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(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据 机关发文意图而草拟的公文未定稿。 (二)定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是 经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完 成稿。 (三)正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文 本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正 本复制的标准样本。 (五)副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的 重份公文。
档案管理
Ⅰ 档案的收集
一、档案收集工作的内容和重要性
• (一) 档案收集工作的内容 • (二) 档案收集工作的重要性
•
档案的收集工作，就是按照党和 国家的规定，通过例行的接收制度 和专门征集的办法，把分散在各机 关、个人手中和散失在其他地方的 档案分别集中到各有关机关档案室 和各级各类档案馆的工作。 一是对本机关需要归档档案的接收 工作。 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。 三是对历史档案的接收和征集工 作。
1．档号编制的原则
唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制
(四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指 引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引 目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
1．案卷目录
• • • • 案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一 定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。 案卷目录的编制方法 根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期 限，分年度或混年度编制。 第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期 限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚， 便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般 适用于每年形成档案数量较多的单位。 第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管 期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少 目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的 单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使 用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序 排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每 本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案 卷号不应过长，尽量不突破四位数。
(二)案卷的排列
• • 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存 放位置，保持案卷之间的有机联系。 基本方法有：
1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。
2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制
•
•
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序 1．草拟 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发 (二)收文办理程序 1．签收 2．登记 3．审核 4．拟办 5．批办 6．承办 7．催办 8．注办
二Baidu Nhomakorabea公文整理方法
(一)案卷级公文整理方法 1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷 (2)运用公文主要类型立卷 (二)文件级公文整理方法
Ⅲ 公文处理
一、公文处理工作
内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是 公文处理的前期工作。 (一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮 印、校对、用印、登记、分发等程序。 (二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批 办、承办、催办、注办等程序。 (三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。 (四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清 退。 (五)其他各种有关公文处理的事务。
1.文件归档方法：运用自然件归档
2．公文立卷操作程序
(1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面
2．归档文件整理的方法
(1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒
联 系 区 别
公文
文书 文件
从属性、文体、形 成作者、形成领域、形 成目的、内涵上讲，三 者没有本质区别，都是 同一事物
专指国家机关和其他社会组织在公 务活动中形成的文件材料
是所有文件材料的总称，包括公务文书 (公文)和私人文书两大类。 不仅包容了文书和公文的内容,有以文 字方式记录在纸张上的书面文件，也包 括以录音、录像等技术方式记录在非纸 质载体上的其他文件
公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序
(五)公文与文件、文书的联系与区别
三、常用公文文种
(一)命令(令) (二)决定 (三)公告 (四)通告 (五)通知 (六)通报 (七)议案 (八)报告 (九)请示 (十)批复 (十一)意见 (十二)函 (十三)会议纪要
Ⅱ 公文的格式与稿本
一 、 公 文 的 格 式
公文的排列型式（一）
公文的排列型式（二）
公文的排列型式（三）
二、公文的稿本
• •
档案的收集工作是档案业务工作的 基础 1 ．文书档案收集工作是文书档案 管理工作的前提和基础
• •
•
2 ．文书档案收集工作的质量决定 了文书档案管理工作的质量
•
Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档 案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则 (一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目 (二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。
二、公文的分类
从公文的形成与使用范围上 划分，公文可分为通用公文 与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方 向上划分，公文可分为上行 文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范 围上划分，公文可分为公布 公文、内部公文、机密公文 三大类。 在一个机关内，从公文的来 源和去向上划分，公文可分 为发文、收文和内部公文三 种。
档案管理
Ⅰ 档案的收集
一、档案收集工作的内容和重要性
• (一) 档案收集工作的内容 • (二) 档案收集工作的重要性
•
档案的收集工作，就是按照党和 国家的规定，通过例行的接收制度 和专门征集的办法，把分散在各机 关、个人手中和散失在其他地方的 档案分别集中到各有关机关档案室 和各级各类档案馆的工作。 一是对本机关需要归档档案的接收 工作。 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。 三是对历史档案的接收和征集工 作。
1．档号编制的原则
唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制
(四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指 引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引 目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
1．案卷目录
• • • • 案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一 定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。 案卷目录的编制方法 根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期 限，分年度或混年度编制。 第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期 限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚， 便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般 适用于每年形成档案数量较多的单位。 第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管 期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少 目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的 单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使 用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序 排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每 本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案 卷号不应过长，尽量不突破四位数。
(二)案卷的排列
• • 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存 放位置，保持案卷之间的有机联系。 基本方法有：
1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。
2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制
•
•
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序 1．草拟 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发 (二)收文办理程序 1．签收 2．登记 3．审核 4．拟办 5．批办 6．承办 7．催办 8．注办
二Baidu Nhomakorabea公文整理方法
(一)案卷级公文整理方法 1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷 (2)运用公文主要类型立卷 (二)文件级公文整理方法
Ⅲ 公文处理
一、公文处理工作
内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是 公文处理的前期工作。 (一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮 印、校对、用印、登记、分发等程序。 (二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批 办、承办、催办、注办等程序。 (三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。 (四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清 退。 (五)其他各种有关公文处理的事务。
1.文件归档方法：运用自然件归档
2．公文立卷操作程序
(1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面
2．归档文件整理的方法
(1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒
联 系 区 别
公文
文书 文件
从属性、文体、形 成作者、形成领域、形 成目的、内涵上讲，三 者没有本质区别，都是 同一事物
专指国家机关和其他社会组织在公 务活动中形成的文件材料
是所有文件材料的总称，包括公务文书 (公文)和私人文书两大类。 不仅包容了文书和公文的内容,有以文 字方式记录在纸张上的书面文件，也包 括以录音、录像等技术方式记录在非纸 质载体上的其他文件
公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序
(五)公文与文件、文书的联系与区别
三、常用公文文种
(一)命令(令) (二)决定 (三)公告 (四)通告 (五)通知 (六)通报 (七)议案 (八)报告 (九)请示 (十)批复 (十一)意见 (十二)函 (十三)会议纪要
Ⅱ 公文的格式与稿本
一 、 公 文 的 格 式
公文的排列型式（一）
公文的排列型式（二）
公文的排列型式（三）
二、公文的稿本
• •
档案的收集工作是档案业务工作的 基础 1 ．文书档案收集工作是文书档案 管理工作的前提和基础
• •
•
2 ．文书档案收集工作的质量决定 了文书档案管理工作的质量
•
Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档 案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则 (一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目 (二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。
二、公文的分类
从公文的形成与使用范围上 划分，公文可分为通用公文 与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方 向上划分，公文可分为上行 文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范 围上划分，公文可分为公布 公文、内部公文、机密公文 三大类。 在一个机关内，从公文的来 源和去向上划分，公文可分 为发文、收文和内部公文三 种。