【精编推荐】工会财务软件用户必备手册

【精编推荐】工会财务软件用户必备手册第一部分软件安装9硬件环境要求9软件环境要求9安装前准备工作10安装步骤10第二部分软件使用说明10核算单位10概述10核算单位操作步骤11 账务管理系统14概述14初始设置15科目代码宽度设置15科目设置15初始科目余额17部门设置与核算方式18初始部门余额18初始科目余额平衡验证18初始化完成确认18日常账务19凭证录入19凭证修改、删除20凭证审核21凭证记账21月结22生成自动转账凭证22查询、连续打印22科目汇总表23凭证数量统计表23凭证分类统计表23科目设置23设置快速凭证23设置自动转账凭证24凭证打印设置24明细账25日记账25日报表25总分类账26科目余额表26部门核算（可选项）26部门明细账26部门汇总表27预算管理（可选项）27预算控制方式27部门预算设置27科目预算报告、部门预算报告27 系统管理27切换至其他年度28生成下一年度账薄（年结）28用户权限设置29修改密码29数据备份、恢复29操作日志29辅助设置29经费管理（可选项）30单位类型设置30单位性质设置30下级单位设置30下级单位应交经费设置30本级经费上解比例设置31经费收入统计台账31经费收解报告32切换账套、切换用户33操作指南33报表管理系统34概述34报表管理34报表类别名称设置36下级单位设置36报表传出36报表汇入37报表汇总37报表汇总统计37数据备份37数据恢复38操作员权限管理38其他功能38审核查询39概述39身份认证39权限分配40余额审核和发生额审核41账表打印41固定资产管理系统42概述42固定资产卡片号宽度设置42固定资产分类表43卡片条项名称调整43录入卡片43固定资产明细账43用户管理44其他功能44报表报送系统（选装模块）45 选择使用方式45报表传送：45设定与财务软件的连接45创建报表45计算报表45传送报表46 其他功能46 报表接收：46 编辑并回复46 报表汇总46 报表模版：47第一部分软件安装硬件环境要求工会财务软件（以下简称财务软件）目前分为单机版、Sqlserver网络版和Oracle网络版三个版本，分别适用于不同数据规模的场合，其中Sqlserver版和Oracle版分为服务器和客户端两部分，由于服务器的安装配置工作较为复杂，一般在用户使用之前由专业人员负责完成，所以本说明书所涉及的内容大部分只针对单机版软件和网络版软件的客户端(两者的界面和功能是基本相同的)。

但是，为了便于用户学习本说明书中下面章节中所讲述的内容，用户仍然需要了解软件目前存在如上所述的几个版本。

财务软件单机版或网络版的客户端在Windows环境下运行。

为保证数据安全，最好使用品质能够得到保证的品牌主机，处理器频率大于1000MHZ;硬盘至少有1G的剩余空间，内存128M以上为宜。

其他配件，如显示器、打印机、鼠标等，如无特殊要求，只要Windows 本身能支持即可。

本软件支持各种规格的办公用激光、喷墨打印机以及可打印A4篇幅的针式打印机。

财务软件网络版的服务器端硬件需求视用户的应用规模和现有条件而定，具体配置不在此说明之列，需要使用本软件网络版的客户需要与我公司技术人员联系，由双方商讨解决方案。

软件环境要求财务软件必须在Windows类环境下运行，如Windows95，Windows98，Windows2000，WindowsME，WindowsXP等。

软件的最佳运行环境为windowsXP。

低于此版本的操作系统可能因为已经失去微软的技术支持而引发问题。

同时为了保证系统正常运行，请注意在软件用机上做好病毒防杀工作。

本软件通过了广泛严格的安装测试试验，如果在某些计算机上无法正常安装和使用，可能是操作系统核心文件丢失所致，在某些情况下可能需要重新安装操作系统。

安装前准备工作正式安装前，先根据上述的硬件、软件环境要求配置好您的计算机。

安装步骤工会财务软件采用简单明晰的安装方式，仅需在取得安装文件后(光盘或其他形式)，运行根目录下的Setup.exe，根据提示完成安装。

（图1安装提示）这里需要您选择软件的预言，选择正确后即可进行下一步。

这一步供您选择软件的安装模块，您可以单独选择安装运行环境或者软件工作模块，如果您的电脑是第一次安装本软件，请务必保持所有项目都被勾选。

本步骤允许您选择安装目录，一般情况下使用默认目录即可。

本步骤开始拷贝文件，只需要耐心等待半分钟即可完成安装。

安装完成后，您会发现软件已自动在“开始”菜单里和桌面上各建立了一个新的项目：“工会财务软件”，打开此图标，内有6个程序项：核算单位、账务处理系统、报表处理系统、审核查询系统、固定资产管理系统、报表报送系统(有些版本不含)。

双击任何一图标，即可运行相应的模块。

第二部分软件使用说明核算单位概述工会财务软件可为多个独立核算的单位进行财务核算，即所谓的“多套账处理”，本模块“核算单位设置”就是为了实现这一功能，方便核算单位管理而专门制作的。

通过本模块，每个核算单位可以选用已经安装在您计算机中的其他功能模块，如账务、报表、固定资产等。

在将来的升级中，还可以使用更多模块。

换言之，任何一个核算单位一个功能模块，都必须在此注册登记。

注册成功后，软件将为新核算单位分配一套类似空白账册电子账薄。

本模块仅供需要建立核算单位的系统管理员使用，对于普通的财务工作者，只需等待系统管理员为自己建立核算单位完成后使用其他工作模块进行工作即可。

这部分用户可以跳过本章，直接阅读其他模块的使用说明。

另：凡是说明书中后缀说明“可选项”的，说明本部分功能可能在针对某些单位的版本中被隐藏，如果您手中的软件不包含此部分工作界面，说明您无须使用和了解此部分功能。

核算单位操作步骤进入Windows后，打开桌面上的“工会财务软件”目录，如图：（图3工会财务软件文件夹）双击“核算单位”图标，屏幕将会出现核算单位列表的窗口，并出现密码输入窗口，要求输入系统管理员密码，系统提供一个初始密码，用户应该在首次登陆后更改此密码，以保证安全。

