基础信息编码的规范化研究

业编制、流动事业编制、附属医院事业编制、企业编制以及博士后、临时员工、高访学者、 借调人员等）分类编码，形式与学号相同。学号、教工号的信息项标准如表 1 所示。
信息项名 XH JGH
中文简称 学号 教工号
类型 C C
宽度
说明
10 格式：NNNNLLSSSS，LL 取值范围：01－59
10 格式：NNNNLLSSSS，LL 取值范围：60－99
and Technology
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中国高教学会教育信息化分会’2004 学术年会论文
《基础信息编码的规范化研究》
表 2 单位编码信息标准
举例 1：电机系单位号：0102，前两位是表示直属学校的系所，第 3、4 位是其在直属系 的序号取值范围是 01－29。如电机系序号为 02，而国家重点实验室、部委或省市实验 室、校级实验室分别排在 60－69，70－79，80－89。
3.2 单位数字编码――单位号
单位号共 4 位，格式为 YYXX，其中 YY 大类码，XX 为系所、部处码的后两位。
a．大类编码中 YY 按如下分配：
01：直属学校的系所
61：附属单位
93：企业
02－39：学院
71：管理部门
95：合作研发
41：研究机构
81：服务部门
99：其它
51：公共支持
91：后勤
三位，并在其前加数码“0”（对于今后新增人员的编码不存在此规则）。
2.1 学号中类别码的分配 a．本科生学号 01：本科生，如 2003010123 02：二学位，如 2003020123
08：本科留学生，2003080123 11：交换生，如 2003110123
…
…
04：临时来校生，2003040123
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《基础信息编码的规范化研究》
基础信息编码的规范化研究
沈锡臣 陈怀楚 李功强 ccsxc@ 清华大学 100084
摘 要：本文阐述了基础信息的范畴、特性，提出基础信息编码原则，就高 等学校主要基础信息的编码给出一个范例。
关键词：基础信息；信息编码；规范化
1.2 稳定性 基础信息编码要反映对象最本质的属性或特征，要有相对的稳定性。例如学号
一般只包含学生入学年份和类别（本科生、硕士生、博士生等），这样可以保证学 生从入学到离校的几年时间里学号不变。如果学号中包含专业或院系等信息，则 会因为学生转专业或转院系这些正常的变动而更改学号，造成信息管理上的不延 续。 1.3 可扩充性
a． 单位号（数字编码）是反映校内单位相互关联的一种传统描述方式，数字编码
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的编码方式见下面 3.2 中部分。 b． 单位全称（中文）用于正式的业务称谓，如信息系统中各种正式报表。 c． 单位简称（中文）用于校内日常的非正式称谓，在信息系统中用于非正式报表。
b．XX 是系所、部处在大类码之后的两位编码 单位编码信息标准如表 2 所示。
编 信息项名 中文简称 类 宽
说明
举例
号
型度
1 DWH
2 DWJC 3 DWJP
单位号
单位简称 单位简拼
C
4 格式：YYXX 计 算 机 科 学 与 技 术 系 ： 0502
（信息学院编号为 0500）
C 10 5 个汉字
使用方便。 d． 中文简拼（中文简称拼音字首缩写）一般用于信息系统的查询。如电子系――
dzx。 e． 英文全称用于正式对外称谓，如信息系统中各种对外正式报表中。 f． 英文简称：为了更清晰表示院系所（部处）等单位的名称，便于对外交流，系
所（部处）的编码增加英文简称，英文简称取 2－4 个字母，如物理系，英文 全称：Department of Physics，英文缩写：PHYS。今后校内应用将逐步以英 文简称为主。
1.5 兼容性 与相关标准（原有编码、包括国家标准、部颁标准）协调一致。
1.6 实用性 z 代码要尽可能反映编码对象的特点，有助于记忆，便于填写； z 数字编码与字符编码各有特点，但数字、字符混合编码缺点突出：字符有大小 写之分、键盘录入容易出错，所以一般尽量避免采用数字、字符混合编码。
2. 人员编码
【参考资料】：
1．《信息分类与编码国家标准汇编》（通用与基础标准卷） 中国标准出版社，2001 年 2．《关于修订校内统一编号的建议》 沈锡臣、陈怀楚，2002 年 11 月 3．《校内单位编码修订方案》（讨论稿） 李功强， 2003 年 12 月
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举例 2：建筑学院的编号：0200，城市规划系编号：0202。 学院所属研究院、研究中心、研究所排在 30－59，如建筑设计研究院编号为 0230。
