商务信函的目的作用

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商务信函的目的作用

篇一：商务英语信函的完整原则及在职场中的重要性

摘要：在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。把握好商务英语信函的特点能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。本文拟对商务英语信函的完整原则作简要介绍，并阐明其在国际商务交往中的重要性，以期给涉外商务从业人员提供一定的帮助。

关键词：商务英语信函完整重要性

随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。同时，我国也有许多有实力的企业融入了国际市场。英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们沟通、交流是必不可少的工具。但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许多涉外人员，因此对商务英语信函的特点作简要的研究，学会涉外交际中的语言

特点和技巧，会对商务合作的成功起极大的推动作用。商务英语信函牵涉面非常广，一般而言包括建立业务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理赔以及公关礼仪类等。从总的原则来讲，书写上述英语信函要求具有完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体贴（consideration）、清楚（clearness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、和准确（correctness），即7c原则。下面着重讨论商务信函的完整性原则。商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息，尤其是当一封信函的牵涉到一系列商务活动的时候，须将活动的背景、计划和细节完整地展现出来，内容丰富、完整而信息量大。在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句，并且常用名词化手段与各种修饰成分使句子言简意赅。

1关于商务合同条款

Incaseofdelayeddelivery,thesellershallpaytothebuyer foreveryweekofdelayapenaltyamountingto0.5%ofthetota lvalueofthegoods;however,thepenaltyshallnotreleaset heresponsibilityofthesellerfordeliveringthesaidgood s.

译文：假如发生交货延期，卖方必须向买方支付延期罚

金，其数额按每周货物总价值的0.5%征收。但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。

这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。它将罚款的原因、数额以及罚款以后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。没有让卖方钻空子的机会。Thesaidgoods（该批货物）的用法，言简意赅。

相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖方就可以找到不交货

的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么合同里面不说清楚”等狡辩的理由。其结果可能就是双方翻脸，提起诉讼。这样会给买卖双方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。

因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（completeandeffective）而成为极为重要的文件。

2采购信函

判断一封采购信函是否完整，可以用五个"w"来检验，即："who,what,where,when及why(包括how)"例如在定货的信中，必须明确说明：“需要什么商品,多少商品?”

(what?howmanydoyouwant？)“何时需要?”

(whendoyouneedthegoods？)“货物发到何地何人收?”(Towhomandwherearethegoodstobesent?)“如何付款?”(whenandhowwillthepaymentbemade?)如对对方的报盘做出

否定的答复时（如不能接盘等）应说明理由“为什么”(why？)例如：下面是一封接受卖方报盘的接盘函：

Dearsirs:

withreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacc eptyourofferof100tonsofcopper

wireasperyouroffersheetno.20XX-2b.pleasegoaheadanda pplyforyourexportLicense.Assoonasweareinformedofthe numberoftheexportLicense,wewillopentheL/cbycable.译文：关于贵方四月九日函，我们高兴地接受你们第20XX-02b 号报盘单所报一百吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经我方收悉贵方出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

总体来讲，商务英语信函必须满足这个行业的7c原则，其中完整性是重中之重。如果一封信函有头无尾，支离破碎，丢三落四，那么收件人对信函的理解会产生很大的分歧，从而导致业务开展不顺利，更多的是失败。试想谁愿意和一个信函都些不清楚的伙伴合作。作为涉外的商务人才，英语信函的写作是从事国际贸易和相关涉外工作的重要组成部分

也是提升业务能力和服务能力的一大方面。要求提供这种写作能力，首先要提供自己的英语基本知识、能力和技能，大量阅读英语母语国家的类似文件，以期获得商务英语信函的精华，为公司、社会、国家创造价值。

参考文献

[1]冯祥春.外贸英语函电一本通[m].对外经济贸易出

版社，北京，20XX.

[2]管春林.国际商务英语写作[m].浙江大学出版社，

20XX.

[3]常玉田.国际商务英语阅读与写作[m],中国商务出

版社，北京，20XX.

篇二：商务信函的写作特点

商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好