元数据及案卷规范
第三节案卷整理规范
第三节案卷整理规范第三节案卷整理规范调整定卷之后 , 还需该对卷内文件和所有案卷进行系统的排列和编目工作。
一、卷内文件的排列与编目规范卷内文件的排列与编目工作是系统化整理、组合案卷的重要基础工作。
其主要工作程序如下 :( 一 ) 排列卷内文件卷内文件的排列 , 是指通过对卷内文件进行认真分析 , 仔细研究 , 寻找出它们之间的主要联系 , 并按照其主要联系排序 , 从而固定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互相联系的有机整体。
如前所述, 文件的效用和功能是由一组密不可分的文件来体现的 , 这是由产生文件的机关各项活动的联系性决定的 , 单份的孤立的文件往往无法说明问题。
因此, 对卷内文件按照其各种特征和联系进行系统化排列是非常必要的。
卷内文件系统排列的方法, 应根据卷内文件的情况来具体确定。
文件组卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重要程度、载体形态等特征进行的, 因而文件的排列也应根据这些特征进行排序 , 也是常常采用几个特征相结合的方法进行 , 如按问题一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者一一时间、文件的重要程度一一时间 , 作者一一文件重要程度等进行排列 , 其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或重要程度排列的方法。
按文件的先后时间顺序排列, 这种方法适用于严格按照地区、名称、作者或某一具体问题等构成的案卷。
时间特征必须与其他组卷特征结合使用 , 一般不单独使用。
通常情况下 , 对已分类的一组文件 , 按作者、问题、名称等特征分成小类, 然后每一小类中按文件形成时间的先后顺序排列。
例如 , 国家教育部、××省教育厅有关加强学生思想教育工作的一组文件 , 先按 " 国家教育部 " 、" ××省教育厅 "( 作者特征 ) 分开 , 然后 , 在两个作者中 , 各自按其文件形成的时间顺序排列。
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
公路建设项目电子文件、案卷目录、卷内目录元数据格式、电子档案存储结构(一)
公路建设项目电子文件、案卷目录、卷内目录元数据格式、电子档案存储结构(一)近年来，我国公路建设进入了快速发展阶段，大量的公路建设项目涌现，需要处理的电子文件和档案也随之增加。
因此，在公路建设项目的电子文件管理中，规范文件的元数据格式和存储结构，是保证信息安全和高效运作的重要手段。
一、电子文件的元数据格式元数据是指数据的基本属性和特征，它是对数据进行管理和应用的基础。
在公路建设项目中，电子文件的元数据格式主要包括以下内容：1.文件名称：应符合项目进度和内容，便于查找和识别。
2.文件编号：必须唯一，是管理电子文件的核心。
3.文件类型：按照文件种类、内容和用途分类，在管理时更易于识别。
4.制表日期：记录文件制表时间，便于查看文件更新时间和历史记录。
5.文件状态：记录文件当前的审批状态，并标注是否已经归档。
二、案卷目录和卷内目录元数据格式案卷目录是对卷内文件进行分类管理，而卷内目录是对卷内文件进行详细描述。
这两者都需要清晰、准确的元数据支持，以便于信息检索和管理。
1.案卷目录元数据格式案卷目录的元数据格式主要包括以下内容：1.案卷档号：由项目名称、编号、时间、顺序号组成，对应于具体卷内文件的档号。
2.案卷名称：记录案卷名称和出处，与卷内文件内容相对应。
3.案卷主题：描述案卷内涉及的具体主题，方便信息检索。
4.案卷分类：按照项目阶段、执行机构和文件类型对案卷进行分类。
2.卷内目录元数据格式卷内目录的元数据格式主要包括以下内容：1.资料名称：记录文件的名称、编号、类型、规格等详细信息。
2.资料分类：按照建设阶段、工程部位等分类。
3.制表日期和版本号：记录文件的制表时间和版本号。
