大型医药学术会议
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大型医药学术会标准操作规程
策划人：Carter
12/1/2019
目录
1 开展大型学术会的条件 2 大型学术会会前准备 3 大型学术会会中要求
4 会议议程 5 会后评估 6 会后跟进
一、开展大型学术会的条件
1、明确的会议主题 2、权威的主讲专家
二、大型学术会会前准备
1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学 会（是否学会提供学分）等，确认费用分配原则及支付、核销方式。 2、总负责人分工，由专人分别落实以下项目 （1）会议资料
（7）检查督导 A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行 B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况，并查看会场准备情况。
（8）预算： 以上各部分负责人做出所负责内容预算，由总负责人统一汇总整理后按流程申请。
三、大型学术会会中要求
1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿，确认礼品 或学分发放方式及工作人员。 2、各岗位工作人员
五、会后评估
总负责人会同各分负责人以会议形式进行会后评估，内容包括： 1、专家讲课内容是否条理清晰、重点突出，是否吸引听众。 2、参会专家人数、级别，对会议主题、讲课专家的评价。 3、会议时间、议程、会场布置及会议资料是否合理、需要改进的地方。 4、工作人员工作情况评估。
六、会后跟进
会后完成八次跟进，分别是： 1、第一次跟进（会后当天至会后1天）：会议当天晚上对熟悉客户电话回访，一般客户发 送手机短信致谢。短信由经理或学术经理/助理统一编写，相互转发。 2、第二次跟进（会后2-4天）：答谢客户感谢参加会议和对我们工作的支持，就会议内容 进行交谈。探询客户对会议的反应，以及客户对会议内容的需求。同时告知客户有会议资料， 包括照片、专家讲稿等，预约下次拜访时间，并送到家里。 3、第三次跟进、第二次拜访（会后5-7天）： 让客户填写学术会反馈卡（反馈卡内容包括 客户对会议的建议、对产品的认知、对企业的认知；以选择题为主），并增送小礼品（电影 票等）。预约下次拜访时间，送讲稿，形成家访。
四、会议议程
1、会议开始前播放产品或公司宣传片。 2、会议开始，主持人介绍药政部门领导和学会专家、大会主席。 3、当地药政部门或者学会领导讲话。 4、主持人介绍大会主席主持学术会议。 5、大会主席介绍会议嘉宾及会议主题。 6、讲课专家（国家级、省级专家，当地专家的用药体会与讨论）分别发言、讨论。 7、大会主席总结。 8、公司领导致答谢词，会议结束。
4、第四次跟进(会后8-10天)： 送讲课专家幻灯片电子版，介绍讲课专家本人情况及讲稿内 容，并带出相关产品的部分，增强产品学术支持。 5、第五次跟进（11-14天）： 送学分，就继续教育切入会议内容，插入公司及产品信息。 6、第六次跟进（15-18天）：送会议照片等，再次讨论有关会议的内容，提起客户对会议 的记忆。 7、第七次跟进（19-22天）：送《医师报》或其他有宣传本次会议的媒体发行物，利用媒 体的影响力，使客户对此次会议产生共鸣，认可公司品牌。 8、第八次跟进（23-25天）：与重点客户达成中药产品治疗本次会议推广的疾病的共识， 宣传介绍产品，带动其他客户用药。
A、着正装、带工作牌，各就各位、各司其职。 B、各组之间相互配合，共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协
调，不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。 C、会议开始后关闭会场大门，会场留2-3人协调解决紧急事件，其余人员可到会
场外休息或者协助其它工作人员。在会场有空座位情况下，可到场内听课，但
并明确告知是否自费。3-4次邀请（告知性邀请，正式送邀请函，会前2-3天 提醒，会前当天短信、电话确认）。
（6）服务人员岗位 A、引导参会专家人员 B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员 C、签到处工作人员 D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员 E、休息厅工作人员 F、投影仪等设备协调人员（会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等）
（3）Biblioteka Baidu像、照相相关人员及器材的准备。 （4）专家接待：按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。 （5）参会人员
A、确认参会公司领导名单，按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。 B、确认参会学会领导名单，及其邀请、接送、接待及礼品（礼包）的准备。并
沟通讲话内容。 C、邀请讲课专家，确定大会主席，提前沟通会议流程及资料。 D、邀请各地参会专家：明确各位的食、宿、行等的费用，可由会务组预定酒店，
要遵守会场纪律。
3、会议介绍人注意一定要宣布会场纪律，提醒参会专家会议进行中不走动、将手机调至震 动状态。
4、准备安排3个以上有关公司产品的问题，并分配到人，在讨论环节无人提问时提出，问 题要从临床、学术角度出发，不能太过商业化。
5、确保现场的录像、照相工作保质保量完成。
6、餐券、礼品券发放到参会医生手中，礼品在会后凭券发放。
A、《会议资料汇编》收集：讲稿及相关会议资料，编辑整理成册。若有两位以 上主讲专家，应提前沟通讲课内容，避免重复和冲突。
B、设计并制作：邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导 向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮；《会议资料汇编》内容。
C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、《会议资料汇编》等。 D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、
《会议资料汇编》、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品（尤其需 注意确认运输到会场时间）。 E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中，并整齐堆放、点清数目。讲台电脑 中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。
（2）会场 A、会场选择在交通便利，著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解 周围交通情况，以便通知参会人员时告知。 B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪（展示仪根据 讲课专家要求与否准备）、投影幕布、无线话筒等。 C、会场布置：摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝，准备导向 牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等，连接好并试用 。分负责人还应注意会后各物料的收回，设备的归还等工作。 D、准备会场休息厅。 E、如果是视频会，需要确认会场网络设备是否满足要求（必须有备份网络）及 试运行。 F、如果会议中间有茶休，准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。
