会议组织与服务试卷

一、单项选择题（在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确）1. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。

A、扩大企业影响力B、勤俭节约C、服务社会D、提高企业竞争力5. 会议用品包括会议的特殊用品和（）A、一般用品B、生活用品C、会议须知D、统计报表6. 会议的特点是真实性和( )。

A典型性B资料性C科学性D交流性7. 选择会议地点的步骤不包括( )。

A、确定会议形态B、考虑与会者的期望C、选择何种会议地点与设备D、确定邀请的嘉宾9．会议构成的基本要素可不包括（）。

A主持者B秘书机构C时间D议程13．如果公司内部会议需使用投影仪，而公司又没有足够设备经费，秘书的解决方法不包括（）。

A购买B借用C调拨D租用14．秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。

但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。

你认为缺少的关键环节是（）。

A没有认真登记B发寄前没有请领导核准C没有进行加密处理D没有进行回复确认16．天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作，可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。

你认为做接站工作无关的有（）。

A制作醒目的接待处牌子B编制与会人员抵达的时间表C接站人员人手一份接站的时间和路线表D在通知上标明报到的具体位置17．天地公司召开年终总结大会，与会人员近600人，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（）是无效的。

A在会场门口张贴座次图表B将会场按部门划分出若干区域C提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者D提前发票，让单、双号分不同的门入场89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（A）。

（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛18．在发放会议文件资料时，为避免与会者丢失材料，在发放文件时应做到（）。

A准备好每人一个文件袋B适时适量C给会议文件编号D附上文件目录清单BADDB ADDCA ACDDD CCAABBD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE二、多项选择题【得分：】本大题共10小题，每小题2分，共20分）6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用( )，此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。

A．星点式 B．众星拱月式 C．方形 D．圆形7．正确的会议准备程序(排出顺序)应是( )。

A．明确议事日程 B．通知与会者 C．明确会议目的 D．明确与会者 E．开会8．参加会议签到方法主要有( )。

A．秘书人员代签 B．证卡签到 C．簿式签到 D．座次表签到 E．计算机签到11．会议通知的内容项目内包括( )。

A．会议日程 B．会议名称 C．会议议题 D．会议方式14．会议名称一般由( )组成。

A．主办单位名称 B．主题 C．类型 D．时间2．会议接待组工作的重点应放在（）。

A．会议生活服务B．收费结算C．宣传娱乐D．医疗交通【答案】AD【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。

接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作本文章来自<a href='' target='_blank'>湖北招生考试网</a> 原文链接：1.会议记录要求做到( )。

A、生动B、准确C、完整D、概括9.会议策划方案一般包括会议为（）。

（A）议程（B）筹备方案（C）预算方案（D）日程1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（BD、）。

（A）与会人员的要求（B）将同类问题集中排列(C)将保密性强的议题安排在前面（D）公司章程对会议议程的规定3、选择适当的会议地点应考虑（ABCD）。

（A）离上司和与会者均较近的地方（B）有充足停车位的地方（C）设备齐全的地方（D）租借成本合理的地方5、秘书钟苗在座会议记录时，必须做好的工作是（ABCD）。

（A）准备好记录用的笔和纸（B）准备好与会人员的座次表（C）准备好会议文件（D）准备好磁带１０６．会议信息的收集要力求（ABC）。

（Ａ）全面（Ｂ）真实（Ｃ）及时（Ｄ）重点突出1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（AD）。

（A）规模（B）主题（C）级别（D）时间78、会议名称应当根据会议的（AB）来确定。

（A）主题（B）类型（C）规模（D）费用79、会议记录应（BCD、）。

（A）将会议内容一字不漏地记录下来（B）长期保存（C）由专人负责保管（D）统一编号80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意（ABC）。

（A）准确（B）保密（C）内外有别（D）灵活三、简答题（每题10分，共30分）（一）怎样确定会议主题与议题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。

确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

议题是对会议主题的细化。

（二）怎样确定会议名称？会议名称要拟得妥当，名实相符。

会名不宜太长，但也不能乱简化。

会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。

有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。

有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。

如“2002年1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开，请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素？第一、应根据不同的会议类型来选地点。

如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。

假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。

会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

第二、应考虑交通便利会场位置必须让领导和与会者方便前往。

一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。

第三、会场的大小应与会议规模相符。

一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。

同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。

同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。

应尽量避开闹市区。

同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。

因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。

会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

案例一：“时装秀”方案某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。

秘书小李拟了一个方案，内容如下：1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。

另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表。

服装集团产品介绍资料。

订货意向书、购销合同7．会址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。

搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。

会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。

饮料。

照明灯、音响设备、背景音乐资料。

足够的椅子。

纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。

展示会后安排工作午餐。

分析：从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。

一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。

会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方：1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。

“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。

应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

二、便条（20分）钟苗：我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。

参考答案及评分标准：发会议通知应注意：1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。

2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。

3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。

评分标准：注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分，共计10分。

回执拟写：回执包括了公司地址、邮编、电话、接受人的给2分。

有落款署名的给2分。

B：】四、1、答：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几号楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。

五、1、（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不到送货员，向总经理汇报，请求该如何办；（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考察内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。