、对零部件的零星采购：对工具、电器元件和五金配件的采购，选择固定供应商采购，送货上门。采购员要经常下市场对其供应产品的质量和价格做调查，对到货的及时程度监督。对4次以上出现质量不合格、到货不及时的

供应商，对其提出警告，降低采购级别。出现6次以上的不合格，考虑取消其供应商资格。

采购执行

1、采购员依据提出的采购计划具体办理采购业务。

2、按照上述选择供应商的规定，选择合理的供应商供货（要求对方提供

营业执照、质量管理体糸认证书、与产品相关的技术资料）。

3、签定合同（零星和小额采购除外），填写付款申请单，经过管理部门

和财务部门审批后，财务付款。

4、与供应商商定合理的运输方式，随时协调到货进度，保证到货及时

率。

5、货到后由采购员和保管员对物品进行验证（特殊及关键部件由提出需

求的相关人员到场共同验收），验收合格后填写验收入库单，办理入库。不合格退货处理。（定期汇总采购合格率、到货及时率；各供应商的到货及时率和产品合格率）

6、在保修期内，出现问题及时解决，解决不了退货或按合同赔偿。

7、设备类采购需要办理的手续，执行设备管理程序。

资金结算

采购员应做好与各供应商发生业务的记录工作，做到资金和货物往来的清晰、透明。做好采购辅助工作的记录，例如记录用车次数；采购送货次数；采购运输费用。每月定期汇总采购资金报表。