公司办公大楼管理规定

办公大楼管理规定

目的

集团公司苏州本部新建办公大楼正式起用，为加强综合办公大楼规范管理，建立清洁、健康、文明、有序的工作环境，保证集团公司苏州本部的正常工作秩序，特制定本规定。

2．公共管理

2.1 办公大楼是集团公司苏州本部办公的主要场所，主要提供综合办公、技术研究、档案资料的存放、内部会议和接待以及工作之余休息健身等，未经允许任何部门和个人不准改变其功能。

2.2 集团公司所属各部门（含研究院，以下统称部门）所用办公场所，由行政部统一安排使用，各部门之间不准随意调换或更改。所有工作人员要严格遵守大楼的各项管理规定，服从管理，自觉保持楼内良好的工作秩序。

2.3 全体工作人员要文明办公，仪容仪表整洁大方，不准在大楼内大声喧哗、嬉闹。

2.4 节假日、夜间值班和加班人员必须执行集团公司苏州本部对大楼总的开关门时间规定，未经允许，任何人不准在办公室内逗留或留宿。

2.5 爱护公用设备。楼内的各种公用物品及设施，不准随意挪动、占用；严禁在室内和楼道内乱贴、乱写、乱刻、乱挂、乱钉，严禁在楼道等公共区堆放器材、箱柜及其他杂物。

2.6 由行政部牵头组织定期对各部门、各办公室内外环境卫生状况、设备

及设施使用情况进行检查，张榜公布，并与部门年度评优挂钩。

3．门禁与出入管理

3.1 所有入职工作人员，由行政部统一制发工作证，上下班一律凭证件出入办公区，无证不准入内。

3.2 所有入职工作人员均登记领取一张门禁卡，并注意妥善使用与保管，如有遗失，应及时报行政部处理。严禁将本人证卡借给他人使用。

3.3 工作人员上班时间公务外出的，应填写《公出申请单》经本部门经理签字后，

由行政部签署，交保安查核。申请派车外出的可免填写《公出申请单》，但驾私车外出的应办理《公出申请单》手续。

公务外出来不及赶回公司打卡的，及时于次日上午办理《补卡单》手续。

3.4 工作人员如长时间离开办公室或下班，应及时关好门窗。

3.5 各楼层工作人员下班最后离开的，应检查关闭本楼层楼道消防门及感应门。

3.6 各部门有加班的应报备行政部；除各部门节假日及夜间值班、加班者，其他人员无故不准在楼内逗留或留宿。

3.7 来访人员需到保安处凭身份证或介绍信登记，或经电话联系允许后，持登记的出入证入内。

3.8 进入大楼的来访人员，无相关部门（人员）陪同的，下班前必须离开

大楼，不准以任何理由在楼内逗留。

3.9 下班及节假日，除有特殊要求外，外来人员一律禁止进入公司。

3.10 进入大楼人员要衣着整洁，保持良好的仪容仪表。赤膊、穿背心、穿拖鞋、衣冠不整者、醉酒者和携带宠物者，一律不准进入大楼。

3.11 凡携带公司物品离开大楼者，须由所在部门书面报行政部，由行政部复核登记并许可，否则，保安有权查扣物品。

3.12 严禁未成年人在公司内、大楼内玩耍；未经许可上班时间禁止带儿童进入办公区域。

3.13 下班后行政部安排人员检查门禁关闭情况。

4．会客与会客室的使用和管理

4.1 不在办公室会客，一律安排在会客室、洽谈室会客与商务洽谈。

4.2 有预约来访客人的，提前知会前台，做好会客计划登记（包括会客室或洽谈室预约安排、欢迎字幕、参观路线等）；预约来访客人由前台通知保安。

4.3 预约来访客人到达，由保安通知前台并作好来访客人登记；前台知会会客部门，并引导迎接到预定会客室（或洽谈室），奉上茶水（会客期间前台注意供应茶水节奏），做好服务。

4.4 重要客人需使用贵宾室的，提前与行政部接洽安排。

4.5 如遇重大接待活动，详细接待计划报备行政部，相关部门协同做好接

待工作。

4.6 非预约来访客人，保安先向相关部门询问后，予以会客或礼貌谢绝。

4.7 各楼层茶水间配电热水壶、茶杯、托盘，任何人不准将相关物品挪作私用；同时供应茶叶，消耗完毕由行政部前台补充供应。

5．会议室的使用与管理

5.1 会议室由行政部统筹安排，使用部门提前与行政部接洽安排。

5.2 公司定期会议的安排：集团公司、各业务板块月度例会（计划与总结视频会议）分别安排在二、三楼会议室。

5.3 会议期间，未发言时，无线麦克风开关应按到“O”档（避免电池耗电）。

5.4 会议结束，应关闭电视、电脑主机、无线麦克风及发射器，关灯离开会议室。

5.5 会议结束，及时通知前台。

6．车辆管理

6.1 集团公司所属车辆、员工私车、来访单位车辆分区按指定停车位停放，并服从保安人员的指挥和管理。

6.2 集团下属公司来访车辆可以停放在司属车位，但应服从保安人员的指挥和管理。

6.3 司属车辆由行政部统一管理及统筹调派。公务外出（含出差）需用车的部门（人员），填写《派车申请单》经本部门总经理签字（总经理不在则部门经理签字），向行政部申请调派。

6.4 驾驶员凭行政部负责人或车管员签署的《派车申请单》出车，并记录出车里程数；《派车申请单》交保安查验后放行。

6.5 下班后车辆统一回司停放，未经许可，驾驶员不准私自开回家或逗留在外。

6.6 司属车辆统一办理记名加油卡。

6.7 其它按《车辆管理规定》执行。

7．办公家具的使用和管理

7.1 办公大楼家具指办公桌、办公椅、橱柜、沙发和茶几等。

7.2 各部门办公室内家具实行统一配置，规格及数量相对固定，由行政部负责安排。各部门可根据内部人员的变动作相应的内部调整。

7.3 部门人员如有增减，办公家具一律由行政部统一负责安排与调配使用。

7.4 行政部建立台账，每半年度组织进行盘点与核对。

8．水电设施的使用和管理

8.1 爱护楼内水电设施，严禁任何人擅自破墙凿洞，拉线接管使用水电，大楼内正常的水电维护由行政部负责。

8.2 各部门本着节约和规范的原则使用室内外水电，使用后及时关闭水电源。工作人员如长时间离开办公室或下班时，应及时关闭室内所有电器开关、空调设施，并互相提醒。

8.3 各个楼层内统一供应开水，陪电热开水器，定时开关。

8.4 不准在办公室内外私自使用各种电热器（如微波炉、电热水壶、热得快，行政部统一配备除外）烧开水等；各办公室统一配置空调，严禁擅自使用其他电热器取暖。

8.5 发现水电使用失灵或损坏，由部门向行政部报修或反映，由行政部统