文件编制、更新管理制度

文件编制、更新管理规定

为进一步规范公司文件编制、审核、发布、修订、效果评估管理工作，把国家相关法律法规及其他要求融入到公司管理工作中去，明确公司文件管理过程中部门、人员职责，特制定本制度。

本制度适用于安全、生产、机电、经营、政工等管理制度、管理标准的识别、获取、评审的符合性评价及更新管理的更新、组织与实施。

一、管理机构

为规范公司文件管理，明确部门、人员职责，特成立文件管理小组：

组长：董事长

副组长：总经理、书记

成员：公司副总

管理小组下设办公室，办公室设在综合办，由综合办主任兼任办公室主任。

二、管理职责

管理小组办公室负责待下发文件的核稿，管理小组负责待下发文件的会签、审批工作。

三、管理流程

1、部门将待下发文件报送综合办核稿，未通过核稿文件返回拟稿部门修订，直至核稿通过。

2、综合办将核稿通过文件报送文件管理小组会签。

3、总经理审批下发。

四、管理内容

1、识别：拟稿部门应依照国家相关法律法规、管理规定、方针政策等拟定文件，并将相关依据文号、发布时间、发布部门等内容详列。

2、获取：将文件拟定过程中参照国家相关法律法规、管理规定、方针政策等指导应用于文件中。

3、评审：根据文件内容、业务分工及涵盖范围，划分评审部门，由评审部门负责相关业务类别类别的审核把关。

4、更新：

4.1在符合性评价的基础上，及时获取适用的安全、生产、机电、经营、政工管理的法律、法规、标准及其它要求；

4.2检查、识别管理过程中执行的现行管理标准是否与国家相关法律法规、管理规定、方针政策和公司当前的实际情况及特点相适应；

4.3准确识别获取的法律、法规、标准等对公司的适用性要求，进行必要的管理制度、管理标准的更新，确保其符合持续改进的要求。

4.4及时清理过期的规章制度，及时消除因规章制度不完善造成的违法、违规现象和行为，及时更新因人员、组织机构变动需要变更的制度；

4.5文件更新后，应及时废止原文件。

五、管理过程

（一）安全管理类

1、安全环保科全面负责安全管理文件控制，负责收集最新适用的安全生产法律、法规、标准及其它规定和要求，并为安全管理符合性评价提供依据；

2、安全环保科科长负责组织安全管理文件的评价，安全员负责编制安全管理文件评价报告，明确更新内容，企管科负责员工安全教育与培训，企管科培训员负责安全教育与培训具体工作。

（二）生产管理类

1、生产技术科全面负责生产管理文件控制（技术质量科辅助），负责收集最新适用的生产法律、法规、标准及其它规定和要求，并为生产管理符合性评价提供依据；

2、生产科科长负责组织生产管理文件的评价（技术质量科科长辅助），生产科科员（技术质量科技术员辅助）负责编制生产管理文件评价报告，明确更新内容，企管科负责监督各车间对员工进行生产知识教育与培训，企管科培训员负责监督工作。

（三）机电管理类

1、机电科全面负责机电管理文件控制（机修车间、电修车间辅助），负责收集最新适用的机电法律、法规、标准及其它规定和要求，并为机电管理符合性评价提供依据；

2、机电科科长负责组织机电管理文件的评价（机修、电修车间主任辅助），机电科设备管理员（机修、电修车间技术员辅助）负责编制机电管理文件评价报告，明确更新内容，企管科负责监督各车间对员工进行机电知识教育与培训，企管科培训员负责监督工作。

（四）经营管理类

1、企管科全面负责经营管理文件控制（公司各部门辅助），负责收集最新适用的经营管理法律、法规、标准及其它规定和要求，并为经营管理符合性评价提供依据；

2、企管科科长负责组织经营管理文件的评价（公司各部门负责人辅助），企管科科员（公司各部门技术员辅助）负责编制经营管理文件评价报告，明确更新内容，企管科负责监督各车间对员工进行经营管理知识教育与培训，企管科培训员负责监督工作。

（五）政工管理类

1、综合办全面负责政工管理文件控制（公司各部门辅助），负责收集最新适用的政工管理法律、法规、标准及其它规定和要求，并为政工管理符合性评价提供依据；

2、综合办主任负责组织政工管理文件的评价（公司各部门负责人辅助），综合办科员（公司各部门人员辅助）负责编制政工管理文件评价报告，明确更新内容。

本制度自下发之日起执行。

二〇一一年三月九日