服装外贸业务流程

本文将服装外贸业务流程分为开发阶段、打样阶段、接单阶段、生产阶段、出货阶段和售后阶段等六个阶段，但外贸业务的实际操作相当灵活。因此，对各阶段的区分、定义和阐述均存在较大的难度，然而本文旨在协助理清理顺外贸流程操作，以便更好地从事外贸业务工作。

1.开发阶段

如果没有现成的客户资源，那就需要去开发。开发新客户有多种途径，但这里提倡先搜索需求客户信息，主要是EMAIL地址，然后写开发信，逐个去推销。如果有现成的客户资源，则应加强服务意识，揣摩客户个性，做好客户维护工作。创业难，守业更难，同样地，维护老客户丝毫不比开发新客户轻松，而从事外贸工作，客户资源就是一切，其重要性也就不言而喻。

1.1写开发信

明白了客户资源的重要性，那么就要不惜辛劳地去争取客户资源，对于素未谋面的客户，如何让对方对自己的产品产生兴趣呢？这是个难题，需特别注意以下几点：

1、开发信的效果见效不会很明显，因此要有足够的耐性和韧性；

2、开发信的内容务必要简短精悍，不宜过长，中心词要明确，同时，要开动脑筋增加文章的诱惑力。

3、开发信的文本要规范、美观，以利于体现自己的专业性和条理性。

开发信的内容包括以下几点：

1、恰当热情的自我介绍；

2、产品和工厂的优势，以及对品质和货期的保证。

3、规范的签名，含祝福语、联系方式；

1.2推出新款

了解和把握客户的需求，从而针对客户的需求不断推出新款，主要以款式图或者照片发给客户，需注意以下的特点：

1、新款的款式务必要新颖，并告知客户新款的亮点和卖点；

2、新款最好是打过实样，加强工艺的可行性和款式的直观性；

3、新款的物料细节要标示清楚，尤其是面料信息；

4、结合客户要求，提供配色组合和细节修改等服务供客户选择；

5、一旦客户对新款有意，需加强服务意识尽力配合客户要求，务必让客户满意；

6、取得客户的回应后，应注意跟踪，并做好相关记录和总结；

1.3安排报价

在客户对款式产生兴趣后，就应安排报价，以供客户参考。报价是外贸的重点，也是难点。而报价的难点主要体现在以下几点：

1、物料价格需根据当地市场的行情，因此报价前需与采购部和供应商沟通，尤其是主要物料如面料、拉链等的价格；

2、工价因地区、季节而变化，波动性极大，而且对于相对复杂的款式，波动的幅度相差更大，因此，报价前要熟悉当地当时的工价，最好能与加工工厂进一步沟通；

3、面料用量的计算是整个报价环节的重点和难点，一方面，因为面料的单价相对较高，如果用量计算不够准确，那么报价的误差会较大；另一方面，只有将打版排版的理论知识和计算用量的实际经验相结合，才能作出较为精确的报价，在计算用量时也应根据面料种类、实际款式等作出灵活变动，而不能硬套公式。

4、报价时应重点把握面料、拉链等主要物料的价格，同时，在报价表上应该注明和体现这些信息。

5、报价表格式要规范，内容要详细，至少应包括款号、款名、主要物料信息、尺码、最小订单数量、价格术语、报价有效期等，同时结合需要制造一些虚盘信息以加强价格的灵活性。

6、报价时应结合客户所在区域、汇率走势等因素。

7、一定要先让相关部门审核过报价表才能发给客户。

1.4确认价格

客户询盘，我方发盘，接下来就是还盘了，在我们报价后，如果客户能确认，那是最好的。但多数客户往往会还盘，这个时候，我们应把握好以下几点：

1、把握产品的价格底线，根据价格底线相应作出让步；

2、根据客户目标价格作出相应的物料更改方案，通过降低面料、拉链等物料的价格从而降低报价，当然，不是所有的客户都同意更改物料；

3、对于一次询价多款且都有意向下单，可以考虑作出价格搭配方案，但务必要把握准客户下单的可能性及各款订单数量；

4、客户一旦还盘，那就代表客户有下单的意向，应该抓住机会多与客户沟通，加强对客户的服务，借此也可以把握住客户个性和相关信息。

5、在双方相持不下的情况下，可针对客户的价值，跟老板协商，根据实际情况灵活变动。

2.打样阶段

在客户确认款式后，一般会要求打样，没有样品就没有订单，所以，我们必须满足客户的这个要求。但是，打样并不代表下单，而且打样和寄样的费用较大，再加上相关的管理费用，因此，再没有确认下单前，务必要考虑先收费再打样。同时，只有先按时按质做好样品，只有先让客户满意样品，客户才会考虑下单。

2.1收取样品费、运费等费用

在客户确认下样后，应根据实际情况向客户收取适当的费用。当然，在收取客户的样品费时应考虑客户的价值，结合样品的实际价值，经过老板的许可，制定灵活的收费政策。

每个公司都会有相关的样品收费政策，一般样品费可以按3倍收取，特殊情况可先请示老板。运费方面可以要求到付，如客户没有到付账户，应咨询快递公司相关费用，然后要求客户将预估运费连同样品费用一起预付。

客户同意付款后，一方面安排相关部门准备打样，另一方面催客户回传付款水单并跟踪到帐情况。如果碰到样品交期紧急或其他特殊情况，可以与老板协商考虑先安排打样，或者在客户信誉可靠，有把握让客户付清货款的前提下先安排打样。如果是长期合作或是已经下过订单的客户，客户如果拒付相关费用，也是可以考虑接受的。

2.2客户、样品的记录存档

在安排打样前，应做好相关登记存档工作，以备查档和总结。

首先，先对客户进行编号，对客户的相关联系信息进行存档，填写客户信息表，做好与客户合作的相关记录。

其次，对选中的款式进行编号登记，以便于部门间的沟通。

很多时候，客户会寄原样给我们参考，这个时候需要对客户样品进行妥善的管理，做好相关客户财产的登记，需特别注意有的客户会要求退还原样，所以务必要保管好客户的原样。

至于客户编号与产品编号，不同的公司有不同的标准，可根据公司实际进行编号，但编号尽量要规范简洁，易于传达。

2.3安排打样

在确认客户付款后，应立刻安排打样，安排打样时需注意以下细节：

1、务必传达清楚客户的所有要求，不能误传也不能漏传；

2、明确物料、颜色是否可以代用，是否先经确认后方可生产；

3、如客户要求不很严格，尽量要求客户接受代用的物料及代用的印绣花以节省交样时间；

4、如需正确的印绣花，下单时应同时安排印绣花开版工作；

5、如果有现成的纸版，也可以建议尺码代用。

一份详细的样品制单应该包含以下信息：

1、款式图

2、尺码表

3、物料信息、颜色和规格

4、样品交期

5、注明客户编号、产品编号、下单人、下单日期等相关信息