4.备注：对文件进行备注，方便后续的查找和管理。
三、电子档案存储结构在项目实施过程中，电子档案的存储结构是非常重要的。
这个过程需要遵循一定的原则，如完整性原则、安全性原则、易查原则等，以确保文件能够正常存储和使用。
一般来说，公路建设项目的电子档案系统应该采用分级结构，包括文件、文件夹和资料库。
档案元数据标准
档案元数据标准档案元数据标准是指用于描述和管理档案的一组规范或指导原则。
它们被用于确定档案管理系统中可用的元数据元素以及对这些元素进行描述、组织和保存的规则。
档案元数据标准对于确保档案的可访问性、可用性和可管理性非常重要。
在本文中，将介绍档案元数据标准的作用、分类、国际标准以及在实践中的应用。
首先，档案元数据标准的主要作用是提供一种一致和结构化的方式来描述和组织档案。
它们定义了用于描述档案的元数据元素，例如文件名、创建日期、作者等。
通过使用这些标准，可以确保档案能够在不同的系统和环境中被正确地识别和管理。
此外，标准还可以帮助档案管理员了解档案的内容和特点，从而更好地组织和使用这些档案。
档案元数据标准可以根据不同的特点和用途进行分类。
一种常见的分类方法是根据档案的内容和形式进行分类。
例如，电子档案元数据标准用于描述电子文件和数据库中的元数据，而纸质档案元数据标准用于描述纸质文件和档案盒中的元数据。
此外，还有一些通用的档案元数据标准，可以用于描述各种类型的档案。
国际标准组织也发布了一些通用的档案元数据标准。
其中最著名的是国际标准化组织（ISO）的ISO 23081档案元数据标准。
该标准定义了一套通用的元数据元素，可以用于描述档案的各个方面，例如身份信息、历史信息、位置信息等。
此外，国际档案管理委员会（ICA）还发布了一些特定领域的档案元数据标准，例如电子档案、数字档案等。
在实践中，档案元数据标准被广泛应用于各种档案管理系统和项目中。
例如，很多博物馆、图书馆和档案馆使用档案元数据标准来描述和管理其藏品。
通过使用这些标准，这些机构可以更好地组织和访问其藏品，提供更好的服务。
此外，许多组织和企业也使用档案元数据标准来管理其电子文件和数据库。
通过使用这些标准，可以确保文件能够正确地被检索和共享。
总之，档案元数据标准是档案管理的基础。
它们提供了一种结构化的方式来描述和组织档案，从而提高了档案的可访问性、可用性和可管理性。
元数据规范
元数据规范元数据规范是指为了提高数据管理的质量和效率，确保数据可以被正确使用和理解而制定的一系列规范和标准。
下面是一个大致包含1000字的元数据规范：一、引言数据在现代社会中扮演着重要的角色，它们为各种业务和决策提供支持。
然而，要想充分发挥数据的价值，就需要使用一种标准的元数据规范，以确保数据能够被正确地管理、使用和理解。
二、目的元数据规范的目的是为了确保数据的质量和一致性，提高数据管理的效率和效果。
通过定义和规范元数据的结构、内容和管理方式，可以提高数据的可发现性、可重用性和可理解性。
三、范围该元数据规范适用于组织内的所有数据，包括结构化数据、非结构化数据和半结构化数据。
它涵盖了数据的各个方面，包括数据的定义、描述、来源、质量和使用方式。
四、术语和定义该规范中使用的术语和定义遵循国际通用的规范和标准，确保数据管理的一致性和可理解性。
五、元数据结构元数据按照一定的结构进行组织和管理，以便于数据的发现和使用。
该规范定义了元数据的层次结构、属性和关系，包括数据集、数据元素、数据域、数据类型等。
六、元数据内容元数据包含了数据的各个方面的描述信息，包括数据的名称、定义、格式、来源、质量要求、使用方式等。
该规范对元数据的内容进行详细定义和规范，确保元数据的准确性和完整性。
七、元数据管理元数据的管理是保证数据管理效果的关键。
该规范定义了元数据的创建、维护、更新、发布和访问等过程和规则，以确保元数据的一致性和可用性。
八、元数据标准为了确保数据的一致性和互操作性，该规范还引用了一些元数据标准和规范，包括ISO/IEC 11179和Dublin Core等。
通过使用这些标准，可以实现元数据的共享和集成。
