合同管理系统功能说明1.doc

合同管理系统功能说明1
合同管理系统功能说明
1 合同审批
有合同要签订时，可以起草新合同发起审批，提交给相关部门相关领导进行审批，以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确，审批通过之后审批结束。

1.1合同起草
合同信息录入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支计划以及合同风险这几个部分。

1.1.1.合同基本信息
包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同类型、执行人信息（执行部门、执行人、联系电话）、是否关联主合同、核算币种以及金额（收款方向金额、付款方向金额）、合同附件、合同期限（开始时间、结束时间）、合同监控人员、其他相关信息（所属项目、客户信息、供应商信息）。

1.1.
2.合同正文
提供word录入，可以编辑合同正文信息。

1.1.3.履约义务
包括我方履约义务和他方履约义务两个部分。

每个履约义务都有对应的履约时间，可以录入多个履约义务。

可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，依据履约时间和履约义务的执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）发送提醒信息。

1.1.4.收支计划
包括收款计划和付款计划两个部分。

收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。

收款计划包括计划收款时间、计划收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。

可以录入多个收款计划，在合同起草时编辑计划收款信息，实际收款信息在做收款管理时再进行录入。

在收款管理中，依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态（完成、逾期完成）。

付款计划包括计划付款时间、计划付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。

可以录入多个付款计划。

在合同起草时编辑计划付款信息，实际付款信息在做付款管理时再进行录入。

在付款管理中，依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态（完成、逾期完成）。

可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，根据收支计划的执行状态发送提醒信息。

1.1.5.风险管理
包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。

合同风险可以录入多个。

在合同监控中，可以对合同风险进行管理，调整风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。

1.2合同审批
合同起草完成之后，进入审批流程。

合同审批项包括：合同基本信息、合同正文、履约义务、收支计划、风险管理、流程跟踪表单。

2 合同履行阶段
2.1合同监控
合同审批流程结束之后，进入合同履行的监控阶段。

在合同监控中可以查看合同基本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支计划，调整合同风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。

2.1.1合同概览
查看合同起草时录入的合同基本信息。

2.1.2合同审批
查看合同审批流程信息。

2.1.3履约义务
对履约义务进行管理。

显示合同起草时填写的履约义务信息，可修改履约义务执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）。

2.1.4收支情况
对收支计划进行管理。

显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。

收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护，在合同监控中可查看。

付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护，在合同监控中可查看。

2.1.5合同风险
对合同风险进行管理。

在合同监控中，可以修改风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。

2.1.6监控提醒
在合同起草时，指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式，在合同审批结束之后，依据规则，将提醒信息写入至提醒表中。

在合同监控阶段，根据提醒表中的记录，实现消息提醒功能。

提供邮件提醒，可扩展。

其他提醒方式与具体实现，可由用户根据实际需求进行扩展。

提醒规则如下。

2.1.6.1一次性提醒
在履约义务和收支计划到期的前一周，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送到期提醒，提醒责任人关注。

只提醒一次。

2.1.6.2周期性提醒
在履约义务和收支计划到期之后，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送逾期提醒，提醒责任人尽快处理，每天都进行发送。

当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再发送。

2.2收款管理
对已经审批完成的合同，依据收支计划中的收款计划，对收款流程和收款情况进行管理维护。

收款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式（现金、支票、电汇、其他）、发票信息这几个方面。

一个收款流程，可以对应多个合同的多条收款计划，收款计划的金额总和必须和收款金额一致。

合同每条收款计划不能被重复使用。

在收款流程结束之后，根据收款信息，更新合同收款计划的实际收款时间、实际收款金额以及状态，实际收款金额应与计划收款金额一致。

2.3付款管理
对已经审批完成的合同，依据收支计划中的付款计划，对付款流程和付款情况进行管理维护。

付款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合
同信息、付款金额、核算币种、付款时间、付款方式（电汇、银行委托、现金、虚拟、其它）、供应商信息、发票信息这几个方面。

经过审批和财务确认之后，进行实际的付款操作，付款完成之后结束付款流程，并根据付款信息，更新合同付款计划的实际付款时间、付款金额以及状态。

2.4交货管理
对交货确认流程和实际交货情况进行管理。

对已经进入履行阶段的合同，有实际产物要进行交付时，可以发起交货确认申请。

填写交货内容、相关合同信息、我方信息、他方信息等发起交货流程进行审批，审批通过之后，由实际交货人编辑交换清单（交付物、规格、数量等信息）结束交货流程。

2.5开票管理
对开票申请流程和实际开票信息进行管理。

对已经进入履行阶段的合同可以发起开票申请。

需要对合同做开票时，填写开票内容、相关合同信息、开票金额、交税金额等信息发起开票申请进行审批，审批通过之后，由实际开票人编辑开票清单（开票时间、发票号、发票金额）结束开票流程。

3 统计查询
查看、检索合同信息以及合同已经履行的收支、开票信息。