文书处理与档案管理

文书处理与档案管理

文书处理与档案管理

1、文书工作指的是什么？

从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。

2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）

3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。放在架子上的文字材料即档案。

4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。

5、档案一词始于清朝初期。

6、档案是原始的历史记录。

7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。

9、

10、命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报

11、文书的格式分为：眉首、主体和版记。

12、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。

13、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。

主要包括对文书的签收、登记、审核、分送、拟办、批办、传阅、催办、承办、注办等工作环节

发文处理：指本单位对外发文送文的一系列程序工作。主要包括：草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等工作环节。

14、拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。

15、文书归档要求：归档文件应齐全完备、确保案卷归档质量、认真履行交接手续

16、归档文件整理的原则：遵循文件形成的客观规律、区分文书的不同价值、保持文件之间的有机联系、便于保管和查找利用】

17、文书立卷的方法：按问题特征立卷、按时间

特征立卷、按地区特征立卷、按作者特征立卷、按通讯者特征立卷、按名称特征立卷

18、不归档文件主要有三方面文件：重复文件、未生效的文件、普发行文件

19、永久保管档案的的确定：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。

④反映机关人事管理活动的文件材料。

20、档案库房管理的八防：防火、防水、防霉、放虫、防湿、防光、防尘、防盗

防湿：较为适宜的库房温度应在14摄氏度~20摄氏度之间，相对湿度在50%—65%之间。

防光：照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日关灯（荧光灯）作为库房照明灯具。

30、档案的损坏有人为、自然两种。

31、档案寿命长短跟档案保管工作相关。

32、文件题材分纸质、声像、电子三种档案。

公务文书

1、公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性

2、公文的分类：

*行文关系、行文方向：上行文、平行文、下行

文

*紧急程度：特急件、急件

*机密等级：绝密文件、机密文件、秘密文件*具体职能：法规性、指挥性、报请性、知照性、联系性、实录性

3、公文的构成要素：

*文头部分：公文版头、发文字号、印制编号、秘密等级、紧急程度、签发人

*中间部分：标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、机关印章、成文时间、附注、主题词

*文尾部分：抄送机关、印制时间、印制部门、印制份数

4、公文写作中常见的几种错误：文种用错、格式不当、语言不妥

5、会议纪要特点：内容的纪实性、表达的概括性、称谓的特殊性

6、应用文写作特征：文体的实用性、体式的规范性、表述的简洁性

7、应用文的语言：准确、简洁、庄重、严密、规范

8、应用文写作类型：公务文书、事务文书、生活文书、商务文书、法律文书

商务文书

1、商务文书：合同招标书投标书商务函电

2、合同的特点：严肃性、平等性、明确性、严密性

3、招标书的结构：标题、正文、结尾

4、商务函电的特点：主旨单一、格式规范、平等互利、相互尊重、时限性强

5、广告的特点：传播性、启发性、灵活性

6、事务文书：计划、总结、调查报告、述职报告

会务工作

会议的涵义：会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

会议的要素：形式要素、内容要素、程序要素、

财务要素、

最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

指导会务工作的原则：

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。

会议秘书工作的基本任务

1，组织的工作

2．文书工作

3．生活管理工作

4．安全保卫工作

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期

→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行

→准备会议文件材料→ 制作会议证件→ 制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查

会中：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作→会议信息工作→ 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作

→做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→撰写会议纪要→ 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结

一、确定会议筹备方案：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作

(七) 确定会议经费预算。