备件经理DMS系统讲解
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•备注：总部订单主要适用于新建站，厂家第一次强制配货给服务站的配件
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进入总部订单窗口，通过输入订单号，点击“检索”按钮即可检索该 订单的订货明细，该订单状态为“已发运”状态。如下图
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服务站需 对此订单进行入库处理，点击“生成”按钮，然后选择供应 商信息，系统自动提示“您确定要将总部订单生成本地吗？”，点击 “确定”按钮，服务站评价此次订单到货及时和满意度评价。
在“已审核”订单状态下面，双击打开该订单，点击“撤销审核” 按钮，该订单状态返回“已确认”状态，在“已确认”订单状态下再对 该订单进行审核拒绝，返回“未确认”状态，可对该订单进行修改。
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•◆ 订单发送成功后，点“受理”按钮可查看该订单在厂家的受理情况。 选择“已发送”的订单，点击“受理”按钮即可。 •备注：对状态为“已发送”状态的订单，服务站无法再次对其进行修改。
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•◆ 单击“验收入库”按钮，会弹出一对话框提示“订单已入库”，此 状态变成“已入库”状态。
•说明：如选择“款项是否已结清”，可手动给该采购单标明为“结清”；如选择 “入库后生成补发订单”，系统会自动生成一张订单号以“P”开头的பைடு நூலகம்损单。
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•◆ 在“采购管理”界面中，单击“统计”按钮，即可看到统计出的 采购信息。
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•◆ 统计结果也可以图表的形式显示，单击“图表”按钮，在“采购 统计图”界面中可以不同的显示方式显示不同统计方式的图表，如“条 形”、“线形”等。
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§1.2 总部订单
对于总部制作的订单，服务站备件到货后，需进入采购管理-厂家采 购-总部订单模块，点击“总部订单”按钮，如下图。
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订单在“已到货”状态下，若对“总部新加件”的配件双击打开该 订单后，可在订货说明处查询此张订单有多少新加件。
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◆ 当订单的状态为“已到货”时，在“采购管理”界面中，单击 “验收”按钮，如下图。
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进入订单入库界面，对某些配件品牌为空的，需重设品牌、选择供 货价含税、款项结清需打上对钩，然后点击“验收入库”按钮。
•备注：如贵公司为一般纳税人，购入价以“不含税价”入库，需选择税率
“17%”，“供货价含税”打上对钩
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入库完毕后该外购单的状态为”已入库”状态，库存数量自动增加。
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对“已入库”的备件需进行退货处理，找到该入库单后点击“退货” 按钮，如下图：
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• 根据备件编号、名称、车型、货位号、品牌等信息在备件库存信息 表中去查找备件，若在库存信息表找不到该备件，可通过点击“新配 件”按钮去输入新配件信息。
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点击“新配件”按钮后，进入新配件窗口输入新配件号、配件名称、 选择品牌信息为哪个库，入库价、出库价、货位号等信息，然后点击 “保存”按钮即可。
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对“总部新加件”，服务站并未订购的配件，此时该订单明细窗口 显示该配件的订货数为“0”，供货数为厂家供应该配件的数量，也可通 过检查说明处来查询厂家备注的相关信息。如下图所示：
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点击“到货”按钮之后，服务站需对此次订单到货是否及时、订单 是否满意进行评价，点击“确定”按钮，该订单到货成功，总部订单为 “已验收”状态。
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填写完索赔零件清单和申请内容后，点击“上传”按钮即可将该申请 单上传给备件公司，备件公司会对此申请单进行受理。
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§1. 4 外出采购
服务站对外出采购的配件需进行入库处理，进入“采购管理—外出采 购模块”，如下图所示：
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• 点击“新建”按钮，然后选择供应商信息，进入订单编辑窗口，在 此窗口中可查看该订单的订购方式显示为“外购”。
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2020/11/14
备件经理DMS系统讲解
•目 录
•第一章
采购管理
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第一章 采购管理
