建设工程监理档案资料管理作业指导书

目录一、编制本作业指导书的意义11、建设工程监理文件流程表22、监理文件档案资料管理3二、分类档案管理总目录5（一）监理合同文件及监理技术文件5（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件18 （三）进度控制文件24（四）质量控制文件38（五）投资控制文件55（六）合同管理文件72（七）协调文件85（八）会议记录文件88（九）监理报告88（十）工程安全资料88（十一）工程验收文件96（十二）监理记录及总结97三、工程文件的立卷102(一）基本原则102(二）立卷的具体方法102(三）卷内文件的排列102四、工程文件的归档要求103(一）纸质文件归档的质量要求103(二）电子文件归档的质量要求103常用法律法规目录105一、编制本作业指导书的意义监理文件档案资料管理，是工程建设工程管理的一项重要工作，是实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。

在监理项目部中必须有专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。

在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检查利用等一系列工作。

编制本作业指导书有以下意义：✓对监理文件档案资料进行科学管理，建设工程监理工作的顺利开展制造良好的前提条件。

✓对监理文件档案进行科学管理，可提高监理工作效率。

✓对监理文档案进行科学管理，可以对实施工程档案的归档提供可靠保证。

1、建设工程监理文件流程表建设工程监理文件流程表说明：1、施工图设计变更经监理审核后，作为监理工程师图纸发送有关单位；2、符号：★——主送○——抄送（报）；A——项目法人，B——监理单位，C——承建单位，F——设计单位，G——质监站。

2、监理文件档案资料管理2．1监理文件和档案收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记，记录文件名称、文件摘要信息。

文件的发放单位（部门）、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间。

最后由项目管理部负责收文人员签字。

2．2监理文件档案资料传阅与登记由项目监理部总监理工程师确定来文、记录批示由哪个部门（监理工程师）办理，并确定是否要传阅及传阅名单和范围，并注明在文件处理表上（如表2-1）。

随同文件和记录交给处理部门（具体人员）或进行传阅。

批示的文件的处理部门（具体人员）应对该文件按期限做出具体的处理意见及办理情况。

传阅的文件和记录每位传阅人员阅后应在文件处理单上签名，并注明日期。

文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。

传阅完毕后，文件原件交还资料管理人员。

文件处理表2．3监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目部图章。

对盖章工作应进行专项登记。

所有发文按监理资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文表上登记。

登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、搞要内容、接收文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）。

收件人收到文件后应签名。

发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，资料管理人员签发人批示确定文件责任和相关传阅人员。

文件传阅过程中，每位传阅人员阅后签名并注明日期。

发文的传阅期限不应超过其处理期限。

2．4监理文件档案资料的存放2．4．1分类存放的定义监理文件档案经收/发文登记和传阅工作程序后，必须分类存放。

既可满足项目实施过程查阅的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。

项目监理部应备有存放监理资料的专用资料柜和用于监理资料分类归档存放的专用档案盒或文件夹。

在本项目部采用计算机对监理资料进行辅助管理。

2．4．2具体分类存放的办法项目监理部应根据项目规模规划资料柜和档案盒内容。

二、分类档案管理总目录（一）监理合同文件及监理技术文件1、工程前期资料XXXX工程监理资料A—1工程前期资料2、监理机构设置XXXX工程监理资料A—2监理机构设置3、监理合同文件XXXX工程监理资料A—3监理合同文件（详见附表）附表：GD2002SZ001编号：————————总监理工程师任命通知书工程名称：附注：1、本表根据《深圳市施工监理规程》4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。

附表：GD2002SZ002编号：————————监理机构设置通知书附注：1、本表根据《深圳市施工监理规程》4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。

附表：GD2002SZ003编号：————————监理工程师变更通知书工程名称：附注：1、本表根据《深圳市施工监理规程》4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。

