路演活动执行手册

•采购物料
•音箱设备
•促销服装*80
•篮球*20
•无线话筒*4
•航空箱*3
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /人员
挑选渠道：
•演绎人员
•网络兼职网 •经纪人推荐 •公司现有资源或其他项目中合作过演员 演员数量： •主持人*1，男，身高175以上，有亲和力，具很强突发状况解决能力 •啦啦队*2 ，女，身高165以上，熟练街舞，啦啦操等 •街头篮球*2，男，身高173以上，熟练花式篮球，有舞台演出经验 •轮滑*2，女，身高165以上，身材苗条，五官端正 •彩绘师*1，男女不限，有彩绘经验 •极限单车*2，有专业表演经历，6.23-6.24，6.30-7.1 四天演出
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /人员
裁判员：
•演绎人员
•学校场地迈进时一并打包搜寻资源 •裁判评分细则 •现场争议解决办法 医护员： •学校场地迈进时一并打包搜寻资源 •医学院实习生联系 •现场急救药物/器材备用 400接线员：
•促销员
•裁判员 •医护员 •400接线员
400接线员培训手册
400实战模拟演习
•促销员
•裁判员 •医护员 •400接线员
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /人员
面试/培训：
•演绎人员
•促销员招聘流程及标准 •促销员培训手册 活动现场： •促销员岗位职责说明 •促销员工作流程说明 •促销员一页执行精要 考核： 促销员行为规范书
•促销员
•裁判员 •医护员 •400接线员
促销员扣款KPI
演绎人员
其他人员
类型
配置
游戏区4
职责
• 介绍各游戏区游戏规则，邀请消费者互动 • 为游戏通关者盖相应签章 • 保持各自区域道具运转良好
注意事项
•维护现场游戏秩序，所有游戏参与者必须 排队，不得慌乱 •游戏未通关者不得私自加盖签章 •保持活动现场清洁整齐
•网络
•其他渠道
•校内广播/杂志协助宣传
项目筹备期－核心工作模块
报名宣传
微博
•学校内
•制作热门话题讨论 •有奖转发与问题 •与雪碧官微联动，制造人气 人人网 •联系社团组织，直接促进报名 •社区内发帖置顶，扩大活动信息面
•网络
•其他渠道
项目筹备期－核心工作模块
报名宣传
•学校内
•触动传媒
•短信报名平台
日常工作体系
项目筹备期－日常工作体系
日常工作体系
人员接口
日常沟通体系
运营文案
项目筹备期－日常工作体系
日常工作体系－人员接口
客户端接口
- 项目经理：客户与我方就项目直接沟通的人 - 外区督导：负责当地执行的客户端接口，并在执行中参与项目沟通
供应商接口
- 项目主管：直接参与项目所有事项沟通与执行的人员（统筹） - 项目督导：负责人员招聘/培训、场地勘察、布/撤展等事项的直接执行者 - 终端工作人员：促销员/主持人/摄影/摄像等人员
现场搭建
现场管理
活动撤场
后期维护
执行人员
促销员
演绎人员
其他人员
类型
配置
• • • •
职责
活动现场总体监控 客户沟通，意见反馈 比赛进度把控，节奏调整 紧急/突发/意外情况处理
注意事项
•活动前将现场各区域职责到人 •活动中发现问题通知区域责任人跟进 •活动后根据现场问题做出改进方案
项目经理
1
项目主管
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /人员
裁判员：
•演绎人员
•学校场地迈进时一并打包搜寻资源 •裁判评分细则 •现场争议解决办法 医护员： •学校场地迈进时一并打包搜寻资源 •医学院实习生联系 •现场急救药物/器材备用 400接线员：
•促销员
•裁判员 •医护员 •400接线员
400接线员培训手册
400实战模拟演习
•市内广场
•市外高校 •市外广场 •申美区决赛场地
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /场地
市外高校：
•市内高校
•各区督导提报2-3所高校名单与当地市场主任，名单基本要求 与市内相同 •各地市场主人确认场地后报上海申美总部批复 •上海申美总部批复后，方可确认执行。如否，重新筛选。 市外广场： •无锡南禅寺商业广场提前报备与审批 •苏州商业广场需搜寻 申美区决赛场地：
项目督导
4