九、元数据工具为了有效地管理元数据，需要使用一些专门的工具，如元数据管理系统和数据目录。
该规范对这些工具的功能和要求进行了定义和规范。
十、元数据管理流程元数据管理是一个复杂的过程，涉及多个环节和角色。
该规范定义了元数据管理的各个环节和角色，并提供相应的管理流程和规定。
元数据的标准
元数据的标准一、概述元数据是指描述数据的数据，它包含了对数据的定义、结构、属性、关系以及数据的使用和管理等信息。
元数据的标准化是为了保证数据的一致性、可互操作性和可持续性。
本文将介绍元数据的标准格式及其重要性，并提供一个示例以便更好地理解。
二、元数据的标准格式1. 元数据的基本信息：- 标题：元数据的标题，用于描述数据的名称或主题。
- 创建者：创建元数据的人或组织。
- 创建日期：创建元数据的日期。
- 版本：元数据的版本号，用于追踪元数据的变更。
- 描述：对元数据的简要描述，包括数据的内容、用途和特点等。
2. 元数据的结构信息：- 数据集：数据的集合或组织方式。
- 数据项：数据集中的单个元素或属性。
- 数据类型：数据项的类型，如文本、数字、日期等。
- 数据长度：数据项的长度或容量。
- 数据格式：数据项的格式，如字符串、整数、浮点数等。
- 数据精度：数据项的精确度或有效位数。
3. 元数据的属性信息：- 数据来源：数据的获取途径或来源。
- 数据所有者：数据的所有者或责任人。
- 数据访问权限：数据的访问权限设置，如公开、私有等。
- 数据更新频率：数据的更新频率，如每天、每周等。
- 数据质量：数据的准确性、完整性和一致性等方面的评估。
- 数据关系：数据与其他数据之间的关系，如关联、依赖等。
4. 元数据的使用和管理信息：- 数据访问方式：数据的访问方式，如API、数据库查询等。
- 数据存储位置：数据的存储位置或存储介质。
- 数据备份策略：数据的备份和恢复策略。
- 数据安全性：数据的安全性措施，如加密、访问控制等。
- 数据维护计划：数据的维护和更新计划。
三、元数据标准的重要性1. 提高数据的可理解性和可发现性：标准化的元数据可以提供对数据的详细描述，帮助用户更好地理解数据的含义和用途，并能够更快地找到所需的数据。
2. 促进数据的共享和集成：标准化的元数据可以使不同系统、组织或部门之间的数据能够互相理解和集成，提高数据的互操作性和共享性。
电子地文件资料元大数据要求要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子的文件元数据要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
杭州市萧山区数字档案馆(室)元数据编制规则(2007版)
专题
Varchar
50
专题数据库所加的代码、关键字
17.
附件
Varchar
150
指文件正文后的附加材料，只著录附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，题名又具有独立检索意义时，应另行著录条目，但应在备注中加以说明。
18.
备注
Varchar
255
补录档案中需要解释和补充的事项
19.
255
21.
检查人
Varchar
10
22.
检查时间
Varchar
8
23.
检查意见
Varchar
255
表格3：案卷库元数据
照片档案库
序号
字段名称
数据类型
数据长度
说明
1.
Id
长整形
由数据库自动编号
2.
档号
Varchar
30
分纸质档号和电子档号。纸质档号构成：全宗号-分类号保管期限代码-册号-张号，如：014-9.1Y-005-001。
50
实体档案在档案库房中的位置代码，如201-05-01
25.立册
立册人
Varchar
10
26.
立册时间
Varchar
8
27.立
立册情况说明
28.
检查人
Varchar
10
29.
检查时间
Varchar
8
30.
检查意见
Varchar
255
表格4：照片档案元数据
声像档案库
序号
字段名称
数据类型
数据
长度
说明
1.
