住宅物业档案资料建立管理规程

工作行为规范系列

住宅物业档案资料建立管

理规程

（标准、完整、实用、可修改）

・I.

编号：FS-QG-18678住宅物业档案资料建立管理规程

Regulati ons on the establishme nt and man ageme nt of archives of

reside ntial properties

说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可

循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

住宅物业档案资料的建立与管理

（一）资料的收集

我们将通过三个途径进行收集；一是在物业接管移交时，

尽可能的与原设计单位、施工单位联系，力争全面、准确地

收集到工程建设及工程技术等原始资料；二是在业主入住阶

段，对业主的基本情况进行登记造册收集；三是在日常管理

中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料，并将档案的收集形成制度。

（二）资料的整理和分类

在收集到原始资料后，统一由负责档案管理文员集中整

理。易9除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类

别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于查

找。

（三）资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保储存方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类

顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文

件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求

并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案

管理员专门保管

(四) 档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。

(五) 档案的销毁

根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

(六) 档案资料的分类管理

1、工程技术资料

⑴项目规划图纸、项目批文、用地批文

(8) 建筑许可证、投资许可证、开工许可证

(9) 拆迁安置资料

(10) 红线图、竣工总平面图

(11) 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

(12) 工程合同、工程预决算

(1) 竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图

(2) 房屋、消防、燃气竣工验收证明书

(3) 主要材料质量保证书，新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

(4) 浆、混凝土块试压报告

(5) 绿化工程竣工图

(6) 其他工程技术档案

2、业主居住档案

(1) 业主详细资料登记表

(2) 业主的维修档案

(3) 业主装修巡视记录

3、维修资料

(1) 维修申请记录、回访记录

(2) 维修派工单

(3) 设备、设施巡检记录

4、公共秩序维护资料

⑵日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

⑶ 搬入/出记录、突发事件处理记录

(4) 车辆进出记录、车辆详细资料

5、设备设施管理资料(包括消防)

(1) 设备设施使用计划

(2) 设备使用申请、使用情况记录

(3) 设备、设施维修保养计划

(4) 设备、设施维修保养记录

(5) 机电设备运行、巡查记录

(6) 设备分承包档案

(7) 设备、设施台帐及更新记录

6、绿化清洁资料

清洁班检记录、清洁周检记录

绿化工作记录、绿化周检记录

⑶消杀记录、绿化病虫害检查记录

(4) 水体巡检记录

(5) 水体养护记录

7、社区文化资料

文化活动计划及实施情况记录

文化活动图片及录像记录

传媒报导资料

文化活动场所、设施台帐及使用记录&员工管理资料

员工个人资料、聘用记录

员工考核及奖罚记录

员工培训计划、培训档案、考核记录员工晋升、薪金变动及内务管理记录9、反馈资料

服务质量回访记录

业主意见调查、统计记录

业主投诉及处理记录

10、行政文件资料

项目值班及检查记录

有关财务记录(由财务人员专职保管)

内部管理规章制度、通知、通报等文件

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