§1.1 采购管理
◆ 点击进入“业务—备件管理—采购管理”界面，如下图所示：
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采购管理选择厂家采购，第一次和厂家采购订单时，需进入备件管 理-备件其它-供应商模块，维护供应商信息包括其它供应商信息也可在 此进行维护。
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点击“设置”按钮后，系统会自动提示“您确定要重设订单明细的 品牌为开瑞微车吗？”，点击“确定”按钮，品牌重设成功，如下图
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•◆ 若收到备件，发现备件有质量上面的问题可通过在破损数一栏，输 入具体破损数量，找到该备件后鼠标双击打开，输入破损数后，点击确 定按钮。
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服务站若收到此批配件，在系统中此订单处理状态显示为“已发运” 状态，需对该订单进行“到货”验收处理，在“已发运”订单状态下， 选中该订单后点击“到货”按钮。
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若对奇瑞备件公司总部库存不足的配件，该订单的订货数和厂家供货 数不同，也可在检查说明处查询供货不足的原因。 备注：系统入库是以供货数为标准而不是订货数和验收数。
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在该窗口通过材料号来查找配件，输入销售数量、实收数量、损坏数 量、错订数量、选择损坏代码、索赔代码，然后点击“保存”按钮即可。
•例：S22-2905010订购5个，破损一个。 •销售数量：5 实收数量：5 损坏数量：1 错订数量：0
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如遇单件索赔的金额超过100元，必须和厂家上传三张照片，根据备 件公司特殊要求某些备件也需上传照片，每张照片大小也必须控制在 30K-100K之内。
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•◆ 在“采购管理”界面中，打开“订单详情”窗口，单击“审核通过” 按钮，会弹出一对话框提示“订单审核已通过”，则该订单的状态变成 “已审核”，如下图：
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订单状态在“已审核”状态下，点击“发送”按钮即可将订单直接发 送给奇瑞备件公司。
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点击“新单”按钮，进入备件索赔申请单窗口，如下图
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在申请内容处，填写收货日期、运输公司、运输单据号、销售清单号、 订单号、订单作业号、订单类型（必须选择索赔）、备件验收人、联系 电话、备件经理、传真号、备注等信息。
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索赔零件清单，通过鼠标右键可以新增、修改、删除配件，点击“新 增”进入订货材料窗口。
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输 入订单月份，然后点击“检索”按钮，如下图：
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如服务站确认已订备件明细，也可统计此次订货金额，点击“确认 订单”按钮，该订单状态自动变为“已确认”状态。
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在“已确认”订单状态下，需对该订单进行修改，双击打开该订单 后，点击“审核拒绝”按钮，把该订单的状态返回为“未确认”状态才 可进行修改。
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点击“新开”按钮，在供应商信息窗口输入供应商号、供应商名称等 相关信息，然后点击“保存”按钮即可。
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••◆ 返回厂家采购模块，在“采购管理”界面中，单击“新建”按钮， 选择供应商信息。
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•◆进入订单新建/编辑窗口，选择订单类型、提货方式，厂牌选择开瑞微车。 •订单类型分为：常规订单（M）、紧急订单（E）、特殊订单（S）、火 急订单（V）
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找到所需入库的配件后，需对配件信息进行修改，可在已订配件窗 口通过鼠标右键修改和删除配件，也可点击“暂存订单”按钮，暂时保 存该订单信息，点击“直接入库”按钮即可对备件进行入库处理。
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进入直接入库窗口，如贵公司属于“小规模纳税人”则购入价以“含 税价”入库，税率可不去选择，“供货价含税”打上对钩，点击“确定” 按钮即可。
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若在库存信息表找不到该配件，必须先通过更新代码库。然后进入备 件目录库模块，点击“批量转”按钮把配件转入到服务站库存。