8
元数据的标准
元数据的标准一、引言元数据是指描述数据的数据，它提供了对数据的定义、结构、属性和关系的描述。
在信息系统中，元数据起着非常重要的作用，它能够帮助用户理解和使用数据，同时也是数据管理和数据分析的基础。
为了确保元数据的一致性和可用性，制定元数据的标准是必不可少的。
二、目的本文旨在制定元数据的标准，以确保元数据的准确性、一致性和可用性，提高数据管理的效率和质量。
三、适用范围本标准适用于所有需要使用和管理元数据的信息系统和数据管理项目。
四、术语定义1. 元数据：描述数据的数据，包括数据的定义、结构、属性和关系等信息。
2. 数据元：元数据中的最小单位，用于描述数据的某个特定方面。
3. 元数据标准：规定元数据的结构、格式、命名规则和约束条件等规范。
五、元数据标准的要求1. 元数据结构1.1 元数据应包含以下基本信息：- 数据元的标识符：用于唯一标识数据元。
- 数据元的名称：清晰、简洁、具有描述性。
- 数据元的定义：对数据元的含义和作用进行准确描述。
- 数据元的数据类型：描述数据元的数据类型，如文本、数字、日期等。
- 数据元的长度和精度：描述数据元的取值范围和有效位数。
- 数据元的取值范围：描述数据元的合法取值范围。
- 数据元的关系：描述数据元与其他数据元之间的关系。
1.2 元数据应按照层次结构进行组织，以便于查找和管理。
1.3 元数据应具有扩展性，以适应未来的需求变化。
2. 元数据格式2.1 元数据应采用统一的格式进行存储和交换，常见的格式包括XML、JSON 等。
2.2 元数据格式应具有可读性和可解析性，方便用户理解和使用。
3. 元数据命名规则3.1 元数据的命名应具有描述性和唯一性，避免使用模糊和重复的命名。
3.2 元数据的命名应符合命名规范，包括大小写、特殊字符和长度等要求。
4. 元数据管理4.1 元数据应进行版本管理，确保元数据的变更可追溯和可控。
4.2 元数据应进行权限管理，确保只有授权用户可以访问和修改元数据。
元数据规范
元数据规范元数据规范是指为了有效管理和使用数据而对数据元素进行规定和描述的标准化要求。
元数据是指描述数据的数据，它可以帮助人们更好地理解和使用数据，从而提升数据的价值和可信度。
以下是一个1000字的元数据规范范例：一、元数据定义和目的元数据是指描述数据的数据，主要目的是为了更好地理解、管理和使用数据。
元数据规范是为了达到以下目的：1. 提供统一的数据描述标准，使数据能够被所有相关方理解和使用。
2. 提供数据质量和一致性的保证，通过元数据规范可以规定数据的格式、范围、取值等要求，从而减少数据错误和不一致性。
3. 支持数据的集成和共享，通过元数据规范可以描述数据的来源、结构、关系等信息，方便不同系统之间的数据交换和集成。
4. 支持数据的安全和隐私保护，通过元数据规范可以明确数据的敏感程度、访问权限等要求，从而有效保护数据的安全和隐私。
二、元数据分类和结构1. 元数据分类根据数据元素的性质和用途，可以将元数据分为以下几类：- 结构元数据：描述数据的结构和组织方式，包括数据的表名、字段名、数据类型、关系等信息。
- 业务元数据：描述数据的业务含义和用途，包括数据的业务规则、业务流程、业务规范等信息。
- 技术元数据：描述数据的技术特性和处理方式，包括数据的存储方式、索引方式、备份策略等信息。
- 安全元数据：描述数据的安全需求和保护措施，包括数据的敏感程度、访问权限、数据加密等信息。
2. 元数据结构元数据的结构可以采用标准的数据模型，如关系模型、XML模型等。
元数据结构应包括以下要素：- 元素名称：描述数据元素的名称，应具有可读性和唯一性。
- 元素类型：描述数据元素的类型，如字符型、数值型等。
- 元素长度：描述数据元素的长度限制，如字符的最大长度、数值的精度等。
- 元素取值范围：描述数据元素的取值范围，如字符的取值范围、数值的取值范围等。
- 元素关系：描述数据元素与其他元素的关系，如主键/外键关系等。
三、元数据规范的具体要求元数据规范应具有以下具体要求：1. 标准化命名规则：元数据的名称应采用统一的命名规则，以确保名称的唯一性和可读性。
档案目录通用数据元规范
档案目录通用数据元规范（征求意见稿）1 范围本标准规范了档案目录管理业务中对于最核心和通用部分的数据最小单元及其描述；明确了档案目录管理业务中各个业务模块需要的最核心和通用部分的最小数据单元。
本标准适用于档案管理信息系统的建设与维护，以及档案目录中最核心和通用部分的数据交换。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本部分的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB/T 19488.1-2004 电子政务数据元第1部分：设计和管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）国家行政机关公文处理办法（国发[2000]23号）中国共产党机关公文处理条例（中办发[1996]14号）编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）中国档案分类法（中国档案出版社）中国档案主题词表（中国档案出版社）General International Standard Archival Description (ICA ISAD(G) 2000 Second Edition) 国际标准――档案著录规则（总则(2000)第二版）13 定义下列术语和定义适用本规范。
