信息化档案分类编号规则

档案分类编号规则

第1条适用范围

本规则规定了信息化处档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于适用于信息化处的档案管理。

第2条分类编号原则

以信息化处全部档案为对象，依据信息化处管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

5．档号以一案一号为原则。

第3条档案分类

1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：常规型项目、战略型项目类、改善型项目类。有些档案难以归入上述3个大类时，可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》

2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）：项目立项、项目招标、项目实施类、项目验收类。

3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”项目设备档案、项目俊工图纸、项目验收报告（隶属于项目验收）。如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。

4．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

5．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。

6．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

7．案卷排架的基本要求a) 信息化处档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。b) 案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。c)可根据实际情况确定具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。

8．各项目根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。

第4条编号规则

1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。

2．分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。分类编

号见示例。

3．二级及二级以下类目的设置

a) 项目立项、项目招标、项目实施类、项目验收类的二级类目按项目阶段设置即：同一阶段或不同阶段工作形成的档案，依据所反映的阶段工作性质，按问题分别设置若干类。三级类目，根据实际情况自定义设置。

b)产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。

第5条编号方法

1．档案实体排架和编号要反映七个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。

2．战略型项目（A）、改善型项目（B）、常规型项目（C）的案卷排架，按“大类-属类-细类-年度”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用安卷目录号加以区别。档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成（全宗号是档案室给部门的编号，故部门暂不标识）。档案编号（档号）标识

举例示意：

A1 ·A 12·C11 ·2015 ·001

┯┯┯━┯━━┯━━┯━

│││││┕━案卷顺序号

││││┕━━━━━━年代号

│││┕━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）││┕━━━━━━━━━━━━━（招标事务）二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━━━━━━━（战略型）一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（战略型）目录号（行政类第一本目录）

3．特殊载体档案，按载体类别分别编号。即按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）·类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像片（X）、软盘（R）、光盘（G）、实物（SW）]·顺序号标识。示例：TZ·R·001；TZ·Z·001等

第6条其它

1．本规则于2015年6月10日起执行。2015年6月10日以前形成的档案，其分类编号格式可不变动。

2．本规则由总经办-信息化起草并负责解释。

、