密码输入正确后，按回车键，或用鼠标点击“确认”，即可进行具体的操作。

在核算单位列表窗下方有功能按钮，分别为“修改”、“删除”、“增加”、“退出系统”，在屏幕右方有“年度数据”，通过鼠标点击，即可对核算单位进行增、删、改等各项管理。

以下先介绍“增加”功能。

1．增加进入“增加”后，屏幕出现另外一个窗口“账套信息”，即新增核算单位需要输入的条目窗口，该窗口分为上、下两部分，如下图所示：（图4账套信息）上部的内容是诸如核算单位名称、账套号、建账日期、财务主管等。

其中账套号为10位数字或者字母，以标识不同的单位或账套，默认值从0000000001开始，此项一般不需要修改。

在所有这些条目中，以下五项是必输项目：账套号、核算单位名称、行业、建账日期、财务主管点击“行业”录入框时，窗口将自动下拉出行业列表，表中有4个常用行业列表，直接选择所需行业即可。

但如果是2010年及以后开设的账套，必须选择新财务制度性质。

由于每个行业都有不同的会计科目、报表，所有正确选择后，软件将自动分配给核算单位相应的初始会计科目和报表。

“建账日期”含义为正式做账的日期。

窗口下部的复选框都是软件的功能模块，除了“账务处理系统”、“报表处理系统”“固定资产”是可选项目外，其他都是灰色，不可选项目，这些功能模块待软件后期开发当中逐步提供。

所有的输入、选择都结束后，点击窗口下方“确定”，即开始建立新单位，完成后，屏幕撤回原先的窗口。

此时窗口上已增加了一行刚才新增加的单位。

2．修改对“增加”的单位，如果发现有输入的错误，则可以对其进行局部修改，必须注意的是并不是所有的项目都可以修改，比如账套号、建账日期、财务主管是不能修改的。

具体的操作方法基本上是与“增加”功能是相同的，修改后点击“确定”键，存入数据即可，也可点击“退出”放弃修改。

3．删除用于删除一个核算单位，永远的丢弃该单位所有电子账薄数据。

使用该功能时一定要求慎重。

4．年度数据用于添加修改和删除该账套的年度及年度中的模块。

5．备份和恢复先勾选中需要备份的账套，系统将备份这些被选中的账套，每个账套的备份数据独立存放，在恢复时可有选择的进行恢复。

6．集中备份、集中恢复备份所有账套的数据，集中备份的数据只能由集中恢复来完成。

这种方法不能用来单独备份和恢复某个账套的数据。

一、注意事项1．“财务主管”输入时要注意，在首次使用其他模块时，软件要求输入的操作员姓名就是财务主管，日后再由财务主管为普通操作分配权限。

2．“建账日期”输入的时候，要特别的谨慎，建账日期可理解为“领取电子账本日期”，一般指计算机正式记账的月份。

例如：您在6月份安装使用本模块，您又想从同年4月份开始输入凭证做账，那么“建账日期”应该是4月份而不是系统默认的6月份。

3．为了保证数据的安全，所有的计算机操作员必须责任明确，职能分离，为此本软件设定了三类操作员：系统管理员、财务主管、和普通操作员，该部分“核算管理单位”功能必须完全由系统管理员来掌握，而系统管理员本身是不涉足任何的会计业务。

关于财务主管和普通操作员的关系，将在以后的说明中进一步的阐述。

账务管理系统概述账务处理是整个财务过程的根本，“账务管理系统”模块也是整套财务软件的核心部分。

在“账务管理系统”中，按业务将总在功能划分为以下几个子模块：1．初始设置2．日常账务3．部门核算4．预算管理5．系统管理6．切换账套7．切换用户在这几个模块中，“初始设置”是需要首先完成的。

若不完成初始工作，软件将阻止对其他模块的操作（“系统管理”除外）。

“初始设置”包含了很多的重要的操作，像会计科目体系建立、记账凭证设置、凭证录入等等，为保证账册数据的连续性和完整性，还必须输入各种明细科目的年初余额、年初到建账日期期间的借贷双方的累计发生额。

初始设置是手工账到电脑账的衔接过程。

初始设置工作的质量对日后的正常账务处理有直接的影响。

在初始工作完成以后，其它几个子模块才可以使用，同时“初始设置”也已不起作用，不能再进入。

“日常账务”是这个账务处理模块的核心，大部分的日常账务处理如凭证录入修改、凭证审核、记账、结账和各类账表打印等都在这里处理。

“部门核算”内容是以查询，统计为主。

“预算管理”是指对本年度按科目、部门方式进行预算设置已经统计。

“系统管理”中具有“切换账套”、“切换用户”、切换年度等很多的重要功能。

初始设置在使用“账务管理系统”前，先要运行“核算单位”进行设置，待分配到核算单位后才可以进行具体的操作。

用鼠标双击“账务”图标，进入选择账套界面，选择账套并登录后出现系统主工作界面。

如下图：图3点击“初始设置”图标，进进入初始设置窗口。

在窗口左侧有若干子菜单：图4财务制度设置如果账套是沿用的旧财务制度，则在2010年的初始化模块中，会提供切换至新财务制度的选项，您在2010年初必须完成新财务制度的切换工作。