3.1数据元data element用一组属性描述定义、标识、表示和允许值的数据单元。
[GB/T 19488.1-2004，定义3.2]3.2文件级目录数据元 descriptive element at the item level是指以文件为描述对象的目录数据元。
电子文件元数据标准
电子文件元数据标准（征求意见稿）1.范围本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。
本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。
本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。
根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。
2.编制目的2.1 对文件及相关实体进行标准化描述；2.2 实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；2.3 为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；2.4 为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。
3.规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2659-2000 世界各国和地区名称代码GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区划代码GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 9704-1999 国家行政机关代码编制规则GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 4880-1991 语种名称代码GB/T 4880.2-2000 语种名称代码第2部分:3字母代码GB/T 4881-1985 中国语种代码GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 19667 基于XML电子公文格式规范DA/T12-1994 全宗卷规范DA/T13-1994 档号编制规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知ISO15489 信息与文件—文件管理ISO23081-1 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则ISO23081-2 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题ISO14721 空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型ISO11179 信息技术--元数据元素的规范与标准化ISAD（G）档案著录规则（总则）W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)4.术语与定义下列术语和定义适用于本标准。
业务档案元数据标准
业务档案元数据标准一、概述本标准规定了业务档案元数据的标准，包括档案标识符、档案创建日期、档案创建人、档案修改日期、档案修改人、档案类型、档案标题、档案描述、档案来源、档案密级、档案状态和档案关联信息等方面。
本标准适用于业务档案的管理、查询、检索和利用。
二、档案标识符档案标识符是业务档案的唯一标识，用于区分不同的档案。
每个档案应具有唯一的标识符。
三、档案创建日期档案创建日期是指业务档案创建的日期。
该元数据用于记录档案的创建时间，以便后续管理和查询。
四、档案创建人档案创建人是指创建业务档案的人员或部门。
该元数据用于记录档案的创建者，以便后续管理和查询。
五、档案修改日期档案修改日期是指业务档案最后一次修改的日期。
该元数据用于记录档案最后一次修改的时间，以便后续管理和查询。
六、档案修改人档案修改人是指最后一次修改业务档案的人员或部门。
该元数据用于记录最后一次修改者，以便后续管理和查询。
七、档案类型档案类型是指业务档案的类型，如合同、协议、报告、通知等。
该元数据用于记录档案的类型，以便后续管理和查询。
八、档案标题档案标题是指业务档案的标题，用于概括档案的主要内容。
每个档案应具有唯一的标题。
九、档案描述档案描述是对业务档案的详细描述，包括档案的内容、目的、背景等信息。
该元数据用于提供更多的关于档案的信息，以便后续管理和查询。
十、档案来源档案来源是指业务档案的来源渠道，如内部生成、外部获取等。
该元数据用于记录档案的来源，以便后续管理和查询。
十一、档案密级档案密级是指业务档案的保密等级，如公开、内部、机密等。
