招投标工作注意事项

XXX公司投标工作

主要工作注意事项汇总

公司名称：

部门：

姓名：

时间：

目录

1、投标工作 (2)

1.1、投标工作流程 (2)

1.2、工作注意事项 (3)

1.2.1、标书购买阶段 (3)

1.2.2、投标文件的编写及审核阶段 (3)

1.2.3、标书的递送及投标阶段 (5)

1.2.4、述标答辩及澄清阶段 (6)

1.2.5、投标结果跟踪 (6)

2、报价工作 (7)

2.1、报价工作流程 (7)

2.2、工作注意事项 (8)

2.2.1、审查询价的主体是否真实有效 (8)

2.2.2、保证报价的时效性 (8)

2.2.3、是否接收询价 (8)

2.2.4、核实项目配置 (8)

2.2.5、确定最终报价 (9)

2.2.6、起草报价单 (9)

2.2.7、使用JPEG格式 (9)

2.2.8、使用E-mail发送 (9)

2.2.9、控制报价单大小 (9)

2.2.10、选择合适的邮件客户端 (9)

2.2.11、确认客户是否能正常收取到报价单 (9)

3、其他工作主要事项 (10)

1、投标工作

1.1、投标工作流程

1.2、工作注意事项

1.2.1、标书购买阶段

（1）招投标网站维护

注意事项：

1、按需办理招标信息网站会员，及时跟踪招投标信息网站上的招标信息发布，以

防止标书漏买，招标信息主要跟踪人为招投标负责人及各区域销售人员，如招投标负责人收到招标信息，应立即通知相关销售人员，如招标项目涉及金额较大，立即通知区域经理及销售公司经理，如销售公司最先得到消息，应立即反馈到招投标负责人，

2、及时维护招标信息网，根据公司及销售人员要求，第一时间办理相应入会手续

或续费，如需资格审查的，应立即着手准备资格预审资料，并通知销售人员前去做资格预审，此部分工作主要由招投标负责人负责；

（2）招标文件购买

注意事项：

1、不可延误招标文件购买时间；

2、及时跟踪销售人员，获取标书费、会员费等发票，以便财务清帐；

3、招标公告中是否要求提前做资格审查、现场报名及是否需要携带样品，如需审

查或现场报名，应及时准备好审查资料，并通知销售人员按时前去做投标资格审查及报名，做资格审查时，要填写必须的表格、按要求提供的完整的资质文件，如需要携带样品，商务部需及时通知公司项目部准备产品样品。

4、购买标书时，要认真核对购买的招标编号、分标编号、包号、所需支付标书费

的金额、支付方式、支付时限、财务账号是否有调整等信息，以防标书购买错误。

5、标书下载：国网的标书都是在网站上直接下载，由招投标负责人下载标书后安

排技术支持编写标书，标书下载后，要及时核对招标文件是否完整，经常留意是否有最新招标文件的调整，投标前一定要明确，投标文件是按照最新的招标文件来编写的。

安排购买标书工作主要由招投标负责人负责，准备资格审查资料等工作由招投标负责人安排技术支持负责，标书款的支付、跟踪等工作由商务助理完成。

1.2.2、投标文件的编写及审核阶段

（1）招标文件初审

注意事项：

1、由技术支持填写项目信息表，所有信息必须完整，并核实技术部分是否有疑问，

是否需要澄清答疑，如有疑问需要澄清，应及时发澄清函到招标公司，并将需澄清的问题告知销售人员，联系销售人员去了解相关情况，技术支持及时将项目信息表发给商务部经理招投标负责人审核，由招投标负责人将信息表以邮件的形式发送给相关销售人员，销售人员需要及时了解到需要澄清的问题，并及时反馈给商务部技术支持，销售经理需要及时确认投标价格，并返回给商务部经理处。

2、仔细阅读技术招标文件，如技术招标文件中包含公司没有的产品，应及时与公

司研发、技术部等相关部门联系，评估我公司是否能参加投标，如招标文件中有需外购产品，应及时找相关厂家询价；

3、仔细阅读商务招标文件，有特殊资质、报告要求的，如银行信用情况、犯罪记

录证明等，需及时安排办理，如果招标文件中要求的产品报告比较特殊，公司不能提供出时，应及时通知相关销售经理；

（2）投标文件制作

注意事项：

1、严格按招标文件要求编制文件，不得有出入，资质文件、报告、业绩、合同、

运行报告等只能多不能少，必须严格按照招标文件的要求执行。

2、投标保证金的支付，需要核实支付方式、账号、金额、支付日期、支付要求等

备注条款，特别是明确要求从基本账户支付的，在通知财务付款前要特别指明，以防出错，付款要求由技术支持发送给商务助理，商务助理按要求填写付款申请并跟踪财务。

3、由商务部经理与销售经理联系，确认投标价格。

4、技术支持完成商务、技术、报价、封面、电子版等文件的制作，由其他技术支

持【非标书制作者】对标书进行初审，初审内容如下：

a) 投标书的格式和内容是否满足招标书的要求；

b) 投标书提供的资质文件是否满足招标书的要求，基本资质文件要求全部放入；

c) 投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；

d) 投标书中承诺的工期；

e) 业绩表格式；

f) 业绩证明文件数量是否满足要求；

g) 质保期、投标有效期是否满足要求；

h) 招标文件中规定的其他特殊要求是否已经提供（如特殊的资质要求，特殊的承

诺函要求）；

i) 标书的签字、盖章是否正确（有些标书需要角签，有些标书需要盖骑缝章）；

j) 标书的封面设计是否合适，封面所包含的内容是否满足招标要求（投标人、联系方式、日期等）；

k) 标书的制作份数是否满足要求（几正，几副，是按标制作还是按包制作）；

l) 标书的包装方式是否满足招标要求；

m) 标书的电子版文件是否正确，是否要用BID文件进行报价；

n) 是否需要单独准备授权书、承诺函、购买标书确认表及其他资质，准备的是否正确；

o) 投标保证金包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。

由招投标负责人对标书进行复审，主要审核的内容：

a) 标书文件内容是否完整，表述是否准确、提供的资质等是否符合要求，招标文

件中提出的废标条件的，需重点审核；

b)投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；

c）投标保证金开具方式、包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。

d)标书是否签章；数量、封装是否满足要求；

e)电子版是否能正常打开；

5、标书完成前，要核实招标方是否有新的澄清发布。

1.2.3、标书的递送及投标阶段

注意事项：

1、标书如需上传，则在投标文件上传截止时间前完成；

2、标书要及时安排邮寄，一般截标前3天邮寄，采用顺丰快递的方式邮寄给销售

人员，标书邮寄出后，要及时将快递单号发送给销售人员，以便跟踪快递。

3、如果是网上开标的，由商务部经理及时将开标信息下载、发送给销售经理，并

安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，如果是现场开标的，由商务部经理及时跟踪销售经理现场的开标情况，并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，投标信息表中每日下班前发送给相关领导；销售人员现场开标情况记录要求准确、并及时反馈给商务部。