秘书学重点整理

秘书学重点整理

题型：选择10*2=20分简答6*5=30分

论述20分案例分析30分

（通讯与办公室操作工作那一大块会出一个案例分析）

1、秘书的职业特征

美国“全美秘书协会”曾对秘书职业提出过这样的要求：

像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交家一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

第一，服务的直接性。

秘书的服务有两种情况：一是群体为群体服务；另一是秘书人员单独为领导人、上司或雇主“一对一”服务。

秘书服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么，秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

第二，服务的稳定性。

很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”。

第三，知识化。

秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于“白领”阶层。中、高级秘书还被称为“参谋”、“顾问”、“外脑”，属于“智囊型”人物。

从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。从主观上说，很多的大专院校毕业生把秘书当作理想职业，但不当作终身职业。他们普遍认为当秘书待遇较高，工作环境、条件好，接触人多，工作内容复杂，是锻炼、培养能力的好职业，又把秘书岗位看作是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的大专毕业生接替。客观上，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些是年轻人的优势。

第五，女性化

大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序化、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是中、初级秘书的工作正是这种性质。所以，西方国家中，中、初级秘书女性达90%。而高级秘书侧重于调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。

2、秘书工作的内容（办文、办会、办事）

我国政府机关和企事业单位秘书工作大致有15项：

文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。

目前新增加：网站、网页管理，值班、突发事件处理，公关工作

3、秘书工作的特点

（1）中介性

第一，秘书部门、秘书人员是凭借所处的中介位置开展工作的；

第二，秘书工作过程是一个中介过程；

第三，秘书人员必须树立中介观念。

（2）辅助性

秘书机关是辅助机关，秘书部门在一个机关单位属于行政总枢的一个工具。秘书工作人员只能以领导意见为依据，而不能代替领导做决定，可以提意见、建议和方案，只有被采纳后，才能以领导机关或领导人的名义去贯彻执行。

（3）政策性

政策是秘书部门和秘书本人所必须贯彻执行的。秘书长、办公厅（室）主任以及秘书本人是经常分析、检查、总结本系统、本单位执行路线、方针、政策和法令的情况，每一件秘书工作都要贯彻政策。法规是政策的条理化和规范化，执行法规和落实政策是一致的。

（4）综合性

相对职能部门的专业性和单一性而言，秘书工作涉及方方面面，既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。这些工作虽各有职能部门主管，但都与秘书工作直接、间接相关。

（5）机密性

秘书紧靠领导，接触领导的机会最多，经常参与研究各种机密问题，负责机密文件的起草和保管，这就使秘书工作具有高度的机密性。秘书人员必须严守保密规定、纪律。

（6）服务性

秘书工作就是为本机关领导和上级部门、平级职能部门、下级机关和人民群众服务。即秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。首要的是为领导、上司、雇主服务，但也不能忽视其他的服务。

4、秘书工作机构的性质

（1）机密性

秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全保卫。

（2）辅助性

相对于领导部门是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手。

（3）综合性

相对于其它职能部门而言（行政机关的职能部门，或企业中的生产、技术、经营等部门），工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性。

（4）服务性

相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其它部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务。

（5）中介性

秘书机构负有上情下达，下情上达，左右通气，内外联络的职能，发挥着桥梁和纽带作用。秘书机构在内外关系中，尤其是信息传递中，中介作用相当突出。（6）设置的普遍性

秘书机构的设置不以机关单位的性质为转移，其基本职能也没有差异，只是秘书机构在运作过程中所涉及的专业和行业方面的内容有所不同而已。

5、秘书工作机构的职能（仔细看）

（1）助手职能无论是辅助决策、协助管理还是承办各种实务，无不体现了帮助领导工作的正常运转，起到领导的直接助手的作用。

第一，加强与人事、财务、计划、研究发展等职能管理型参谋机构的联系，从多侧面、角度分析研究问题；第二，要与政策研究室等政策研究型参谋部门的密切配合，提高辅助决策的水平；第三，加强与工程技术型参谋机构的联系与合作，增加辅助决策的科学性。

（2）参谋职能经常为领导想办法、出主意、提供信息、作出咨询。

（3）枢纽职能（沟通上下，联系左右）

（4）协调职能（沟通、协商以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一）

（5）保密职能（由于负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，因而……）

（6）公关职能（在不设公关部门，没有专职公关人员的组织中。“广结良缘，内求团结，外求发展”）

（7）沟通信息职能

（8）管理事务职能

（9）办文办会、督促检查职能等

6、秘书人员的自我管理

﹡工作管理: 有计划，分轻重缓急，高标准、严要求

﹡行为管理: 言谈、举止、态度要分场合、对象等

﹡时间管理: 科学支配和利用时间

﹡办公环境管理: 办公室、桌及用品，内外环境

（异性秘书与上级的关系处理问题会出一个论述题，至少从三部分述说，性别特征、工作特征、特殊关系）

7、女性秘书的自我保护

工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；穿着打扮朴素幽雅，不艳丽，不新潮；