档案分类及编号方案(新)讲解

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目录

1 目的

2依据与适用范围

3文书、科技类档案的分类和档号编制

3.1 类目设置

3.2 档号编制及标记符号

4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制

5 资料的种类和档号编制

6 附表

档案分类及编号方案

1目的

为了规范公司对各类档案进行分类、编号、标识，便于检索利用。

2依据与适用范围

2.1 参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合公司实际特制定本方案。

2.2 本方案规定了建设公司各种档案的分类及编号方法。

2.3 本方案适用于公司档案实体的分类、编号。

3 文书、科技类档案的分类和档号编制

3.1 类目设置

3.1.1 一级类目设置

根据工业企业档案分类设置的十个一级类目建设公司档案选用其中八个即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、建筑产品类、科学技术研究类、自身基本建设类、会计档案类，其类号分别为1、2、3、4、5、6、7、8。

3.1.2 二级类目

3.1.2.1 党群工作共设六个二级类目：即党务、组织、宣传、纪检监察、工会、共青团。

3.1.2.2 行政工作共设九个二级类目：即行政事务、法律事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、外事工作。

3.1.2.3 经营管理类共设六个二级类目：即经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、设备管理、

3.1.2.4 生产技术管理类共设七个二级类目：即科技管理、质量管理、安全管理、环境保护、计量管理、标准化管理、信息管理。

3.1.2.5 建筑产品、科学技术研究、自身基本建设类的档案按区域、、课题、项目设置二级类目。

3.2 档号编制及标记符号

3.2.1 标记符号

3.2.1.1 本方案采用英文字母、阿拉伯数字编制。

3.2.1.2档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

3.2.1.3 1—4类文书档案(党群、行政、经营、生产技术)档号结构为：

档号＝目录号+年度+类别号+盒号+起止件号

例：

7——2002——1（2、3、4）——X·XX—— X-XX

起止件号

盒号

类别号（一级类目）

1—党群、2—行政管理、3—经营

管理、4—生产技术管理

年度

目录号（文书档案第7本）

3.2.1.4 5—7类科技档案(建筑产品、科学技术研究、自身基本建设)档号结构为：档号＝类别号+项目代号(工程项目、科研课题) +案卷号

例： 5—×××.××—×××

案卷号(流水号)

项目代号(工程项目)

一级类目（5-建筑产品、6-科学技术

研究、7自身基本建设）

4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制

4.1 声像档案分照片、录音、录像三种类型，分别用Sz、Sy、Sx表示

4.1.1 照片档案按年度结合类别分类，整理中按综合、业务项目顺序排列。

Sz—××

案卷号(流水号)

类型号

4.1.2 录音带、录像带分别按形成时间的先后顺序排列。

Sy(Sx)—××

案卷号(流水号)

类型号

4.2 实物档案由荣誉性实物和印章类实物组成

4.2.1 荣誉性实物分奖状、奖杯(牌)、证书三种形式。

4.2.1.1奖状(A—省、部、市优质工程奖；B—科技进步奖；C—企业荣誉)

A（B、C）—××

案卷号(流水号)

类型号

4.2.1.2 奖杯(牌)（奖杯—D；牌、匾—E）

D（E）—××

案卷号(流水号)

类型号

4.2.1.3 企业资质证书、营业执照类

F—××

案卷号(流水号)

类型号

4.2.2 印章类实物按机构排列，用字母G表示

G—××

案卷号

类型号

4.3 电子档案分磁盘、光盘两种，结合纸制文件标注互见。分别用Dc、Dg 表示。

4.3.1 磁盘

Dc—××

案卷号

类型号

4.3.2 光盘

Dg—××

案卷号

类型号

5 资料的种类和档号编制

5.1 将资料分为图书和具有参考价值资料两大类

5.1.1 图书资料指专业图书，如规范、手册、标准、图集等。其档号编制按档号分类流水编制。

5.1.2 具有参考价值资料按时间顺序排列编制档号，用字母“Z”表示。

6 附表

6.1 公司档案分类模块图。

6.2 公司档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一制度表”）。

6.3 建设工程文件归档范围和保管期限表。

特殊载体档案

全 宗 档 案

文书档案

科技档案

会计档案

资

料

声像档案

实物档案

电子档案

党群工作类

行政管理类

经营管理类

生产技术管理类

建筑产品类 科学技术研究类 自身基本建设类 会计凭证类

会计账簿类 财务报告类 其 它 荣誉类

印章类

照片类

录像类

录音类

磁盘类

光盘类

图书类

具有参考价值的自编资料

公 司 档 案 分 类 模 块 图