{档案管理制度}建设单位会计档案归档整理规范

两单位之间会计档案移交
• 铁路单位之间交接会计档案时，交接双方应办理 会计档案交接手续。
• 移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册， 列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起 止年度、应保管期限和已保管期限等内容。
• 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交 清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关 负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和 监督人应当在会计档案移交清册上签名盖章。
{档案管理制度}建设单位会计档案归档整理规范
现行文件：
转发中国铁路总公司关 于印发《中国铁路总公 司会计档案管理实施办 法》的通知铁总财﹝2016﹞266号
（哈铁财﹝2016﹞572号）
什么是会计档案：
• 会计档案是指铁路单位在进行会 计核算过程中接收或形成的，记 录和反映单位经济业务事项的， 具有保存价值的文字、图表等各 种形式的会计资料，包括通过计 算机等电子设备形成、传输和存 储的电子会计档案。
会计档案的借阅手续
外单位人员查阅、抄录和 复制要持有正式介绍信，并
经财务部门负责人同意、单 位负责人批准。
会计档案的借阅手续
会计档案一般不得对外借出， 确因工作需要且根据国家有关 规定必须借出的，经财务部门 负责人同意、单位负责人批准 后方可借出，并限期归还。
会计档案的借阅手续
电子会计档案只能调阅、打印， 不能复制。审计、监察等监督 检查人员需查阅、抄录、复制 和借阅的，按有关规定执行。
• 财务会计报表注册会计师审计报告与会计档案一 并保管。
• 铁路单位可以利用计算机、网络通信等信息技术 手段管理会计档案。
会计档案怎样进行整理归档？
• 谁整理立卷 • 财务部门按照归档范围和归档要求，
负责定期将应归档的会计资料整理立 卷，编制“会计档案保管清册”（一式
两份）
• 会计档案的整理：按总公司会计 基础工作规范有关规定执行。
• 严格执行安全保密制度 • 做好“八防”工作： • 防火、防盗、防光、防尘 • 防潮、防温、防虫、防有害气体 • 严防损毁、散失和泄密。
会计档案的检查要求
• 档案部门应建立：会计档案
•
定期检查制度
• 发现可疑情况和发生意外事 故，要及时向单位领导和上 级主管部门报告。
会计档案的借阅手续
本单位人员查阅、抄录、复 制和借阅会计档案，要经财 会部门负责人同意，借阅的 会计档案应限期归还。
• 1.单位名称：填写形成会计档案的单位的规范名 称，除填写单位名称外，还要填写立卷部门名称。
• 2.“会计档案”四个字用黑体字红颜色印刷。 • 3.卷盒脊背的印刷字用三号黑体字红颜色印刷。 • 4.加盖卷盒脊背各项内容用黑（蓝）色印油。字
体、字号各单位自定
会计档案盒盒脊
• 1.全宗号：上级档案部门给定的全宗号 • 2.“单位”栏内，单位名称和立卷部门名称均可
• 未单独设置财会、档案部门的单 位指会计、档案人员所属部门。
谁负责管理本单位的会 计档案?
