电子档案归档要求

电子档案归档刻盘要求

为了规范鞍山市城建电子档案的归档管理和保存，鞍山市城建档案馆对此项工作提出以下几点要求：

1、归档的电子档案光盘要求是只读光盘。

2、保存电子档案所需光盘要求容量在4G以上的DVD光盘，保存期限20年以上。

3、光盘盒尺寸：单片盒：长142mm×宽126mm×高10mm。

4、建设单位移交电子档案时，必须保证光盘没有病毒，外观没有划痕、没有损坏。

5、组织存储的数据大小应控制在光盘标定容量的90%

以内。

6、建设单位电子档案要求单独刻录光盘，工程准备阶段文件、竣工验收文件、室外专业管线文件刻录在一张光盘。

7、监理单位电子档案要求单独刻录光盘，监理管理文件及监理文件刻录在一张光盘。

8、建设工程总承包单位电子档案要求单独刻录光盘，如果一个项目有两个或两个以上建设工程总承包单位的，需分别刻入光盘，每张光盘必须保证所含单位工程电子档案的齐全准确完整。

9、外委工程电子档案如电梯工程、消防工程、桩基础工程、智能工程等，要求与建设单位文件共同刻录在一张光

盘，如果外委工程电子档案数据过大，要求外委工程单独刻录到一张光盘。

10、扫描各类行政审批文件要求彩色扫描，用分辨率为200dpi-300dpi的 PDF格式保存；扫描其他文字材料和竣工图要求黑白扫描，用分辨率为200dpi-300dpi的 PDF格式保存，扫描所形成的内容必须保证清晰。

11、扫描所形成的PDF格式电子档案和利用工程资料管理软件编制的电子档案，页次和内容必须与纸制档案一致。

12、光盘盒内标签用仿宋字体写明该盘文件所涉及的建设单位名称、项目名称、项目地点，写明电子档案光盘的进馆日期和刻盘日期，写明工程名称和案卷级资料内容，以及写明该项目共有多少卷纸制档案，该盘存储纸质档案范围是第几卷到第几卷，此项目共有多少张电子档案光盘，该盘是第几张。（参见附件1）

13、建设单位移交电子档案时，必须提供存储盘的明细表，纸制版和电子版两种。

14、建设单位交给鞍山市城建档案馆的电子档案应一式两份。

鞍山市城建档案馆

二○一五年八月二十日