该元数据用于标识档案的保密等级，以便进行相应的保密管理。
十二、档案状态档案状态是指业务档案当前的状态，如待审核、已审核、待归档等。
该元数据用于记录档案的状态，以便进行相应的管理操作。
十三、档案关联信息档案关联信息是指与业务档案相关的其他信息，如相关文档、附件等。
该元数据用于记录与档案相关的其他信息，以便进行关联管理和查询。
中华人民共和国档案行业标准 文书类电子文件元数据方案
题名（ ２ ） Ｍ ２， 并列题名 （ ２ ） Ｍ ３， 说明题名文字（ ２ ） Ｍ ５ 按照 Ｄ ／１— ９９中 ９１ ．条规定著录 ＡＴ ８ １９ ．１ ．３
５ ． 说 明题名 文字 ．４ ５
编号 Ｍ２ ５
中文 名称 英 文 名称
３ ４
说 明题 名文 字 ｏ ｅ ｔ ｆ ｍ ｔ ｎ ｔ ｒｉｅｉ ｏ ａｉ ｈ ｔｌ ｎ ｒ ｏ
建议尽可能选用本元素并 由系统捕获。按照 Ｄ ／１— ９９中 ９ ． 条规 ＡＴ ８ １９ ．６ ７
定著录。 编码修饰体系中的“ 【 其他】 ” 指行业主题词表。 当使用编码修饰体 系 中同一主题词表标引和著录时， 本元素不可重复。 当使用一种以上的主
题词表标引和著录时 ， 每增加使用一种主题词表重复一次
ａ ） 在形成、 处理 、 管理电子文件的系统 中手工著录； ｂ 由管理电子文件 的系统从形成 、 ） 处理电子文件的系统中捕获 题 名 （ ２ ， 列题 名 （ ３ ， Ｍ２ ）并 Ｍ２ ）副题名 （ ４ Ｍ２ ） 按 照 Ｄ ／１— ９９中 ９１１ 条 规定 著 录 ＡＴ ８ １９ ．．３ ．
２ １ — ６ Ｏ 实 施 ０００一 １
（ 上期 ） 接
５５３ 副题名 ．． 编号 中文 名称 英文名 称 定义 Ｍ２ ４ 副题 名 ａ ｅｎ ｔ ｅｔｌ ｈ ｒａ ｖ ｔ ｉ ｉｅ 解 释或从 属于 题名 的另一 题名
目的 约束 性
可重 复性
利 于通过 题名 的解 释文字 或从 属信 息进一 步 了解 文 件 可选
小 口重 复 Ｊ
元素类型 数据 类型 编码修饰体系 值域 缺 省值
子元 素
简单型 字符 型
信 息来 源
ａ在形 成 、 ） 处理 、 管理 电子文 件 的系统 中手工 著 录 ； ｂ 由管 理 电子文件 的系统从形 成 、 ） 处理 电子 文件 的系统 中捕 获
电子的文件元数据要求规范
电子的文件元数据要求规范电子文件的元数据是指记录文件有关信息的数据，通常包括文件的属性、特征和描述信息等。
规范的电子文件元数据管理对于实现文件的有效组织、检索和利用至关重要。
以下是电子文件元数据要求规范的讨论：1.元数据的一致性：元数据的命名、格式和内容应符合同一标准，以确保各个系统和平台之间的互操作性。
这意味着元数据的定义和使用应遵循行业内通用的规范，并且不同组织和部门之间需要达成一致。
3. 元数据的可扩展性：在规范电子文件的元数据时，应考虑到未来可能需要添加的新属性。
这就要求元数据模型能够灵活地扩展，以便支持新的需求和新的技术标准。
其中，命名空间（namespace）的设计是关键，可以通过命名空间为不同类型的元数据属性进行分类和扩展。
4.元数据的唯一性：为了避免冗余和混淆，元数据应该具有唯一性。
这意味着存储、管理和索引元数据时，需要确保唯一性，以避免数据不一致和重复。
6.元数据的可维护性：为了保证电子文件的元数据始终有效和准确，需要建立相应的维护机制。
这包括定期更新元数据、清理无用元数据、修复错误或失效的元数据等。
此外，还需要制定元数据的管理策略和规程，确保元数据的完整性和一致性。
7.元数据的安全性：电子文件的元数据可能会包含敏感的信息，如文件的权限、所有者等。
因此，在规范电子文件的元数据时，需要确保元数据的安全性，遵守隐私和数据保护的规定。
总结起来，规范电子文件的元数据要求意味着确保一致性、完整性、可扩展性、唯一性、可性、可维护性和安全性。
这些规范可以为组织提供更高效和可持续的电子文件管理和利用方式。
电子档案和档案元数据(机读目录)结构、数字化副本存储结构要求、XML报文格式、移交接收登记表
附录A(规范性)元数据（机读目录）结构A.2 文书卷内文件元数据字段说明A.4照片案卷元数据字段说明注：没装册单张照片视为1册编号。
A.5 照片卷内文件元数据字段说明A.7 录音文件元数据字段说明A.8 录像文件元数据字段说明注：上述表格中必填项需符合DA/T 18 档案著录规则要求，机读目录字段设置要求同元数据。
附录B（规范性）电子档案和档案数字化副本存储结构要求电子档案和档案数字化副本的存储应使用带有层级的结构，以件为单位存储，且层级文件夹名应与档号一一对应，并符合以下要求：按案卷整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”。
全宗号为4位，目录号为3位，案卷号为4位，顺序号为3位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。
文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为4位。
位数不足前面以“0”补齐。
详见图1。