• 铁路单位档案部门负责管理本单 位会计档案。
• 未单独设置档案部门且无档案工 作人员的单位，其会计档案按规 定由其上级（主管、主办）单位、 第一大铁路股东、实际投资管理 人或指定的铁路单位档案部门管
建立会计ห้องสมุดไป่ตู้案管理各项 制度
• 2.接收部门及接收人：由单位内 档案部门或接收会计档案的有关 部门及其管理人员填写并盖章签 字。
A4坚表
3.会计档案移交清册式样（封面）
会计档案移交清册
部门决算、部门财务报告
•
（所属单位报送的保管2年）
•
会计档案保管清册
•
会计档案鉴定意见书
•
会计档案销毁清册
附件1：
• 铁路单位会计档案保管期限表
• 30年：总账、明细账、日记账 (现金日记账、 银行日记账） 、辅助账、凭证（包括原始凭证、
记账凭证）、会计档案移交清册 按顺序排列 • 10年：月度、季度、半年度财务会计
填写标准简称。
• 3.年度：用4位阿拉伯数字填写。 • 4.月：填写会计凭证、中期财务会计报告的形成
月份。
• 5.“类别”，分凭证、年度财务会计报告、中期 财务会计报告、工资支付单、库存现金日记账、 银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计 档案保管、移交、销毁清册，可使用规范简称：
简 称：
• 年度财务会计报告－－－－年 报
不得销毁会计档案
• 保管期满但未结清的债权债务会计凭 证和涉及其他未了事项的会计凭证不 得销毁，保管到未了事项完结时为止。
• 经鉴定具有保存价值的会计档案
• 纸质会计档案应当单独抽出立卷， 电子会计档案单独转存，存放在 案卷形成年度的相应保管期限内， 重新编制案卷号，在案卷备考表 中注明有关事项，并在会计档案
• 中期财务会计报告－－－－中 报
• 工资支付单 －－－－－ 工资单
• 库存现金日记账－－－－现金 账
保管期限：
• 保管期限分为永久、定期30年、 定期10年。
• 永 久： 代码：“Y” 或 “永久”
• 定期30年：代码：“D30”或 “30年”
• 定期10年：代码：“D10”或 “10年”
会计档案归档卷位戳
会计档案销毁程序
• （三）档案部门负责组织会计档案销 毁工作，并与财会部门共同派员监销。
• 监销人在会计档案销毁前，应当按照 会计档案销毁清册所列内容进行清点 核对；在会计档案销毁后，应当在会 计档案销毁清册上签名或盖章。
• 电子会计档案的销毁，还应当符合国 家有关电子档案的规定，并由档案部 门、财务部门和信息部门共同派员监 销。
• 2.立卷人：填写整理本盒会计凭 证的人员姓名。
•
案 卷 号:
•
备考 表
• • 本案卷共 张 • 说明:
•
•
立 卷 人:
•
立卷时间: 年 月 日
会计档案保管清册
• 1.案卷题名：由整理会计凭证的 人员自拟，应准确概括本卷会 计档案的内容。填写案卷题名 时，会计凭证应写明凭证种类、 自编起止号，明细账应填写科 目，多个所属单位财务会计报 告合并装订时，应写明单位名 称（可用标准简称）。
会计档案移交
• 档案部门：
• 对接收的会计档案进行编目、统计 等归档工作
• 1.编制案卷目录：为方便借阅 • 2.编制案卷目录索引：为便于查找会计档案
案卷目录 • 3.编写归档说明 • 4.填写会计档案年度统计表及会计档案统计表
会计档案的保管要求
• 会计档案应科学管理，做到排列系统、 存放有序、查找方便。原则上应单独 设立库房保管。
• 经鉴定，仍需要继续保存的会计 档案，应当重新划定保管期限； 对保管期满，确无保存价值的会 计档案，可销毁。
• 会计档案鉴定工作应当由档案部
会计档案销毁程序
• 以鉴定可以销毁的会计档案，应当按 照以下程序销毁：
• （一）档案部门编制会计档案销毁清
册 • 列明拟销毁会计档案的名称、卷号、
册数、起止年度、应保管期限、已保 管期限和销毁时间等内容。 • （二）单位负责人、档案部门负责人、 财会部门负责人、档案部门经办人、 财会部门经办人在会计档案销毁清册 上签署意见。
• 交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字 盖章，各自保留一份。
• 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
• 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交， 且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电 子会计档案应当与其读取平台一并移交。
• 档案部门接收电子会计档案时，应会同移交部门共同对电子会 计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要 求的才能接收。
• 铁路单位应加强会计档案管理工 作，建立和完善会计档案的收集、 整理、保管、利用和鉴定销毁等 管理制度。