4、监理技术文件XXXX工程监理资料1监理规划原件加盖公章2监理实施细则原件加盖公章3旁站监理方案原件加盖公章456A—47监理技术文件序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件X X X X工程（仿宋二号）监理规划（楷体初号）深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年X 月（仿宋三号）X X X X工程（仿宋一号）监理规划（仿宋一号）批准：（仿宋二号）审核：编写：深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年X 月X X X X工程（仿宋二号）监理实施细则（楷体初号）深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年X 月（仿宋三号）X X X X工程（仿宋一号）监理实施细则（仿宋一号）批准：（仿宋二号）审核：编写：深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年 X 月5、监理内部文件XXXX工程监理资料A—5监理内部文件6、施工图纸设计资料XXXX工程监理资料A—6施工图纸设计资料（详见附表）附表：JL28设计文件签收表监理[ ]设收 号 合同名称： 合同编号： 监理机构：说明：一式份，由报送单位填写，完成审签收后监理机构、发包人、报送单位各1份。

附表：JL29 施工设计图纸核查意见单（监理[ ]图核号）合同名称：合同编号：监理机构：注：1、本表一式份，由监理机构填写，发包人、监理机构、图纸设计单位各1份。

2、各图号可以是单张号或连续号或区间号。

附表：JL30 施工设计图纸签发表监理[ ]图发号合同名称：合同编号：监理机构：说明：本表一式份，监理机构、发包人、承包人、设计单位各1份（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件1、建设工程施工合同XXXX工程监理资料B—1建设工程施工合同2、承包单位资质文件3、分包单位资质证件XXXX工程监理资料B—3分包单位资质证件（详见附表）附表：CB06 现场组织机构及主要人员报审表（承包[ ]机人 号）合同名称： 合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人附表：CB05 施工分包申报表（承包[ ]分包号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核、发包人批准后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。

4、施工指导文件XXXX工程监理资料B—4施工指导文件（详见附表）附表：CB01施工技术方案申报表（承包[ ]技案 号）合同名称： 合同编号： 承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

附表：JL31工程项目划分报审表（监理[ ]项分号）合同名称：合同编号：说明：本表一式份，由监理机构填写，监理机构、承包人各1份，发包人2份。

（三）进度控制文件1、合同开工文件XXXX工程监理资料C—1合同开工文件2、分部工程开工XXXX工程监理资料C—2分部工程开工3、进度计划及进度调整XXXX工程监理资料C—3进度计划及进度调整（详见附表）附表：CB14合同项目开工申请表（承包[ ]合开工 号）合同名称： 合同编号： 承包人：注：本表一式份，由承包人填写，监理机构审查后，随同“合同项目开工令”承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

附表：JL02合同项目开工令（监理[ ]合开工号）合同名称：合同编号：监理机构：说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

（承包[ ]分开工号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审签后，随同“分部工程开工通知”送承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

附表：JL03分部工程开工通知（监理[ ]分开工号）合同名称：合同编号：监理机构：说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

附表：CB02施工进度计划申报表（承包[ ]进度号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代附表：CB24 施工进度计划调整申报表（承包[ ]进调号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份附表：CB25 延长工期申报表（承包[ ]延期号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份附表：JL05 批复表（监理[ ]批复号）合同名称：合同编号：监理机构：说明：1. 本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人各1份。

2.一般事件，由监理工程师办理，重要通知由总监理工程师签发。

3. 本批复表可用于对承包人的申请、报告的批示4、暂停施工文件5、其他进度文件XXXX工程监理资料C—5其它进度文件（详见附表）附表：CB21暂停施工申请（承包[ ]暂停 号）合同名称： 合同编号： 承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。

附表：CB22复工申请表（承包[ ]复工号）合同名称：合同编号：承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，报送监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。

附表：JL17暂停施工通知（监理[ ]停工号）合同名称：合同编号：监理机构：说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

附表：JL18复工通知（监理[ ]复工号）合同名称：合同编号：监理机构：说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。

（四）质量控制文件1、施工测量文件XXXX工程监理资料D—1施工测量文件2、施工设备进场报验单XXXX工程监理资料D—2施工设备进场报验单3、材料构配件设备报验单XXXX工程监理资料D—3材料构配件设备报验单（详见附表）附表：CB11施工放样报验单（承包[ ]放样 号）合同名称： 合同编号： 承包人：说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，承包人2份，监理机构、发包人各1份。