办公室秘书需掌握的公文写作类型

办公室秘书需掌握的公文写作类型

一、会议纪要

二、公告、通报、简报

三、通知、意见

四、决定、决议

五、请示、批复、函

六、报告

一、会议纪要、会议记录

（一）会议纪要

1．概念

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

2．会议纪要与会议记录的区别

会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。

3．主要分类

1）工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》，《全省基本建设工作会议纪要》。

2）代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。

3）座谈会议纪要。它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。

4）联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。

5）办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。

6）汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。

7）技术鉴定会纪要。

8）科研学术会议纪要，包括年会纪要。

5. 结构形式

1）标题会议纪要的标题

有两种格式：一是，会议名称加纪要，如，全国财贸工会工作会议纪要；二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；

2）开头部分

简要介绍会议概况，其中包括：

(1)会议召开的形势和背景；

(2)会议的指导思想和目的要求；

(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；

(4)会议的主要议题或解决什么问题；

(5)对会议的评价。

3）文号、制文时间

文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”插入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。

会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

4）正文部分

它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

5）结尾部分

一般写法是提出号召和希望。

6．格式内容

1) 标题。由"会议名称+会议纪要"构成。

2) 导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。

3) 会议的成果及议定的事项。应逐项列出。

4) 希望。

（二）会议记录

1、例文一：

会议名称会议时间

会议地点记录人

出席与列席会议人员

缺席人员

会议主持人审阅签字

主要议题

发言记录：

例文二：

××公司办公会议记录

时间：一九××年×月×日x时至x时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……

缺席人：××× ××× ××× ……

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：××× ………………………………………………………………

××× ………………………………………………………………

散会

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)

(本会议记录共×页)

2、会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；

（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（5）会议已议决的或议而未决的事项；

（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动

二、公告、通报、简报

（一）公告

1.概念

公告是一个词语，其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布。国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对公告的使用表述为：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。

1）政府、团体对重大事件发布的通告。

2）公开宣告；宣布。

2. 介绍

公告是行政公文的主要文种之一，公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。

党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。

它一般不用红头文件的方式传播，而是在报刊上公开刊登。

6. 公告与通告的区别与联系

公告与通告的解释

公告具有其严肃、庄重、权威的特点。它必须由特定的国家机关制发。

通告，适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项的公文文体。

公告与通告的分工

“公告”，发文机关级别更高（多为省、部、以上机关），宣布的事更重大；或告知的范围更广，有时包含国外：发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊。

“通告”，使用机关范围最大，各种机关单位都可以发布。发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。

格式和写法

1. 标题。一般由三部分组成：“公告”标发文机关和文种，有时只标文种即可：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或是由。

2. 正文。包括开头的原因，讲原因目的。

3. 文尾。包括署名和日期。

（二）通报