举例 3：教务处编号为：7103，第 1、2 位：71――行政职能部门大类码，第 3、4 位：03―― 教务处序号，则教务处编号为：7103。
单位号是按单位性质分类，再按层次编码，反映了学校单位之间的相互关系，合理地规 范了校内众多单位的编号，便于分类查询、统计。
基础信息编码设计要考虑到长远使用，应能满足几十年以致上百年使用。在各 类基础信息编码中要留有适当的空间，以保证随着学校各项事业的发展而进行扩充 和调整，但不打乱原有的体系和合理的顺序。
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1.4 规范性 在同一类基础信息编码中，编码的类型、结构以及编写格式必须统一。
新的学号、教工号统一为 10 位编码，其格式为：NNNNLLSSSS 其中 NNNN――4 位进校年号，学生为入学年份，教工为进校工作年份（可避
免百年虫、千年虫）； LL――2 位类别码（容量 100，00－59 分配给学号，60－99 分配给教工号） SSSS――顺序号（容量 10000），对于现有人员编号（在校人员）取用原编码的后
制定信息标准是一个覆盖面很宽、应用范围很广的信息化规范工作，它是信息化建设的 基础工程。而基础信息编码在信息系统中使用频率最高、影响最大，因此研制基础信息编码 又是制订信息标准的基础性工作。
在高校中基础信息编码一般是指学号、教工号、单位（院系）号、课号、科研项目号等 通用性很强的信息编码,它们在应用系统中经常扮演关键信息项（数据库中又称为主码字段） 的角色，基础信息编码是否规范、科学，影响着学校应用系统的质量和效率，对学校信息化 建设有着长远的作用。因此，我们必须重视基础信息编码的研究和制订。
清华大学原有的人员编码是 20 世纪 80 年代制定的，学号为 6 位数字码，教工号为 5 位数字码。随着办学规模的扩大，原有的编码不能满足学校管理的需要，学号、教工号就不 得不增加拉丁字母来扩充使用，凸显出编码的不规范，造成使用上的混乱。
2003 年，我校研究和制定了新的学号和教工号，并于 2004 年 2 月完成全校各单位、各 系统的人员新老编号的切换。
表 1 人员编码的信息项标准
新的人员编码具有容量大（可避免百年号码重复），可以合理分类，其可扩充的余量足 够大，覆盖了学校各种人员，保证其使用寿命加长。
3. 单位编码
3.1 单位编码的结构 单位编码结构包括：单位号（数字编码）、单位简称（中文）、单位简拼（拼音字头）、
单位全称（中文）、英文简称、英文全称，6 个字段都是表述一个单位的方式，在各种业务 活动中可以取用不同的方式。
1．基础信息编码原则
1.1 唯一性 z 基础信息的编码是描述对象基本属性的唯一标识。例如，学号是在校学生的唯 一标识，一个学生只有一个学号；反之，一个学号只对应一个学生； z 有的编码对象可能有多个不同描述（例如校内单位，可有单位号、单位全称、 单位简称、英文全称、英文缩写等），可以按不同方式对其进行分类编码，但在一 个分类编码中，每一个对象只有一个代码，一个代码唯一标识一个编码对象（例 如单位号是单位数字编码的唯一标识，一个单位只有一个单位号）。
13：旁听生，如 2003130123
b．研究生学号
■ 硕士研究生
21：硕士研究生（学历教育研究生，含学历教育专业学位）
22：非学历教育专业学位（如，工程硕士、MPA、MBA、EMBA、JM、软件工程
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硕士等） 26：同等学力硕士生 27：港澳台硕士生 28：外国留学硕士生 29：其他（如研究生课、数据分别比喻为高速公路、汽车、货物的话，那么基础信 息编码则是汽车的轮子，只有给汽车安装好的轮子，汽车才能装满货物在高速公路上奔驰。 清华大学于 2004 年 2 月开始实施 10 位学号、教工号，单位编码及其它基础信息编码也将继 续重新修订，使学校的信息化建设在科学、规范的平台上发展。
计算机系
C
5 用于内部查询 JSJX 取单位简称的拼音字头
4 DWQC
单位全称
C
5 DWYWJC 单 位 英 文 简 C
称
6 DWYWQC 单 位 英 文 全 C 称
40 用于正式行文 计算机科学与技术系 4 直观、易记，非 COMP
等长（2－4） 80 对外联系使用 Department of Computer Science
■ 博士研究生：31―39（略） c．境外来华非学历教育学生学号
境外来华非学历教育学生学号：40－49（略） d．继续教育学院学历及非学历教育学员学号
继续教育学院学历及非学历教育学员学号：50－59（略）
2.2 教工号中类别码的分配 教工号的第 5、6 位（分类号）占用 60－99，按不同编制（正式事业编制、人事代理事