网上报销单据流程

网上报销单据处理流程

本期概述

●本文档适用于 K/3 12.1WISE网上报销模块。

●本文档主要介绍网上报销模块的主要功能，并以费用（借款）申请单举例讲解该模

块的单据的操作流程。

版本信息

●2011年01月25日 V1.0 编写人：张亚丽

●2011年01月28日 V2.0 修改人：杨翊菲

版权信息

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目录

1. 概述 (3)

2. 网上报销单据处理流程 (3)

2.1登陆方式和单据类型 (3)

2.2单据处理流程 (4)

3. 注意事项 (9)

1. 概述

企业处于成长或成熟阶段，本身有一套成熟固定的费用报销流程及资金支付流程，有相应的规章制度，企业对资金的管理为统收统支，借款、报销需要领导审批之后财务付款。企业有大量的费用支出行为，效率低下，人为控制已存在风险，急需通过系统实现高效的费用报销流程、费用对账及预算管控。而K/3费用管理模块就达到了企业这种要求。

费用管理模块提供费用（借款）申请单、费用报销单、出差（借款）申请单、差旅费报销单四种单据的录入，用于记录企业员工日常出差、零星费用申请及报销业务。

系统同时提供WEB方式的单据操作方式，即网上报销功能。能在Internet上录入费用单据，即使不在固定办公地点，也可及时完成相关业务处理及查询。

网上报销的单据与费用管理的单据保存后相互传递，网上报销单据和费用管理单据一样，提供与费用预算、资金预算的无缝集成。以下主要针对网上报销的处理流程进行讲解。

2. 网上报销单据处理流程

2.1 登陆方式和单据类型

网上报销基础配置完毕后，可以通过：①K/3主控台单击【财务会计】→【网上报销】→【网上报销】→【网上报销】，登陆网上报销的web界面。②直接在网页上输入服务器IP/k3web, 登陆网上报销的web界面。如图-1所示。

图-1 网上报销WEB登陆界面

网上报销同费用管理系统一样，可以维护费用（借款）申请单、出差（借款）申请单、费用报销单、差旅费报销单四种类型的单据，而每种单据又分新增申请、我的草稿、我的在办、我的申请、待办流程、已办流程七项明细条目。如图-2所示。

图-2 单据类型

2.2 单据处理流程

案例

本例中以费用（借款）申请单为例，讲解业务单据处理流程。

蓝海机械有限公司行政职员张元，申请日常办公费用借款1000元，申请招待费用借款2000元，分2张单据录入，其招待费用借款需要主管王刚审核后才能予以支付。

步骤

在网上报销管理系统，单击【网上报销】→【费用（借款）申请】→【新增申请】，录入表头相关信息，如图-3所示。

表头字段：

单据编号默认是不可修改状态，可通过编码规则设置为可手工修改。汇率类型和汇率自动带出系统预设。

申请人、申请部门、币别、支付方式默认选项为系统基础资料的职员、部门、币别和支付方式。事由、申请日期、联系电话、财务日期为手工录入项。

费用（借款）申请单源单类型默认为费用付款预算单。

预计费用为不可手工填入状态，待表体数据录入保存后自动算出。

图-3 单据表头

表体工具按钮依次为，新增行、修改行、插入行、删除行、复制行、批量填充、附件、刷新。表尾申请人直接带出登陆用户张元。制单日期默认带出系统日期。如图-4所示。

图-4 单据表体和表尾

表体单击工具按钮【修改行】会自动调出网页对话框，对增加的表体信息各个字段做修改后再“提交”保存，也可提交后新增或者复制处理。如图-5所示。

图-5 申请单明细修改框

费用（借款）申请单录入完毕后保存，系统提示“保存成功！”，此时在“我的申请”和“我的草稿”中均能查询到单据，显示界面一样，并且均可对单据进行修改、查看等维护操作。如图-6“我的草稿”所示。

图-6 申请人-我的草稿

在“我的草稿”或“我的申请”中，勾选需处理的单据，单击【编辑】菜单下的【启动多级审核】，本例中是对办公费用借款申请单据启动多级审核，如图-7所示。

图-7 申请人-启动多级审核

当启动多级审核成功后，该单据在“我的草稿”中不再显示，仍显示在“我的申请”中，状态为“审核中”，另显示在“我的在办”中，状态也为“审核中”。如图-8所示。

图-8 申请人-我的在办

费用管理多级审核管理中对费用（借款）申请单的设置，将“王刚”设置为该流程结点审核人，如图-9所示。

图-9 多级审核工作流

以“王刚”登陆到网上报销系统后，查看网上报销费用（借款）申请单的“待办流程”，会显示需要审核的单据。如图-10所示。

图-10 审核人-待办流程

在“待办流程”界面，勾选需审核的单据，然后单击【编辑】菜单下的【多级审核】选项，审核完成。“待办流程”中不再显示该单据，单据自动流转到“已办流程”中，状态为“已审核”。如图-11所示。