策划人：Carter
12/1/2019
目录
1 开展大型学术会的条件 2 大型学术会会前准备 3 大型学术会会中要求
4 会议议程 5 会后评估 6 会后跟进
一、开展大型学术会的条件
1、明确的会议主题 2、权威的主讲专家
二、大型学术会会前准备
1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学 会（是否学会提供学分）等，确认费用分配原则及支付、核销方式。 2、总负责人分工，由专人分别落实以下项目 （1）会议资料
（7）检查督导 A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行 B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况，并查看会场准备情况。
（8）预算： 以上各部分负责人做出所负责内容预算，由总负责人统一汇总整理后按流程申请。
三、大型学术会会中要求
1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿，确认礼品 或学分发放方式及工作人员。 2、各岗位工作人员
五、会后评估
总负责人会同各分负责人以会议形式进行会后评估，内容包括： 1、专家讲课内容是否条理清晰、重点突出，是否吸引听众。 2、参会专家人数、级别，对会议主题、讲课专家的评价。 3、会议时间、议程、会场布置及会议资料是否合理、需要改进的地方。 4、工作人员工作情况评估。
六、会后跟进
会后完成八次跟进，分别是： 1、第一次跟进（会后当天至会后1天）：会议当天晚上对熟悉客户电话回访，一般客户发 送手机短信致谢。短信由经理或学术经理/助理统一编写，相互转发。 2、第二次跟进（会后2-4天）：答谢客户感谢参加会议和对我们工作的支持，就会议内容 进行交谈。探询客户对会议的反应，以及客户对会议内容的需求。同时告知客户有会议资料， 包括照片、专家讲稿等，预约下次拜访时间，并送到家里。 3、第三次跟进、第二次拜访（会后5-7天）： 让客户填写学术会反馈卡（反馈卡内容包括 客户对会议的建议、对产品的认知、对企业的认知；以选择题为主），并增送小礼品（电影 票等）。预约下次拜访时间，送讲稿，形成家访。
四、会议议程
1、会议开始前播放产品或公司宣传片。 2、会议开始，主持人介绍药政部门领导和学会专家、大会主席。 3、当地药政部门或者学会领导讲话。 4、主持人介绍大会主席主持学术会议。 5、大会主席介绍会议嘉宾及会议主题。 6、讲课专家（国家级、省级专家，当地专家的用药体会与讨论）分别发言、讨论。 7、大会主席总结。 8、公司领导致答谢词，会议结束。
4、第四次跟进(会后8-10天)： 送讲课专家幻灯片电子版，介绍讲课专家本人情况及讲稿内 容，并带出相关产品的部分，增强产品学术支持。 5、第五次跟进（11-14天）： 送学分，就继续教育切入会议内容，插入公司及产品信息。 6、第六次跟进（15-18天）：送会议照片等，再次讨论有关会议的内容，提起客户对会议 的记忆。 7、第七次跟进（19-22天）：送《医师报》或其他有宣传本次会议的媒体发行物，利用媒 体的影响力，使客户对此次会议产生共鸣，认可公司品牌。 8、第八次跟进（23-25天）：与重点客户达成中药产品治疗本次会议推广的疾病的共识， 宣传介绍产品，带动其他客户用药。
A、着正装、带工作牌，各就各位、各司其职。 B、各组之间相互配合，共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协
调，不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。 C、会议开始后关闭会场大门，会场留2-3人协调解决紧急事件，其余人员可到会
场外休息或者协助其它工作人员。在会场有空座位情况下，可到场内听课，但
并明确告知是否自费。3-4次邀请（告知性邀请，正式送邀请函，会前2-3天 提醒，会前当天短信、电话确认）。
（6）服务人员岗位 A、引导参会专家人员 B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员 C、签到处工作人员 D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员 E、休息厅工作人员 F、投影仪等设备协调人员（会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等）
（3）Biblioteka Baidu像、照相相关人员及器材的准备。 （4）专家接待：按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。 （5）参会人员
A、确认参会公司领导名单，按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。 B、确认参会学会领导名单，及其邀请、接送、接待及礼品（礼包）的准备。并
沟通讲话内容。 C、邀请讲课专家，确定大会主席，提前沟通会议流程及资料。 D、邀请各地参会专家：明确各位的食、宿、行等的费用，可由会务组预定酒店，
要遵守会场纪律。
3、会议介绍人注意一定要宣布会场纪律，提醒参会专家会议进行中不走动、将手机调至震 动状态。
4、准备安排3个以上有关公司产品的问题，并分配到人，在讨论环节无人提问时提出，问 题要从临床、学术角度出发，不能太过商业化。
5、确保现场的录像、照相工作保质保量完成。
6、餐券、礼品券发放到参会医生手中，礼品在会后凭券发放。
A、《会议资料汇编》收集：讲稿及相关会议资料，编辑整理成册。若有两位以 上主讲专家，应提前沟通讲课内容，避免重复和冲突。
B、设计并制作：邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导 向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮；《会议资料汇编》内容。
C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、《会议资料汇编》等。 D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、
《会议资料汇编》、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品（尤其需 注意确认运输到会场时间）。 E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中，并整齐堆放、点清数目。讲台电脑 中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。
（2）会场 A、会场选择在交通便利，著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解 周围交通情况，以便通知参会人员时告知。 B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪（展示仪根据 讲课专家要求与否准备）、投影幕布、无线话筒等。 C、会场布置：摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝，准备导向 牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等，连接好并试用 。分负责人还应注意会后各物料的收回，设备的归还等工作。 D、准备会场休息厅。 E、如果是视频会，需要确认会场网络设备是否满足要求（必须有备份网络）及 试运行。 F、如果会议中间有茶休，准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。