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•◆ 在“订单详情”界面中，可查看已订备件明细若需修改备件，可 通过鼠标右键修改和删除备件，需暂时保存该订单，点击“暂存订单” 按钮，该订单状态为“未确认”状态。 •备注：也可通过点击“缺件”按钮，来调用前台登记缺件信息。
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返回“采购管理”—“厂家采购”模块，在本地即可生成一张“已到 货”状态的订货单，需对此订单进行到货验收处理，成批入库所有备件。 （接下来操作步骤和服务站制作订单到货验收操作步骤相同）
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•§1. 3 备件索赔
服务站收到的备件若是厂家备件质量问题，服务站可和备件公 司进行备件索赔处理，进入系统-售后模块-备件业务-备件索赔申 请单，如下图
在退货处理窗口，找到所需退货的配件，在本地退货数栏，通过鼠标 双击，然后输入“退货数”，点击“确定”按钮，如下图：
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点击“生成”按钮后，自动生成一张T带头的退货入库单，对已入库 的配件进行退货操作。
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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返回采购管理—厂家采购模块，可查看该订单的状态为“未确认”状 态，在”未确认”状态下，可对该订单明细进行修改,鼠标双击打开，或 选中该订单后，点击“打开”按钮即可。
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服务站在每个月上传常规订单时有订单日历时间限制，进入“采购管 理”—“日历”模块，可查询。如下图：
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备件公司受理该订单状态分为已审核、已受理、已备料、已销售、已 发运状态。（服务站可查看此订单厂家处理状态）
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• 已审核：表示奇瑞备件公司财务已审核通过该订单，若审 核未通过，表明该服务站在厂家备件往来账的账户资金不 足，服务站需和厂家进行打款处理。
• 已受理：备件公司已开始受理服务站订单。 • 已备料：奇瑞备件公司仓库开始对服务站的订单进行备料。 • 已销售：备件公司对其订单进行出库处理，安排物流商。 • 已发运：备件公司已安排物流发运这批备件。
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在库存信息窗口，系统可根据备件编号、备件名称、适用车型、货位 号等条件来查找相关备件，点击“暂存订单”按钮，会弹出一对话框提 示：“订单保存成功”，此时订单状态为“未确认”，如果单击“自动 生成”按钮，系统会根据库存高低限自动生成一份订单。 备注：查找配件时需注意该配件最小包装量、库存报警等信息 配件号：模糊查询，只需输入该配件数字位即可查询 名称：输入该配件英文首字母或通过该配件的专业术语来查找该配件
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进入总部订单窗口，通过输入订单号，点击“检索”按钮即可检索该 订单的订货明细，该订单状态为“已发运”状态。如下图
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服务站需 对此订单进行入库处理，点击“生成”按钮，然后选择供应 商信息，系统自动提示“您确定要将总部订单生成本地吗？”，点击 “确定”按钮，服务站评价此次订单到货及时和满意度评价。
在“已审核”订单状态下面，双击打开该订单，点击“撤销审核” 按钮，该订单状态返回“已确认”状态，在“已确认”订单状态下再对 该订单进行审核拒绝，返回“未确认”状态，可对该订单进行修改。
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•◆ 订单发送成功后，点“受理”按钮可查看该订单在厂家的受理情况。 选择“已发送”的订单，点击“受理”按钮即可。 •备注：对状态为“已发送”状态的订单，服务站无法再次对其进行修改。
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•◆ 单击“验收入库”按钮，会弹出一对话框提示“订单已入库”，此 状态变成“已入库”状态。
•说明：如选择“款项是否已结清”，可手动给该采购单标明为“结清”；如选择 “入库后生成补发订单”，系统会自动生成一张订单号以“P”开头的பைடு நூலகம்损单。
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•◆ 在“采购管理”界面中，单击“统计”按钮，即可看到统计出的 采购信息。
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•◆ 统计结果也可以图表的形式显示，单击“图表”按钮，在“采购 统计图”界面中可以不同的显示方式显示不同统计方式的图表，如“条 形”、“线形”等。
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§1.2 总部订单
对于总部制作的订单，服务站备件到货后，需进入采购管理-厂家采 购-总部订单模块，点击“总部订单”按钮，如下图。
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订单在“已到货”状态下，若对“总部新加件”的配件双击打开该 订单后，可在订货说明处查询此张订单有多少新加件。
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◆ 当订单的状态为“已到货”时，在“采购管理”界面中，单击 “验收”按钮，如下图。
