公务卡管理实施细则(试行)

由中国总会计师协会专家项目组成员—周国海教授撰写并主讲《公务卡管理实施细则（试行）》

为方便学校公务支出用款，提高公务支出透明度，减少现金支付结算，进一步提升学校财务管理水平，根据市财政局《市本级预算单位公务卡改革实施方案》（财库【2012】8号）、《市本级预算单位公务卡管理暂行办法》(财库【2012】17号)文件偶的有关规定，结合学校财务管理和资金结算方式的实际情况，制定本细则。

一、公务卡的开立

公务卡是预算单位工作人员持有，主要用于公务支出和财务报销的贷记卡。学校办理的范围为学校编内教职工。公务卡实行“一人一卡”实名制，依照以下程序办理。

1、根据组织人事处提供的在册工作人员名单，以部门为单位，填写公务卡申请表，并提供身份证复印件。

2、财务处负责与发卡行签订公务卡项目合作协议，并根据各部门提供的资料编制公务卡申办人员汇总表，加盖学校公章后上交发卡行。

3、公务卡申办成功后，由发卡行将持卡人的姓名和卡号等信息统一录入到发卡行的系统中。

4、工作人员新增、调动或者退休，组织人事处及时通知财务处，财务处要为新增、调动或者退休人员办理公务卡使用或停止使用等手续，并通知发卡行及时维护公务卡管理系统。持卡人

因调离、退休等原因离开学校，要按要求及时还清债务，结清余额。

5、学校在财政部门确定的公务卡发卡银行（以下简称发卡行）范围内，选择市商业银行作为我校公务卡发卡行。

6、公务卡现阶段仅用于办理人民币支出结算业务。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡，具有一定的透支额度和56天的透支免息期。

7、公务卡使用银联标志的贷记卡，仅用于办理人民币支出结算业务。

二、公务卡的使用和日常管理

1、原使用现金结算方式支付的商品服务支出，包括出差期间的公务消费（含机票、火车票、汽车票、轮船票等）及市内5 000元以下办公用品购置费、招待费、培训费、会务费、邮电费等零星物品采购支出等，原则上统一使用公务卡结算。持卡人应尽量在具备刷卡结算条件的单位购买商品和服务，原使用转账方式结算的仍可继续使用转账结算。

2、公务卡仅限本人使用，信用额度为1-5万元，具体额度一般职工限额1万元，科级限额2万元，处级限额3万余，校领导5万元。

3、因出差和购买商品、劳务、接待等公务消费，持卡人应在消费前凭相关领导签批的文件和采购、公务接待等申请材料，填写《学校公务卡使用审批、报销单》按照我校既定财务经费审

批权限办理审批手续，在规定的开支用途、审批额度内刷卡支付。未经审批的消费，属个人行为，不予报销。

4、持卡人在执行公务中不允许通过公务卡提取现金。确有特殊需要，应先经财务处批准，未经批准的提现业务，提现手续费等费用由持卡人承担。

5、公务卡由个人自行妥善保管，只限本人使用。由本人设置密码，公务卡遗失时持卡人应及时向银行挂失和补卡，并通过财务处及时通知发卡行维护相关信息。

6、公务卡也可以用于个人消费结算，但由此产生的债权债务均由个人承担，透支本息和相关费用由发卡银行向持卡人收取。

7、公务卡消费凭条（POS机小票）是办理报销的重要依据，持卡人应妥善保管，不得丢失。确发生遗失的，持卡人应根据短信提示、消费账单等向财务处提供该笔交易的卡号、消费日期、金额等信息；如仍无法提供上述信息时，将由财务处及时向财政部门提供持卡人卡号等信息，通过财政部门在服务器上查询出该笔交易的消费日期和金额，财务处据此按正常程序报销。

三、公务卡结算和报销程序

使用公务卡结算，不改变学校现行财务管理制度和报销程序。对于不符合规定的消费和超出报销标准的部分，由持卡人自行承担。

1、持卡人在公务卡消费报销业务时，应提供原始发票、本人签字的POS单复印件等报销凭证，财务处根据持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息，通过公务卡系统核对公务消费的真实性，由工作人员填写《学校公务卡使用审批、报销单》，持卡人按照学校的经费审批权限办理报销审批手续，经审核确认后的金额还款到报销人的公务卡上，不再向持卡人出具资金支付凭证。持卡人应根据银行短信提示核实资金到账情况。如有异常，应及时告知财务处，以便及时处理。

2、持卡人使用公务卡消费的各项支出，必须在刷卡之日起10内（含节假日）或出差返回3日内，到财务处办理报销手续，因个人不及时报账或违反相关规定造成罚息、滞纳金等相关费用，由持卡人承担；对符合报账条件，因单位报账不及时造成罚息、滞纳金等相关费用以及由此带来的对个人资信影响等责任，由单位承担。

3、公务卡具有25——56天的透支免息期和固定还款日期。确因特殊原因无法在10日内办理报销业务的，必须在透支免息期到期5日前委托所在部门人员向财务处提供持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息办理相关借款手续，由财务处于免息还款期之前现将资金划入其公务卡。持卡人返回单位3日内必须补办报销手续。透支免息期和固定还款日期的具体要求，发卡银行有相关规定。财务处应在《学校公务卡使用审批、报销单》中予以备注。

4、对经审核同意报销的公务消费信息，在持卡人的免息还款到期之前，财务处通过公务卡系统编制“还款明细表”、签发银行支付凭证，并以电子文档形式提交发卡行，通知发卡行向指定的公务卡还款。

5、发卡行根据财务处签发的支付指令和公务卡支持系统直接打印的“还款明细表”等信息，于收到支付指令的当日将资金分解到公务卡账户。因特殊原因导致发卡行当日无法将资金划转到公务卡账户的，发卡行应于第二个工作日上午与财务处沟通核实并重新划转。3个工作日内无法完成划转的，需及时通知财务处，并按财政授权支付退款程序向我校财务处零余额账户退款。

6、划转信息通过手机短信告知收款持卡人。

7、为避免因还款不及时影响个人资信，持卡人可在自愿的前提下指定个人担保还款账户，个人可在公务卡申请表上与发卡行约定。如超过还款期仍未还款的，将由发卡行从持卡人的个人担保还款账户中扣缴。

8、因退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应的款项退回给财务处。

四、其他事项

1、公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条（pos机小票）和相应发票、入库单等原始凭证，以备报销使用。如果收款单位不能刷pos机，必须由收款单位提供不能刷pos机的证明