文书档案文件级目录数据库结构与著录细则

文书档案文件级目录数据库结构与著录细则

1 范围

本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。

本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T1988-1989 信息处理信息交换用七位编码字符集

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集

GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则

GB/T 15418-1994 档案分类标引规则

GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充

DA/T1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 18-1999 档案著录规则

DA/T 19-1999 档案主题标引规则

DA/T 22-2000 归档文件整理规则

档案出版社中国档案分类法（1997年）

档案出版社中国档案主题词表（1995年）

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）

3 术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3.1 著录项目 items of description

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。

3.2 著录格式 format of description

著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.3 数据库 database

按照概念结构组成的存储档案内容和形式特征的数据的集合。

3.4 数据字段 data field

数据库（3.3）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。

3.5 字段名 field name

标识数据字段（3.4）名称的一组符号。

3.6 字段类型 field type

各字段对应内容的数据类型。本标准涉及4种数据类型：定长字符型、数值型（整型）、文本型、可变长字符型。

3.7 字段长度 field width

数据字段（3.4）中可存放数据的最大字节数。

3.8 数据记录data record

数据库（3.3）中由若干数据字段（3.4）组成，描述著录条目的数据集合。

3.9 电子文档号 code of electronic records

档案馆（室）管理电子文件的一组代码。

3.10 脱机载体编号 code of off-line medium

反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。

3.11 题名title

又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

3.12 责任者 name of author

也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

3.13 文件编号 record number

文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

3.14 控制标识 control identifier

档案馆对已开放或应控制使用的档案所赋予的标记。

3.15 分类号 classified code

依据《中国档案分类法》和DA/T 18 的有关规定标识的类目代码。

3.16 缩微号 code of archival microform

档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号。

3.17 载体类型 type of medium

档案信息载体物质形态的种类。

3.18载体数量 quantity of medium

档案信息载体物质形态的统计数字。

3.19 载体单位 unit of medium

档案信息载体物质形态的统计单位。

3.20 载体规格 specification of medium

档案信息载体物质形态的尺寸及型号。

4 数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录，由36个数据字段组成（见表1）

表1 文件级目录数据库数据字段一览表

5 著录细则

5.1 题名

5.1.1 正题名

5.1.1.1 正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。照原文著录。

5.1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

5.1.1.3 单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。

5.1.1.4 单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“...”号表示。

5.1.1.5 正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。

5.1.1.6 转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。