关于高校办公自动化建设的思考

关于高校办公自动化建设的思考

本文回顾了办公自动化发展历程，阐述了高校办公自动化系统现状及推广的必要性，提出了完善高校办公自动化系统的建议。要加强领导，统一规划；搞好系统的安全性设计；确保软件技术具有良好的移植性和共享性；逐步推进办公自动化建设，切忌盲目追求大而全。

标签：高校；办公自动化；必要性；建议

进入20世纪90年代以来，全球性的网络化、信息化进程不断加快。办公信息处理作为高校的日常业务工作正日益普及和深入。本文拟就高校办公自动化系统的建设进行初步探讨。

一、办公自动化发展回顾

办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国的办公自动化产业从80年代末发展至今，已经取得了很大的发展，共经历以下几个发展阶段：

一是以数据流为中心的传统MIS系统；二是以工作流为中心的办公自动化系统；三是以知识管理技术为基础的自动化系统。

二、高校办公自动化系统现状及推广的必要性

1、高校办公自动化现状

随着校园网络的发展，计算机在高校管理部门的普及率非常高，越来越多的工作人员在工作中使用计算机，而且各部门都推出了一些网上业务，丰富了网上办公信息，对整个校园的办公自动化起到了推动作用。但还存在一些问题：

（1）高校管理部门现代化办公水平不齐，不能充分应用现有的自动化办公设备。高校各部门很早就引进计算机来进行管理工作，一些部门逐步建立起了完善的信息管理系统，实现网络化管理，实现了网上办公。但也有不少部门还采用单机操作，信息资源无法共享。而且工作人员对计算机的使用效率普遍偏低。有些人只会简单使用，而不能充分应用其网络功能实现快速高效的办公。

（2）高校不同管理部門之间缺乏统一整体规划，导致”信息孤岛”。近年来，高校的一些管理部门，为了提高办公效率，安装了适合本单位具体工作流程和业务特点的管理软件，提高了本部门的工作和办事效率，减少了自己部门的工作量。但是，由于缺乏整体规划和要求，各部门建立的管理信息系统，并没有考虑到兄弟部门的工作特点和工作流程，导致了单个的信息孤岛，信息交流比较困难。没有实现资源和数据共享，制约了学校整体管理效率的提高，不利于高校办公自动化的发展。

2、在高校推行办公自动化的必要性

（1）多校区办公工作的需要。随着高校办学规模不断扩展，各学校普遍存在多校区的办学模式，这就对传统的下发文件通过纸质文件传送，提出了很大的挑战，以作者工作的西安科技大学为例，分为雁塔校区（北院、南院、东院）、临潼校区及长安区的三本高新学院，如果不能采用网络技术的办公自动化，那么传发一个文件耗费很长时间，如果遇到紧急情况，则不能完成任务。迫切要求有校区间的新型办公方式出现。

（2）节约办公成本的需要。无纸化办公已是现代化办公的一个“代名词”，实行办公自动化，可节约大量的纸张、油墨等耗材，尤其是节约大量纸张意义非常大，可以减少对树木的砍伐，于保护环境有很大的好处。

（3）提高信息沟通效率的需要。办公自动化的实施也将进一步提高工作效率。譬如，教师在期末考试结束后，通过教务管理系统很方便上传学生成绩，而不需要每位老师把纸质成绩单送给教务处，大大简化了工作程序，同时节约了大量的时间成本和人力成本，使工作效率和管理水平得到提高。

（4）方便领导和基层沟通的需要。在通常情况下，师生向校方反映情况和意见，一般通过教代会提案、意见箱、学生座谈会、层层反映等，交互性较差，处理周期长。在办公自动化环境下，各职能部门都设立留言板块，例如西安科技大学后勤集团网站上就有“建议申诉/网上报修”板块，学生和教职工可以通过留言，直接反映各方面问题，很快就会得到领导和管理部门的重视，并得到解决。否则的话，经过层层上报，需要很长周期。难以使学校管理工作更具成效。

三、完善高校办公自动化系统的建议

办公自动化系统建设必须充分考虑到高校自身的特点，使之具有实用性、可扩充性、安全性。高校办公自动化系统的设计思想和原则，应注意以下几点。

1、确保系统的安全性设计

软件系统有一套授权管理机制，既能够实现复杂的办公权限控制，又能够实现各部门各司其职，使授权工作更好地和工作实际情况相结合。即使同一部门的不同职位，也应设置不同的管理权限，只有这样才能使整个工作顺畅，不使工作混乱，出现问题后不能确定和追究责任。例如：教务管理系统，每个教职员工应该有根据自己工作的要求，享有不同的权限。

2、加强领导，统一规划

领导重视是办公自动化取得较好成效的关键。高校应建立由校长或主管校长直接领导的工作小组，负责全校办公自动化建设，并对办公自动化系统建设加强指导，落实必要的专项经费列入预算。明确责任部门。学校发文要求各部门之间

的办公自动化软件必须统一规划，统一实施，不能各自为政，只考虑本部门的工作特点和工作流程，而要顾全大局，根据学校整个办公自动化建设的要求，安装相应的软件，避免重复浪费和信息孤岛的产生。

3、软件技术需具有良好的移植性和共享性

办公自动化系统软件的设计应考虑到可移植性与互操作性，结构灵活、便于扩充维护，并兼顾与其他应用软件的衔接和平滑过渡。这就对办公软件的要求很高，但是现在软件供应商很多，就必须在选择软件时非常慎重，做好市场调研，选择理想的系统供应商。对集成软件供应商的企业实力、项目经验等进行较为充分的了解。重点关注集成方案的合理性、先进性、完整性以及集成能力。关注公司的售后服务能力，可从故障处理响应能力、培训计划和技术队伍几方面进行考察。当有新的版本推出后，供应商应该给予免费升级。

4、办公自动化建设应逐步推进，切忌盲目的追求大而全

在办公自动化建设过程中，要先进行试点建设，试点建设阶段要制订可行的建设方案。边建设、边推广、边见效，只有见到效果后，大家的积极性才能提高，为后续部分的顺利实施提供良好的实施环境，同时在试点过程中，发现问题，可以提早解决，而不是把所有问题堆积到最后，使整个系统瘫痪。

总之，高校办公自动化的建设是基础性、长期性和经常性的工作，并且要长期运行维护和软件不断升级。只要学校重视办公自动化建设，就能更好的适应学校发展的需要，提高工作效率，提高管理水平，从而为学校的全面发展做出贡献。