商务信函用语Business letter terms
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(5)开头语The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方 来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是 答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要 的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节， 要求简单明了。 (6)正文 The body of the letter 正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从 称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸 的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐， 右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
（11）确认 to confirm; confirming; confirmation;
in confirmation of(为确认……，为证实……); a letter of confirmation(确认函或确认书)
（12）高兴，愉快，欣慰 to have the pleasure to do; to have the pleasure of doing; to have
your telephonic communication; your telephone call; your ring.
（8）通知 (noun)
advice; notice; information; notification; communication; a report; news; intelligence; message.
esteemed letter; your very friendly note; your friendly advice.
（2）本信，本函 our (my) letter; our (my) respects; ours (mine); this letter; these lines; the present.
（10）收讫，收到 (noun) receipt(收到); a receipt(收据); a receiver(领取人，取款人);
a recipient(收款人)
(verb)
to receive; to be in receipt of; to be to (at) hand; to come to
July; your favour of even date(ae); your letter of yesterday;
your favour of yesterday's date; your letter dated yesterday.
（6）贵方来电、电传及传真 your telegram; your wire;
hand; to be in possession of; to be favoured with; to get; to have; to have before (a person); to make out a receipt(开出收
据); to acknowledge receipt(告知收讫).
your cablegram(从国外); your coded wire(密码电报); your code message; your cipher telegram; your wireless
telegram; your telex; your fax.
（7）贵方电话 your telephone message; your phone message;
Business Letter Terms
Florence Feb 21, 2013
商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用 以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、 增进了解的重要工具。
Purpose: negotiate, transfer information, exchange ideas, keep in touch with others, enhance mutual understanding, etc.
(特此回信) reply to; answering to; in answer to; in reply to; in response to.
(等候回信)
to await an answer; to wait for an answer.
(收到回信) to get an answer; to favour one with an answer; to get a letter answered.
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成： (1)信头 The heading 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、 电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头 的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传 统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 (2)编号和日期 The reference number and the date 方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号） 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方 位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了 避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母 要大写，也可用缩写。比如May 1, 1998(美式写法)；1, May, 1998(英 式写法)。 (3)信内地址 The inside address 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低 于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司 名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之 间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地址的书写格式 与信封相同。
商务信件 或 公函 (Business Letter or Official Correspondence) 私人信件(Private Letter)
Letters
英文商务信函写作格式
英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠
右下的位置。 齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
（5）贵函发出日期 your letter of (the) 5th may; your favour dated (the) 5th June; yours of the 3rd July; yours under date (of) the 5th July; your letter bearing date 5th
(verb)
to communicate (a fact) to; to report (a fact) to...on; to apprise (a person) of; to let (a person) know; to acquaint (a person) with; to
intimate (a fact) to; to send word; to send a message; to mail a
(7)结尾语The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人 的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等， 另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一 段写结尾语。 (8)结尾敬语 The complimentary close 英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上” 的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly， Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常 用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的 是，结尾的谦称后必须加逗号。
(10) 附件 Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。 例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 insurance policy
(11)其它 商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情 况： ①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内 姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并 加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横 线表示。 ②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的 主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文 的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注 意。 ③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信 下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于 署名下两行的左下方。 ④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在 发信人及打字员姓名的字母下行加注。 ⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文 主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附 言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。
notice; to write (a person) information; to give notice（预告）; to break a news to(通知坏消息); to announce(宣布).
（9）回信 (noun) an answer; a reply; a response.
(verb) to answer; to reply; to give a reply; to give one's answer; to make an answer; to send an answer; to write in reply; to answer one's letter.
英语商业信函常用语
（1）贵函 your letter; your favour; your esteemed letter; your esteemed favour; your valued letter; your valued
favour; your note; your communication; your greatly
(4)称谓 The salutation 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常 用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies； 无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)， Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教 授)等等。
(9) 署名 The signature 署名由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名 用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话， 说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认， 在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有： Chairman of the Board of directors(董事长)，President或 Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Manager(经理)， Section chief(科长)等。 需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称 下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人 个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
pleasure to do; to have pleasure in (of) doing; to
（3）前函 the last letter; the last mail; the last post; the last communication; the last respects(自己的信); the last
Fra Baidu bibliotekfavour(来信).