图1 以案卷整理的档案存储结构示意图按文件整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号”。
全宗号为4位；档案门类代码为2位，年度为4位，中间以“·”分隔；保管期限代码为“Y、D30、D10、CQ、DQ”之一；机构（问题）代码为3位；件号为4位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。
文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为4位。
位数不足前面以“0”补齐。
详见图二。
图2 以文件整理的档案存储结构示意图保管期限代码中：“Y”代表“永久”，“D30”代表“定期30年”，“D10”代表“定期10年”，“CQ”代表“长期”，“DQ”代表“短期”。
附录C（规范性）XML报文格式C.1 以案卷为单位的XML报文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名称/档案门类名称"><object type="案卷" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="目录号" value="XXX"/><property name="案卷号" value="XXX" /><property name="题名" value="XXX"/>……<object type="文件" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="全宗名称" value="XXX"/><property name="类别号" value="XXX"/><property name="件号" value="XXX"/><property name="保管期限" value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文号" value="XXX"/>……<object type="电子文件" validate="false" ><property value="电子文件路径" type="file"/><property name="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息" value="XXX"/><property name="计算机文件名" value="XXX" /><property name="计算机文件大小" value="XXX"/>……</object>……<object type="业务过程" validate=" false " ><property name="业务状态" value="XXX"/><property name="业务人员" value="XXX"/><property name="业务行为" value="XXX" /><property name="行为时间" value="XXX"/><property name="行为依据" value="XXX"/><property name="行为描述" value="XXX"/>……</object>……</object></object></archive>C.2 以文件为单位的XML报文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名称/档案门类名称"><object type="文件" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="全宗名称" value="XXX"/><property name="档案门类代码" value="XXX"/><property name="件号" value="XXX"/><property name="保管期限" value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文号" value="XXX"/>……<object type="电子文件" validate="true" ><property value="电子文件路径" type="file"/><property name="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息" value="XXX"/><property name="计算机文件名" value="XXX" /><property name="计算机文件大小" value="XXX"/>……</object>……<object type="业务过程" validate=" false " ><property name="业务状态" value="XXX"/><property name="业务人员" value="XXX"/><property name="业务行为" value="XXX" /><property name="行为时间" value="XXX"/><property name="行为依据" value="XXX"/><property name="行为描述" value="XXX"/>……</object>……</object></archive>说明：1.XML报文具体构成信息项参见附录A。
