U8合同管理操作手册

合同管理操作手册

合同角色

合同管理现主要有三个角色：

1. 合同录入人员：录入合同信息到系统内。

2. 合同审核人员：判断录入的合同是否有效，有效的合同才能被其他模块

参照生单。

3. 合同查询人员：查询合同各种汇总及明细表信息。

合同分类：

目前公司设置了以下三类合同（如有其他分类需求请即时通知）

1. 销售合同

1）普通销售合同：指常规的有数量、单价及金额的销售合同。

2）自制销售合同：指以现金交易的无纸质销售合同。

3）长期协议销售合同：只有价格没有数量的销售合同。可以在一定时段内签一次合同（例如一年），每次要生成订单时都参照它，再输

入数量。

4）普通出口合同：常规的有数量、单价及金额的出口合同。

5）长期协议出口合同：只有价格没有数量的出口合同。

2. 采购合同

1）普通采购合同：指常规的有数量、单价及金额的采购合同。

2）自制采购合同：指以现金交易的无纸质采购合同。

3）长期协议采购合同：只有价格没有数量的采购合同。

3. 施工合同

1）施工采购合同：设为数量总额式合同

2）租赁合同：常用的租赁合同。

三、合同的几个状态

合同共有失效、生效、变更、结案四个状态。

录入的合同全部为失效合同；由审核人确认生效后即为生效合同

（生效合同才能被销售、采购订单参照生单）；合同可以变更，变更后也要生效才能往下执行；合同收付款并核销后，表示整个合同已完成，可进行结案处理。

四、合同日常操作流程

1. 新建合同：

点“合同管理”一“日常操作”一“合同工作台”一“增加”，在弹出窗口的“编码”后点“丄”选所需合同类型，然后分别在

“合同概要”、“合同标的”、“付款计划”、“合同条款”、“大记事”、“附件”录入新合同的详细内容（可以扫描纸质合同生成pdf文件，在附件里上传），点“FI”保存即完成合同录入。

重要提示：在点“增加”选所需合同类型后可以点上面菜单上的“参照”两字，进行快速复制或参照旧合同生成新合同，注意在弹出窗口中“参

照方式”为必选项。

目前没有设置合同分组（统计用）、阶段及阶段组（有分期收

付款业务时设置），合同条款分类只设置了“质量约定”和“违约责任”，如各公司有需要请即时通知以便增加。

2. 合同变更：在“合同工作平台”，对已生效未结案的合同，可以按上面

菜单的“变更”按钮进行合同变更，分别对合同概要、标的和条款进行

变更，变更后要按“生效”，此变更才有效。

3. 合同执行：当参照合同生成销售订单和采购订单并审核后，表明此合同

已执行（无阶段合同）；直接在发货单和到货单上点

“执行”生成合同执行单（有阶段合同）。

4. 合同结算：在销售、采购管理系统录入发票并审核，表明此合同已结算。

5. 合同收付款：在由出纳管理生成或在应收应付管理系统录入的收付款单

里的表头的“合同号”后点“…”，选择此笔款项的合同号，完成收付

款与相关合同匹配（出纳要知道是哪个合同）

6. 分析查询：查询合同的汇总及明细表、执行汇总及明细表、变

更汇总及明细表、履行跟踪表、收付款分析表等。

五、合同管理与其他模块的联系

1. 与销售管理的联系

销售订单参照“合同”生单，销售发货单参照销售订单生单。

新的销售业务流程：销售合同一一销售订单一一销售发货单一

—销售出库单一一销售发票一一收款。

2. 与采购管理的联系

采购订单参照“合同”生单，采购到货单参照采购订单生单。

新的采购业务流程：采购合同——采购订单——采购到货单——采购入库单——采

购发票本文可以自由编辑款。

精品文档------------------------------------------------

【最新资料Word版可自由编辑！】iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii

精品文档