（4）次函 the next letter; the next mail; the next communication; the letter following; the following.
（11）确认 to confirm; confirming; confirmation;
in confirmation of(为确认……，为证实……); a letter of confirmation(确认函或确认书)
（12）高兴，愉快，欣慰 to have the pleasure to do; to have the pleasure of doing; to have
your telephonic communication; your telephone call; your ring.
（8）通知 (noun)
advice; notice; information; notification; communication; a report; news; intelligence; message.
esteemed letter; your very friendly note; your friendly advice.
（2）本信，本函 our (my) letter; our (my) respects; ours (mine); this letter; these lines; the present.
（10）收讫，收到 (noun) receipt(收到); a receipt(收据); a receiver(领取人，取款人);
a recipient(收款人)
(verb)
to receive; to be in receipt of; to be to (at) hand; to come to
July; your favour of even date(ae); your letter of yesterday;
your favour of yesterday's date; your letter dated yesterday.
（6）贵方来电、电传及传真 your telegram; your wire;
hand; to be in possession of; to be favoured with; to get; to have; to have before (a person); to make out a receipt(开出收
据); to acknowledge receipt(告知收讫).
your cablegram(从国外); your coded wire(密码电报); your code message; your cipher telegram; your wireless
telegram; your telex; your fax.
（7）贵方电话 your telephone message; your phone message;
Business Letter Terms
Florence Feb 21, 2013
商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用 以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、 增进了解的重要工具。
Purpose: negotiate, transfer information, exchange ideas, keep in touch with others, enhance mutual understanding, etc.
(特此回信) reply to; answering to; in answer to; in reply to; in response to.
(等候回信)
to await an answer; to wait for an answer.
(收到回信) to get an answer; to favour one with an answer; to get a letter answered.
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成： (1)信头 The heading 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、 电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头 的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传 统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 (2)编号和日期 The reference number and the date 方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号） 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方 位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了 避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母 要大写，也可用缩写。比如May 1, 1998(美式写法)；1, May, 1998(英 式写法)。 (3)信内地址 The inside address 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低 于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司 名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之 间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地址的书写格式 与信封相同。
商务信件 或 公函 (Business Letter or Official Correspondence) 私人信件(Private Letter)
Letters
英文商务信函写作格式
英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠
右下的位置。 齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
（5）贵函发出日期 your letter of (the) 5th may; your favour dated (the) 5th June; yours of the 3rd July; yours under date (of) the 5th July; your letter bearing date 5th
(verb)
to communicate (a fact) to; to report (a fact) to...on; to apprise (a person) of; to let (a person) know; to acquaint (a person) with; to
intimate (a fact) to; to send word; to send a message; to mail a
(7)结尾语The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人 的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等， 另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一 段写结尾语。 (8)结尾敬语 The complimentary close 英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上” 的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly， Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常 用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的 是，结尾的谦称后必须加逗号。
(10) 附件 Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。 例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 insurance policy
(11)其它 商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情 况： ①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内 姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并 加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横 线表示。 ②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的 主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文 的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注 意。 ③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信 下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于 署名下两行的左下方。 ④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在 发信人及打字员姓名的字母下行加注。 ⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文 主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附 言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。
notice; to write (a person) information; to give notice（预告）; to break a news to(通知坏消息); to announce(宣布).
（9）回信 (noun) an answer; a reply; a response.
(verb) to answer; to reply; to give a reply; to give one's answer; to make an answer; to send an answer; to write in reply; to answer one's letter.
英语商业信函常用语
（1）贵函 your letter; your favour; your esteemed letter; your esteemed favour; your valued letter; your valued
favour; your note; your communication; your greatly
(4)称谓 The salutation 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常 用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies； 无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)， Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教 授)等等。
(9) 署名 The signature 署名由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名 用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话， 说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认， 在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有： Chairman of the Board of directors(董事长)，President或 Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Manager(经理)， Section chief(科长)等。 需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称 下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人 个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
pleasure to do; to have pleasure in (of) doing; to
（3）前函 the last letter; the last mail; the last post; the last communication; the last respects(自己的信); the last
Fra Baidu bibliotekfavour(来信).
（4）次函 the next letter; the next mail; the next communication; the letter following; the following.