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进入订单入库界面，对某些配件品牌为空的，需重设品牌、选择供 货价含税、款项结清需打上对钩，然后点击“验收入库”按钮。
•备注：如贵公司为一般纳税人，购入价以“不含税价”入库，需选择税率
“17%”，“供货价含税”打上对钩
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入库完毕后该外购单的状态为”已入库”状态，库存数量自动增加。
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对“已入库”的备件需进行退货处理，找到该入库单后点击“退货” 按钮，如下图：
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• 根据备件编号、名称、车型、货位号、品牌等信息在备件库存信息 表中去查找备件，若在库存信息表找不到该备件，可通过点击“新配 件”按钮去输入新配件信息。
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点击“新配件”按钮后，进入新配件窗口输入新配件号、配件名称、 选择品牌信息为哪个库，入库价、出库价、货位号等信息，然后点击 “保存”按钮即可。
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对“总部新加件”，服务站并未订购的配件，此时该订单明细窗口 显示该配件的订货数为“0”，供货数为厂家供应该配件的数量，也可通 过检查说明处来查询厂家备注的相关信息。如下图所示：
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点击“到货”按钮之后，服务站需对此次订单到货是否及时、订单 是否满意进行评价，点击“确定”按钮，该订单到货成功，总部订单为 “已验收”状态。
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填写完索赔零件清单和申请内容后，点击“上传”按钮即可将该申请 单上传给备件公司，备件公司会对此申请单进行受理。
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§1. 4 外出采购
服务站对外出采购的配件需进行入库处理，进入“采购管理—外出采 购模块”，如下图所示：
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• 点击“新建”按钮，然后选择供应商信息，进入订单编辑窗口，在 此窗口中可查看该订单的订购方式显示为“外购”。
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•第一章
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第一章 采购管理
§1.1 采购管理
◆ 点击进入“业务—备件管理—采购管理”界面，如下图所示：
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采购管理选择厂家采购，第一次和厂家采购订单时，需进入备件管 理-备件其它-供应商模块，维护供应商信息包括其它供应商信息也可在 此进行维护。
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点击“设置”按钮后，系统会自动提示“您确定要重设订单明细的 品牌为开瑞微车吗？”，点击“确定”按钮，品牌重设成功，如下图
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•◆ 若收到备件，发现备件有质量上面的问题可通过在破损数一栏，输 入具体破损数量，找到该备件后鼠标双击打开，输入破损数后，点击确 定按钮。
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服务站若收到此批配件，在系统中此订单处理状态显示为“已发运” 状态，需对该订单进行“到货”验收处理，在“已发运”订单状态下， 选中该订单后点击“到货”按钮。
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若对奇瑞备件公司总部库存不足的配件，该订单的订货数和厂家供货 数不同，也可在检查说明处查询供货不足的原因。 备注：系统入库是以供货数为标准而不是订货数和验收数。
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在该窗口通过材料号来查找配件，输入销售数量、实收数量、损坏数 量、错订数量、选择损坏代码、索赔代码，然后点击“保存”按钮即可。
•例：S22-2905010订购5个，破损一个。 •销售数量：5 实收数量：5 损坏数量：1 错订数量：0
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如遇单件索赔的金额超过100元，必须和厂家上传三张照片，根据备 件公司特殊要求某些备件也需上传照片，每张照片大小也必须控制在 30K-100K之内。
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•◆ 在“采购管理”界面中，打开“订单详情”窗口，单击“审核通过” 按钮，会弹出一对话框提示“订单审核已通过”，则该订单的状态变成 “已审核”，如下图：
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订单状态在“已审核”状态下，点击“发送”按钮即可将订单直接发 送给奇瑞备件公司。
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点击“新单”按钮，进入备件索赔申请单窗口，如下图