档案元数据标准
档案元数据标准档案元数据标准是指对于档案信息的一种组织和描述方式，通过元数据标准，可以实现对档案的有效管理、检索和利用。
档案元数据是指描述档案的信息，包括但不限于档案的标题、作者、日期、关键词、摘要等。
制定档案元数据标准的目的在于提高档案管理的效率，保障档案信息的准确性和完整性，方便用户进行检索和利用。
档案元数据标准主要包括以下几个方面的内容：标准制定背景：指明档案元数据标准的制定目的、范围和适用领域，解释为何需要统一的元数据标准以及标准的实施对档案管理的重要性。
档案元数据的定义：明确定义档案元数据的范围，包括哪些信息属于档案元数据的范畴。
这有助于消除不同机构或个人对档案元数据理解的差异，确保标准的一致性。
元数据元素及其定义：列举并详细定义档案元数据标准中包含的各个元素，如档案的标题、作者、日期、关键词、摘要等。
每个元素的定义应该清晰明了，确保不同用户能够准确理解和应用。
元数据的格式和规范：规定档案元数据的表示格式，包括数据的存储方式、编码规范等，以确保不同系统间能够正确解析和共享元数据信息。
元数据的管理和维护：包括档案元数据的创建、更新、删除等管理方面的规范，以及对元数据的质量控制和维护策略，确保档案元数据的及时性和准确性。
档案元数据的应用：阐述档案元数据标准的应用场景和目的，包括但不限于档案的检索、共享、数字化处理等，以指导用户在实际档案管理中如何正确使用元数据标准。
元数据标准的更新和版本控制：档案元数据标准可能会随着技术的发展和档案管理的需要而不断更新，因此需要规定标准的更新机制和版本控制策略，确保标准始终符合实际需求。
培训和推广：制定档案元数据标准的同时，还需要考虑培训和推广工作，以便用户能够正确理解和应用标准，促进标准在档案管理中的广泛应用。
档案元数据标准的制定是一个系统工程，需要综合考虑档案管理的实际需求、技术水平和用户习惯等多个因素。
通过合理的档案元数据标准，可以提高档案管理的效率和质量，推动档案工作向着数字化、智能化的方向发展。
DB12_T692-2016天津市文书类电子文件元数据规范
天津
DB12
市地方
标准
DB12/T 692—2016
天津市文书类电子文件元数据规范
Metadata specification for administrative electronic records of Tianjin
2016 - 12 - 30 发布
2017- 02 - 01 实施
文件实体
M 14
内容描述
编号 M2 M3 M4
M7 M8 M9 M 10 M 11 M 12 M 13 M 15 M 16 M 17 M 18 M 19 M 20 M 21 M 22 M 23 M 24 M 25 M 26 M 27 M 28 M 29 M 30 M 31 M 32 M 33
元素 档案馆名称 档案馆代码
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其 最 新 版 本 （包括所有的修改单）适用于本文件。
GB 2 3 1 2 信息交换用汉字编码字符集 GB 1 8 0 3 0 信息技术中文编码字符集 GB/T 1 8 8 9 4 - 2 0 0 2 电子文档归档与管理规范 DA/T 1-2000档案工作基本术语
I
DB12/T 692— 2016
引言
为适应天津市电子文件管理的要求，结合天津市实际制定本规范。2009年国家档案局印发DA/T 46-2 0 0 9 《文书类电子文件元数据方案》，此方案规定了以文件、案卷及实体档案为主要对象的文件形 成 、交换、归档、保管等过程的元数据的设计、捕获、著录的一般要求，天津市落实贯彻国家立卷制度 改革的要求，市级机关单位全部改为以件为单位进行归档文件整理，电子文件归档与实体档案分别管理， 因此，国家档案局制定的标准对指导天津市档案管理工作存在差异，与实际工作出入较大，不能满足电 子文件和档案管理工作需求，需要制定符合天津市实际的元数据方案。本 规 范 与 《天津市文书类电子文 件数据存储结构规范》中对元数据的规定相辅相成，互为补充，并将具有共性的元数据内容在移交说明 中进行统一描述。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
∙元数据管理具体要求
文件管理
分类是根据“所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和整理”（ISO 15489-1）。
分类表（或分类体系、分类方案）是EDRMS的最为重要的业务工具之一，分类表通常基于对机构业务活动的分析。
分类体系可以用于支持各种文件管理过程，EDRMS应当能对文件分类表进行维护。
分类表的建立对于规范文件档案管理活动是必不可少的，可以建立文件之间的逻辑联系，定义多种逻辑层次，并能以“类”为单位对文件进行集合管理，包括提供安全许可和处置等。
就一个具体的业务机构而言，文件分类表是在其业务分类方案的基础上产生的，对于综合性档案机构而言，则需要在更为广泛的范围内抽象文件类目，注意在分类表建设上做好衔接和连通工作。
档案案卷管理要求。