•各区域负责人 •促销员职能分配及监督管理 •选手报名/比赛/晋级流程监控
对促销员培训清晰，每个人对活动规则熟悉 对选手上场流程监控合理，避免选手流失
项目助理
1
•演员表演内容Brief •晋级结果通知选手 •活动报告及数据整理
演员表演时间/内容详细拟定 保证比赛结果公平公正
执行人员
促销员
费用/合同
供应商管理
报名宣传
进场筹备
- 出色的活动方案和设计是开启项目的敲门砖 - 活动方案的可执行性是活动质量的基本保障
项目筹备期－核心工作模块
方案/设计模块
• 所有平面、3D效果图标准 尺寸，客户邮件确认
施工图 3D设计 平面设计
• 场地施工图尺寸标注 • 物料施工图尺寸标注 • 3D效果图（各视角） • 主视觉提交及确认 • 相关延展平面设计 • 尺寸及材质确认 未完成事项： • 中型路演三个游戏区域设置
项目筹备期－核心工作模块
供应商管理 /场地
市内高校：
•市内高校
•场地面积至少需200平米 •学校人数需在8000以上，场地周边人流数量预估 •安全隐患评估，现场急救措施 •场地费用需客户确认后方可执行 市内广场： •申美提供2个市内广场 •剩余1个市内广场需推选人流量集中，学生群体靠近的地标性 广场，可推荐万达广场
项目筹备期－核心工作模块
人员架构
配合项目主管分配的各项工作
项目督导/ 执行助理
促销员招聘及培训
活动现场执行
项目筹备期－核心工作模块
人员架构
配合项目经理分配的各项工作
项目助理
高校场地搜寻及谈判
演绎人员面试/培训及现场管理
活动报告撰写
项目筹备期－核心工作模块
费用/合同作业体系（客户端）
• 根据活动方案拟定 初步项目成本，在 此基础上按公司利 润要求对客户报价
项目筹备期－核心工作模块
费用/合同作业体系（供应商端）
选择
费用
合同
• 首先，利用公司 现有资源，选择 2-3家供应商进 行brief • 向供应商明确项 目内容、费用、 提交时间等需求
• 对供应商的费用 进行评估审核， 考量可执行性 • 报价提交客户前 须经过公司内部 对供应商费用的 最终审核方可
Part 3: 项目后期
项目执行期
物料运输
装车前，根据物料清单核对物料，不得有任何遗漏物资 装车时，如有道具包装箱破损，先做简单处理，后做标记，跟进维修 发车前，确认行车路线，进场时间，车辆停放位置 卸车时，规划好道具摆放位置，避免重复搬运 搭建前，准备彩打效果图及平面图，确认摆放位置 搭建中，有任何画面不一致地方及时调整 搭建完毕后，检查各道具性能，音响设备调试，道具清洁处理 清场，准备活动开始 开场前，再次检查道具，测试各游戏道具运转正常 开场后，随时注意道具损坏情况，准备好备用物资 对于消耗物资，做好补给，冰块确认好每次补充时间及数量 储藏室专人管理，进出物资登记 活动结束后，促销员将各自区域物资收拾至起始状态，关闭电源 工人开始准备拆卸，各道具包装材料一定完好，如有损耗，及时补给 撤场结束后，专人跟车到仓库，监管卸车，防止道具损坏 每场活动结束后，总结损耗/损坏物资，安排补给/维修 外地道具各城市间调配
搭建完毕后最终核查 各部分区域性能，保 证正常运转
4 2
装车物料是否齐全，这将 直接影响我们的活动质量
搭建工人分工安排，各 画面内容/位置最终确认
3
运输车辆安排，时间/路 线/车型确认
项目筹备期
核心工作模块
基于目前执行经验整理的操作流程，执 行的基础保障
建立日常作业的保障体系，明确工作方 向，培养良好习惯
•市内广场
•市外高校 •市外广场 •申美区决赛场地
沿用2011年决赛场地，上海万体馆提前报备审批
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
方案/设计
人员架构
费用/合同
供应商管理
报名宣传
进场筹备
项目筹备期－核心工作模块
报名宣传
宣传阶段
•学校内
•果粒奶优校园路演DM单页同步宣传及报名 •雪碧教超内店促DM单页同步宣传及报名 •活动前一周各目标高校及周边校区海报/DM/报名点预设 宣传策略 •学校场地迈进时，打包谈判宣传协助 •大范围/高密度DM单页派发 •食堂门口/宿舍楼/体育馆海报张贴 •联合其他学生活动，设立横幅等宣传信息 •联合学生会设立定点报名处
项目经理
项目助理
项目主管 外区执行 助理
项目督导
项目执行 助理
外区督导
1
• 项目确认后，项 目组全体参加项 目沟通会 • 项目经理对整体 项目进行梳理，
