企业公司公文处理实施细则

企业公司公文处理实施细则

第一编总则

第一条为进一步贯彻实施公司《公文处理试行办法》，便于内部管理、监督，制定本实施细则。

第二条本实施细则适用于公司各部室全体员工。

第二编文件格式细则(试行)

第一章总则

第一条为保证公司文件格式的统一、严肃、整洁和规范，制定本细则。

第二条公司文件包括以公司名义发出的请示、报告、通知、通报、简报、便函、纪要。

第二章公司发文格式

第三条文件眉首。是指首页横线以上部分，包括文件名称、文件字号、紧急程度等内容。眉首部分一般占首页的三分之一到五分之二。

第四条文件字号。包括公司代字、年份、序号，置于文件名称之下，横线中央之上。

第五条密级。公司文件密级分为机密、秘密两级。设在文件眉首左上角。

第六条文件紧急程度。分为特急、急件两种，设在文件首页右上角。

第七条文件标题。标题文字应力求简短扼要，一般不用标点符号，但法规名称应加书名号。标题文字应在首页横线正下方。

第八条文件抬头。即文件的发往单位。单位名称的排列，首先是主送单位，其次是其他单位。

第九条文件落款。指正文未尾加盖的单位印章和成文时间。成文时间一般以公司领导最后签批日期为准。如领导签批后因故不能及时发文，时间耽搁一周以上的，成文时间另行确定。

第十条文件附件。应在正文之下(空一行)，文件落款之上注明附件顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。

第十一条文件附注。注在文件落款(印章)之下，并用括号括起来。

第十二条主题词。标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列、数量最多不超过5个。

第十三条分送栏。设在文件末页下端、文件印发单位栏之上。

第十四条印发单位栏。设在文件末页末行。

第十五条如正文结束后，在同一页面打印不下后面的内容，则在后一页的首行首端应添加“此页无正文”的说明，并用括号括起来。

第三章综字、财字文件格式

第十六条综字、财字文件为综合管理部、计财部所发文件，用于公司内部行政管理。

第十七条综字、财字文件横线以上为文件名称和文号，标题及字置于横线正下方。

第四章印刷装订格式

第十八条文件纸一律用A4型左侧装订。文字排列一律从左向右横排，文字一律采用简体字。

第十九条文件标题：一号标题用小二号宋体加黑；二号标题用小三号宋体加黑；三号标题及正文一律用四号宋体。

第二十条正文每而排20行，每行26个，行间距为1.5倍。

第五章附则

第二十一条公司发文代字为“××”，综合管理部、计划财务部发文代字为“综字”、“财字”。

第三编公文呈阅、呈批及传阅制度

第一章总则

第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。

第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。

第二章文件呈阅

第三条呈阅的文件包括：

一、省、市、县区领导部门的下发文件；外部企、事业单位的转发转送文件。

二、公司简报、会议纪要、会议简报。

三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。

四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。

第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。

第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。

第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部

负责将文件呈送领导。

第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。

第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为：

评审部“评”；法律监管部：“法”字；计划财务部：“财”字；综合管理部：“综”字。

第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。

第三章文件呈批

第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。

第十一条除文件名外，呈批件的构成与呈阅件相同。

第十二条呈批件呈送程序与呈阅件相同。

第十三条阅件领导应在呈批件上作出批示。

第十四条综合管理部应及时取回批件并向有关部门传达并督促落实。经领导批示的文件应及时归档。

第四章文件传阅

第十五条除第二章第三条应传阅的文件外，其它文件须经董事长或总经理决定传阅的文件方可传阅。

第十六条文件的传阅范围由指示传阅的领导圈定，综合管理部负责承办。

第十七条传阅的文件应附有文件传阅单(见附件3)。传阅人阅读完文件后，应在传阅

单中的本人姓名上画圈或签名并注明阅读日期。

第十八条文件传阅原则上应按文件传阅单中姓名的排列顺序进行。

第十九条传阅人在阅读完文件后应及时将文件交还综合管理部，由综合管理部传交下一位传阅人。

第二十条传阅完毕后的文件由综合管理部收回归档。

第五编附则

第二十一条本细则经经理办公会讨论通过，修改时同。

第二十二条本细则由综合管理部负责解释。

第二十三条本细则自下发之日起执行。