管理沟通与写作沟通

经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练
出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两
位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷
心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。
此致
将“总务处”
将“难得的支援”
敬礼
改为“校长 室 ”。
改为“大力支持”。
××二中总务处（公章）
五、书信撰写的具体技巧
A．写信前
1．信的主题是什么?
2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了
××年××月××日
八、常用公文
常用的几种公文：通知、通报、公告、 报告、请示、函、会议纪要。
（一）通知与通报
1、通知涵义：
发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发
上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机
关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免
人员。
特点：
1.发布性
2.批示性
3.中转性
4.广泛性
(4) 有策略地编排
3．提炼材料
·设想读者只是浏览
·概括你的观点
·灌输你的观点
巧
·使用“电梯间谈话”技
·使用“惜字如金”技巧
二、写作过程
4．起草文章 ·不要在乎写作顺序 ·使用打印件
·不要边写边改 ·安排时间间隔
5．修改文稿 ·从策略上进行修改 ·从微观上进行修改
·从宏观上进行修改 ·就正确性进行修改
管理沟通与书面沟通
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则——4C：
正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
二、写作过程
1．收集资料 2．组织观点
(1) 分组
(2) 筛选
(3) 归纳标题
5.告之性
（一）通知与通报
2、通报涵义： 对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重
的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传 递沟通 特点：典型性、引导性、严肃性、时效性 种类：批评通报、表彰通报、情况通报 性质：下行文
❖ 我们为所有的员工提供健康保险。 ❖ 作为公司的一员，你会享受到健康保险。
6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保 护读者的自我意识。
❖ 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要 得到主任的同意。
❖ 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时， 必须要得到主任的同意 。
简洁、精当、准确。 （1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的 （2）运用各种简省的表述方法 （3）认真修改
反面的例子：
应用文的简约也是有度的，不能太简， 不能简到让人不能理解的地步。 如:
“自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂” 不能把“上海吊车公司”简化成“上吊 公司”。
七、应用文的语言特点
5、得体： 要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境
（1）要适合发文者的身份 （2）要适合题旨 （3）要适合对象 （4）要适合语境
删掉“经过全校 在“谨代表”
找错误? 广大师生的努力” 前加“我们”
将“贵校” 改为“我校”
××剧团负责同志：
为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了
××，××两位老师，协助我们********在二位老师的帮助下，
三、书面沟通的6方面技巧
1、不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获 得什么或能做什么。
❖ 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。 ❖ 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在 9月
30日抵达贵处。
2、参考读者的具体要求或指令。
❖ 你的订单…… ❖ 你定购的真丝服装……
三、书面沟通的6方面技巧
（1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语 （2）使用标准语言 （3）忌滥用文学语言 （4）语言实在，言之有物 2、平实：
平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗 中取宠。 （1）写作态度要诚实 （2）少做作，勿卖弄
反面的例子：
有位大学生钱花完了，写信却说“囊中 羞涩”————父母不知所云。
发请帖，本应说 “敬请光临”，却有人 在结尾说，“不得有误”——很不舒服。
四、书面沟通需要注意的几个问题
❖ 学习你单位的书写公函风格并予以掌握 ❖ 有一本字典在手，以检查拼写及单词 ❖ 如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附
注 ❖ 学会用图表來说明问题 ❖ 学会用积极的动词来加重你的信息 ❖ 減少用“模糊的词”，如 “很”、“非常”之类的词 ❖ 保持段落简洁，一段一意 ❖ 书写时要有时间感，让对方及时答复你 ❖ 书写完成后，多检查几遍，再发出去
· 惹入喜爱、有礼貌、有益
· 准确
· 完整
· 迅捷
六、报告撰写的具体技巧
1．报告的主题、标题是什么?
2．看报告的读者是什么人?
· 主要读者
· 其他读者
3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”）
· 获取读者的支持
· 报告调查的结果
· 影响或说服读者
·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问Hale Waihona Puke Baidu进行答复
· 解释说明问题
·报告进展情况
·记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望
·推销
·宣传公司组织内外的努力和结果
·通知一大群体
·为正在进行的工作提供证据
·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令
七、应用文的语言特点
语言特点
庄重 平实 明确 简约 得体
七、应用文的语言特点
1、庄重： 庄严、郑重。 “板起面孔说话”
辽宁有公路交通管理部门，在路边的警 示牌上写道“违章撞死白撞”。
七、应用文的语言特点
3、明确： 明白、确切，不犯语法逻辑错误。
（1）用语慎审周密，分寸恰当 （2）用限制性的词语表示出事物的差别 （3）运用数字明确表述事物 （4）注意前后照应，避免互相矛盾 （5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号 4、简约：
3、除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈 自己的感受。
❖ 我们很高兴授予你5000元信用额度。 ❖ 你的牡丹卡有5000元的信用额度。
4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。
❖ 你会很高兴听到你被公司录用的消息。 ❖ 你通过了公司的全部考核，你被录用了。
三、书面沟通的6方面技巧
5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我” 。