工程项目档案管理中存在问题措施

浅析工程项目档案管理中存在的问题及措施摘要:本文就工程项目档案管理工作中存在的问题进行了分析,找出了存在问题的原因,提出了解决问题的措施。

关键词:建设工程；档案管理

1 现状分析

对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监

理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为windows98、word 、excel 等电子文件。但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢

失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。在施工监理单位也存在类似的问题。为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团国家级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。

就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问

题。针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。

2存在问题的主要原因

2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄

有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。

2. 2对档案工作缺乏正确的认识

有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量,使用中不维护它的安全,办理完毕后又不注意收集和积累,而单凭档案部门事后去找、去要、去收集,那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。

2. 3工程项目竣工档案归档制度不健全

例如,有的工程在制定项目计划时未将竣工档案资料归档工作

列进去,有的工程项目验收时不吸收档案部门参加,有的施工单位

在竣工验收时不向工程管理部门提交竣工档案,没有将竣工档案的形成、归档纳入工程管理业务范围。由于归档制度不健全,曾出现工程实体完工,施工单位走人,工程管理班子解散,交工资料成堆,

造成档案人员有啥清理啥的局面。

2. 4对档案管理制度执行不力

有些规章制度必须在各业务部门的大力支持和密切配合下才能得到真正的贯彻执行。例如,公司制定了关于工程交工资料不完整、不准确,工程项目就不能验收,工程项目竣工资料不归档,财务部门不能结算等规定。但在实际工作中,有些单位认为档案工作是档案部门的事,与本单位无关,无视档案工作的规章制度,有法不依,有

章不循,该把关的不把关或是把关不严,使部分规章制度形同虚设。

2. 5没有形成一个良性的归档渠道

如有的建设项目主管部门、施工单位与档案部门配合不紧密,管理上出现脱节现象,有些甚至出现相互推诿,在档案资料归档过程

中只是处于施工单位交什么,工程部门收什么,工程管理部门交什么,档案部门就收什么,在档案资料的接收上留下漏洞。

2. 6档案人员业务水平参差不齐

竣工档案资料应该是由专人跟踪负责的一项工作，可是由于很多单位对于档案资料收齐的重要性不理解甚至于有时觉得是可有

可无所以在档案资料员的配备上出现了很大的流动性和不专业性。

其实按照正规的要求，应该是每个建设方、施工方都应该配有一至三名经过专业档案资料管理培训后考试合格取得档案员上岗证的

工作人员。可是，就现在而言这一点几乎是没有几个单位能够做到的，这样就造成了很多重要档案资料应档案人员的不专业管理而流失，而这些宝贵资料的流失是随时有可能给我们将来的生活、建设，甚至于财产生命造成不可挽回的损失。

3解决问题的主要措施

以上问题是在工程项目档案管理方面存在的突出问题。如何才能保证工程项目竣工档案资料及时、准确地归档,笔者认为应努力做好以下几方面的工作:

3. 1重视并提高档案管理意识

各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业

部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品

鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。

3. 2成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组

工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时

地归档,就应当有一个协调的机制。笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。

3. 3进一步健全档案管理制度

首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。

3. 4加强跟踪指导

跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服

务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它