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在申请内容处，填写收货日期、运输公司、运输单据号、销售清单号、 订单号、订单作业号、订单类型（必须选择索赔）、备件验收人、联系 电话、备件经理、传真号、备注等信息。
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索赔零件清单，通过鼠标右键可以新增、修改、删除配件，点击“新 增”进入订货材料窗口。
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输 入订单月份，然后点击“检索”按钮，如下图：
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如服务站确认已订备件明细，也可统计此次订货金额，点击“确认 订单”按钮，该订单状态自动变为“已确认”状态。
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在“已确认”订单状态下，需对该订单进行修改，双击打开该订单 后，点击“审核拒绝”按钮，把该订单的状态返回为“未确认”状态才 可进行修改。
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点击“新开”按钮，在供应商信息窗口输入供应商号、供应商名称等 相关信息，然后点击“保存”按钮即可。
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••◆ 返回厂家采购模块，在“采购管理”界面中，单击“新建”按钮， 选择供应商信息。
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•◆进入订单新建/编辑窗口，选择订单类型、提货方式，厂牌选择开瑞微车。 •订单类型分为：常规订单（M）、紧急订单（E）、特殊订单（S）、火 急订单（V）
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找到所需入库的配件后，需对配件信息进行修改，可在已订配件窗 口通过鼠标右键修改和删除配件，也可点击“暂存订单”按钮，暂时保 存该订单信息，点击“直接入库”按钮即可对备件进行入库处理。
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进入直接入库窗口，如贵公司属于“小规模纳税人”则购入价以“含 税价”入库，税率可不去选择，“供货价含税”打上对钩，点击“确定” 按钮即可。
2020/11/14
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若在库存信息表找不到该配件，必须先通过更新代码库。然后进入备 件目录库模块，点击“批量转”按钮把配件转入到服务站库存。
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•◆ 在“订单详情”界面中，可查看已订备件明细若需修改备件，可 通过鼠标右键修改和删除备件，需暂时保存该订单，点击“暂存订单” 按钮，该订单状态为“未确认”状态。 •备注：也可通过点击“缺件”按钮，来调用前台登记缺件信息。
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返回“采购管理”—“厂家采购”模块，在本地即可生成一张“已到 货”状态的订货单，需对此订单进行到货验收处理，成批入库所有备件。 （接下来操作步骤和服务站制作订单到货验收操作步骤相同）
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•§1. 3 备件索赔
服务站收到的备件若是厂家备件质量问题，服务站可和备件公 司进行备件索赔处理，进入系统-售后模块-备件业务-备件索赔申 请单，如下图
在退货处理窗口，找到所需退货的配件，在本地退货数栏，通过鼠标 双击，然后输入“退货数”，点击“确定”按钮，如下图：
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点击“生成”按钮后，自动生成一张T带头的退货入库单，对已入库 的配件进行退货操作。
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返回采购管理—厂家采购模块，可查看该订单的状态为“未确认”状 态，在”未确认”状态下，可对该订单明细进行修改,鼠标双击打开，或 选中该订单后，点击“打开”按钮即可。
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服务站在每个月上传常规订单时有订单日历时间限制，进入“采购管 理”—“日历”模块，可查询。如下图：
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备件公司受理该订单状态分为已审核、已受理、已备料、已销售、已 发运状态。（服务站可查看此订单厂家处理状态）
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• 已审核：表示奇瑞备件公司财务已审核通过该订单，若审 核未通过，表明该服务站在厂家备件往来账的账户资金不 足，服务站需和厂家进行打款处理。
• 已受理：备件公司已开始受理服务站订单。 • 已备料：奇瑞备件公司仓库开始对服务站的订单进行备料。 • 已销售：备件公司对其订单进行出库处理，安排物流商。 • 已发运：备件公司已安排物流发运这批备件。
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在库存信息窗口，系统可根据备件编号、备件名称、适用车型、货位 号等条件来查找相关备件，点击“暂存订单”按钮，会弹出一对话框提 示：“订单保存成功”，此时订单状态为“未确认”，如果单击“自动 生成”按钮，系统会根据库存高低限自动生成一份订单。 备注：查找配件时需注意该配件最小包装量、库存报警等信息 配件号：模糊查询，只需输入该配件数字位即可查询 名称：输入该配件英文首字母或通过该配件的专业术语来查找该配件