• 采取可靠的安全防护和措施，保 证会计档案真实、完整、可用、 安全。
会计档案应该归档哪 些资料？
（一）会计凭证 （二）会计账簿 （三）财务会计报告 （四）其他会计资料
• （一）会计凭证
• 包括：原始凭证、记账凭证 • 经济合同、工资单等按原始凭证保管。
报告、银行对账单、银行存款余额调 节表 纳税申报表。 （附在凭证后装订的，按30年保管）、
• 固定资产卡片（固定资产报废 清理后保管5年。附在凭证后装
附件2：
会计档案整理规范
• 附件3：
• 会计档案保管清册等式样
会计档案盒
• 外形尺寸：310mmX220mm（长X宽） • 盒脊厚度：20、30、40、60mm
会计档案借阅注意事项
• 1.履行调卷手续，填写会计档案 查阅登记簿。
• 及时登记查阅（抄录、复制、借 阅）人的姓名、工作单位（部 门）、日期、档案号、档案内容、 用途、归还日期等。
• 2.查阅或复制会计档案的人员， 不得在会计档案上作任何记录、
会计档案的鉴定、销毁
• 铁路单位应当定期对已到保管期 限的会计档案进行鉴定，并形成 会计档案鉴定意见书。
• 编制合并财务会计报表的单位，包括个别财务会计报表、合并财务 会计报表、合并工作底稿；
• 编制汇总财务会计报表的单位，包括汇总财务会计报表、本单位和 所属单位的财务会计报表。
• （四）其他会计资料
• 包括：银行存款余额调节表、银行对 账单、纳税申报表、会计档案移交清 册、会计档案保管清册、会计档案销 毁清册、会计档案鉴定意见书及其他 具有保存价值的会计资料。
• 电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的 电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受 单位应当对保存电子档案的载体及其技术环境进行检 验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和 安全。
附件1：
• 铁路单位会计档案保管期限表
• 永久：年度财务会计报告
•
（所属单位报送的保管10年）
•
• 会计档案是一种在会计核算过程 中接收或形成的，具有保存价值 的会计记录，无论是在传统的会 计核算实践中还是现代电算化实 践中生成的各种记录，都是社会 经济生活的生动记录和客观写照， 是我国社会历史记忆的一个重要 组成部分。
会计档案工作制度谁制 定?
• 铁路单位财会部门和档案部门共 同制定本单位会计档案工作制度， 对所属单位会计档案工作进行监 督和指导。
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单位:㎜ 比例:1:1
会计档案备考表
• 1.说明：填写卷内资料缺损、修 改补充、移出、销毁等情况。 案卷立好后发生或发现的问题 由有关的管理人员填写并签名， 标注时间。
• 1.归档卷位戳加盖位置：凭证、 财务会计报告及档案保管、移 交、销毁清册等在案卷封面右 下侧，账本在扉页右下侧（如 案卷封面已印有归档卷位戳记 各项内容，可不加盖归档卷位 戳记，但各项内容应填写清
会计档案归档卷位戳式样
年度
全宗号
10
类别
会计处理号
10
保管期限
案卷号
10
← 20 →
← 15→ ← 20 →
项目建设期间形成的会计档案移交
• 铁路建设单位在项目建设期间形成的会 计档案，需要移交给建设项目接受单位 的，应当在办理竣工财务决算后及时移 交给建设项目接受单位，并按照规定办 理交接手续。接受单位在两个以上、建 设项目的会计档案又无法分开的，可协 商交给一个接受单位，并约定其他单位 可查阅、复制与其相关的会计档案。
A4竖表
会计档案保管清册
总 卷 数: 其 中： 会 计 账 簿 类： 财务会计报告类：
形成单位： 保管人：
卷
卷 会 计 凭 证 类：
卷
卷 其 他 类:
卷
会计档案保管目录
年度：
会计处理号
类别
案卷题名
起止 时间
保管 期限
卷内 张数
第页 备注
会计档案移交清册
• 1.移交部门及移交人：由单位内 财会部门及其管理人员填写并盖 章签字。
考勤表、计工表在财会部门的，应随 工资单一起保存。在劳资部门的，不 作为会计档案保存，但由劳资部门出 具的夜班天数、加班时间等原始凭证 应与工资单装订在一起。
• （二）会计账簿
• 包括：总账、明细账、日记账（现金日记
账、银行日记账）、固定资产卡片及其他辅
助性账簿。
• （三）财务会计报告
• 包括：月度、季度、半年度、年度财 务报告。
会计档案归档整理要求
• 纸质会计档案一律用盒装，不同 年度、不同保管期限的会计档案 不能装入同一档案盒。
• 会计档案整理装盒时，应附“备考 表”。
• 每卷纸质归档文件均要加盖“会 计档案归档卷位戳”。
会计档案移交
• 财会部门：在办理会计档案移交时，应按会计档 案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编 制“会计档案移交清册”一式两份。