如何收集整理公司内外信息

如何收集整理公司内外信息

课程介绍：

信息作为公司经营发展、公司管理决策的重要参考依据，已越来越被管理者所重视，信息可分为内部信息、外部信息，两种信息虽然在获取方式、分类、所传递的资讯及存档方式上均有所不同，但都能为企业发展带来帮助。

本课程将为您解答如下问题：

1.为什么我们要进行内外信息的收集、整理？

2.我们应当如何收集整理内外信息？

同时，我们希望能通过实战案例，帮助您在收集整理信息时取得事半功倍的效果。

解决方案：

他山之石，可以攻玉。

虽然各行各业的行政部门，收集、整理公司内外信息的方法各有不同，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。

收集公司内外信息并予以整理，是一项简单而又繁琐的工作。

一般而言，该工作包含四步流程：

第一，我们要做好基础准备工作；

第二，我们要掌握信息收集的技巧；

第三，我们要做好对信息的保存；

第四，信息发布也是我们要掌握的工作技能。

在收集整理内外信息前，我们要做好准备工作。我们要明确信息收集整理的目的。

我们也要明确信息的分类，以便更有针对性地采集、整理与存放。按照公司信息的发送、接收方式，外部信息可分为公司对外资讯与媒体报道资讯两种。

公司对外资讯包含：

1.公司基本信息。通常以公司简介形式发布，涉及企业名称、地点、注册地、公司业务、企业文化等。

2.公司动态信息。如企业发展方面的信息，包括企业发展阶段、发展历程、管理创新等方面信息。又如企业宣传推广方面的信息，包括企业形象推广、企业荣誉等方面信息。再如产品推广方面的信息，包括新产品研发、新产品上市方面信息。此外，人才招募方面的信息也属于动态信息。

媒体报道资讯包含：

1.正面资讯。主要指媒体对公司在企业发展信息、企业参加的公益活动、企业在管理创新方面的收获、企业在产品方面创新的资讯等的正面报道，而非企业主动公布的一些信息，可进行资讯收集。

2.负面信息。企业在发生危机公关事件后，如涉及面较广，且较为典型，媒体会对企业进行负面信息报道，这些报道信息也应当进行收集，既能为企业的管理、发展调整提供思路，也能为企业媒体公关提供经验。

企业内部信息有四大类：

一是管理建议，主要包括员工对于工作流程改进方面的建议、对于企业管理制度执行方面的建议、对于岗位职责方面的建议。

二是内部投诉，即员工对企业的不满、对工作的不满或部门与部门之间发生摩擦的申诉。

三是工作创新信息，主要是工作创新建议或工作合理化建议。

四是工作支持需求。整理信息时，可将涉及其他部门、其他人员或需要公司高层领导配合协助的事宜进行信息分类整理，以便相关部门知晓后给予重视。

信息收集整理的关键是对信息的收集工作。外部信息收集重点在于渠道的选择；内部信息的收集技巧。

在保存信息时，需进行纸件保存和电子档保存，以提升信息保存的完善性。

先看纸件保存的方法。

第一，我们可以对一些信息进行原文存档。主要针对报刊、杂志搜集到的信息，及工作汇报、公文等纸质件文档信息资料，可将整册、正版保存，或者将报道内容裁剪下来进行保存。

第二，对于有些重要信息，我们要整理摘要册。比如，报刊杂志摘要下来的内容，如果零散存放，尺寸大小不一，不仅难以保存，且不便于翻阅；工作计划、工作总结、公文等纸质文档中，全部纸件存档不利于查考重要内容，而且过多的文件较为占空间，因此可以采用文件夹编制重要信息摘要册，将裁剪后的信息存入册中，并编制信息目录，以便翻阅。信息保存的名称为原文名称。

再来看电子档存档的方式。

第一，我们对部分信息将摘录编制成新的电子档。从网站上收集的电子档信息，复制粘贴后，格式上有所变动，特别一些文字周围有广告图片嵌套，因此对于网站上的信息，需要进行信息摘录。将信息摘录后，需将不必要的广告信息进行删除，文档格式统一化;从公司网站、办公系统、邮箱中收货的电子档信息，可视情况，仅将重要内

容复制粘贴在新文档上存档。我们应将电子档进行编号，以便编制信息目录。

第二，电子档保存也包括音频及视频的保存。从各渠道收集的音频资料，也需要进行信息存档，存档需要命名为：姓名+日期+采访渠道+主题，以便查找。从各渠道收集的视频资料，也需进行信息存档，存档名称需要命名为：姓名+日期+信息渠道+主题，以便查找。

第三，对于信息的原电子件，也可以进行存档。主要是根据信息的重要程度区分，如果是特别重要的电子件，也可进行原件存档。

当然，做好信息的发布，是信息收集整理的完美收官。

我们可将信息分类，分别传递给相关部门。如，对公司参加公益活动的宣传报道，可将信息传递宣传部门；对公司高层领导的采访信息，可将信息传递至总经办；信息中涉及需要生产部配合的信息，则将信息传递生产部；技术部完成产品研发创新后需要进行产品发布，可将此类信息反馈市场部组织市场活动。纸质件信息，一般可原件传递，但如果信息非常重要，行政部需要存档，最好传递复印件；电子件信息，可复制一份进行传递。为便于信息传递有相关记录，因此信息传递都需办理交接手续，接收部门需有人员进行签收确认。

同时，我们要重点摘要信息内容，进行公开发布。信息可针对使用对象而传递至指定部门，也可将涉及全员知晓的信息进行摘要发布。如公司获得某项殊荣，在媒体进行报道后，为了让全员知晓喜讯，可在公司公共平台进行信息摘要发布。又如公司推进某项管理流程的改进、公司内部完成什么管理改善等信息，都可进行重要摘要发布。

此外，对于一些信息，则只能发布给指定人员。外部收集的信息，如果非常重要，不便于全员知晓，或者特别敏感，可将信息只发布指定人员。比如，对公司一些负面报道、不真实报道，为避免知晓人群范围较广，因此在收集到信息后，可及时发至公司高层，由高层进行处理，无需进行广泛扩大。而内部信息的开放空间相对更窄，并非每个部门都可知晓其他部门的具体事宜，因此在发布信息时可以只针对指定人员发布，比如员工对某部门的投诉，则将信息仅向被投诉部门领导发布即可。