2
• 明确客户和我们 的工作内容
• 按模块进行人员
分工，明确每个 人的岗位职责 • 拟定每个工作模
3
• 按每个模块细化
工作内容
块的时间点
• Deadline是很 重要的
项目筹备期－日常工作体系
日常工作体系-日常沟通体系
Brief
项目经理将活动需求，跟进内容明细清晰告知执行人员 什么时间，什么内容，什么结果
执行人员根据Brief信息，多渠道，多方式 积极开展项目执行内容
Execution
Feedback
执行人员每天邮件反馈跟进内容，实施进度， 及执行中遇到的问题和建议
项目筹备期－日常工作体系
日常工作体系-运营文案
运营支撑
执行手册
• 物料清单 • 活动Rundown
其他
• 选手报名登记表 • 礼品消耗清单
• 项目推进表 • 人员分工联络表 • 活动方案
• 培训手册
• 场地排期表
• 评委规则说明
• ……
Agenda
Part 1: 项目筹备期
Part 2: 项目执行期
step2
• 客户确认方案后，修
• 制定内部各项成本 预算，上报总经理 审批
step4
• 签订活动正式合同， 跟进预付款事宜
改对应报价，客户邮件
确认最终报价
step1
step3
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
方案/设计
人员架构
费用/合同
供应商管理
报名宣传
进场筹备
- 项目预算/报价是衡量项目最终成功与否的重要因素之一。 - 开源节流，盈利才是王道！
2
•活动现场具体负责人 •各类人员统筹管理，职能分配 •各类物料维护、补给 •活动搭建/撤场负责人 •活动现场AV控台负责人 •活动照片/视频拍摄
各区域职责明细，避免多头管理 各类物资情况熟悉，能准确/快速解决物资缺失 或损坏问题 保持道具包装完好，搬运途中小心轻放 活动照片要求详见“照片拍摄要求”
• 与供应商核对施工图确认无 误
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
方案/设计
人员架构
费用/合同
供应商管理
报名宣传
进场筹备
- 完善、清晰的团队架构是项目成功的必要前提，也是最为有效的保障体系。 - 众志成城，每个优秀的个体方能铸就强大的团队。
项目筹备期－核心工作模块
人员架构
项目主管
• 合同签署前双方 确认最终费用 • 须与客户签署合 同后方可与供应 商签订合同 • 根据每个活动的 不同情况制定合 同条款
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
方案/设计
人员架构
费用/合同
供应商管理
报名宣传
进场筹备
项目筹备期－核心工作模块
ห้องสมุดไป่ตู้
供应商管理 /物料
道具制作：
•道具制作
•工厂日常沟通，文件资料提供 •道具材质/尺寸确认 •各画面颜色小样确认 •地胶/油漆颜色小样确认 •制作进度把控，确认毛坯/预搭建时间 采购物料： •篮球机*4 •跳舞机*2 •篮球架*2 •X-BOX*2 音箱设备： •音箱*2 •控台*1 •电视机*4,42寸 •一米栏*40 •扩音器*30
路演活动执行手册
Part 1: 项目筹备期
Part 2: 项目执行期
Part 3: 项目后期
项目筹备期
核心工作模块
基于目前执行经验整理的操作流程，执 行的基础保障
建立日常作业的保障体系，明确工作方 向，培养良好习惯
日常工作体系
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
方案/设计
人员架构
•高校教超店促报名
•网络
•其他渠道
项目筹备期－核心工作模块
项目筹备阶段工作的核心模块
时间与
人员保障
场地排查
方案/设计
费用/合同
供应商管理
进场筹备
最后一次核实布展时间
最后一次分配人员职责
最后一次核对物料进场清单
进场筹备
5
搭建位置是否与先前效果图 一致，这直接影响我们的活 动效果
1
请关注这样几个问题
按模块罗列项目
内容
项目筹备期－核心工作模块
人员架构
客户的联系与协调 执行方案的撰写
项目经理
活动报价及预算
控制整体活动进度及城市主管的安排
活动现场的监控与巡查
项目筹备期－核心工作模块
人员架构
协助项目经理处理各城市执行中问题
小型路演活动现场总控负责人
项目主管
活动中涉及到的所有物料的制作及采购
活动现场照片及视频拍摄