商务信函的目的作用
《商务信函写作》课件
商务信函的风格要表现出专业、严谨的态度，同时要注意礼貌和尊重对方，避 免过于强硬或过于软弱。
02 商务信函的写作技巧
明确写作目的和读者对象
总结词
在撰写商务信函时，首先需要明确写作的目的，即希望通过这封信达到什么目的 ，例如建立合作关系、询问产品信息或提出投诉等。同时，需要考虑读者对象， 了解对方的背景和需求，以便更好地调整信函的内容和语气。
案例选择
选择具有代表性的实际商务信函 案例，如邀请函、感谢信、询盘
信等。
案例分析
分析所选案例的格式、语言风格、 语气、礼仪等方面的特点，总结其 优点和不足。
案例总结
根据分析结果，总结出商务信函写 作的一般规律和注意事项。
设计模拟商务信函场景
场景设定
设定不同商务场景，如建立业务 关系、询盘与报价、合同签订等
范例：尊敬的[XXXXX]先生/女士，我方决定向贵公司订购XX型号的产品，数量为XX件，单价为XX元 /件。请在收到本订购函后确认订单并安排发货。我们将通过XX方式支付货款。感谢您的合作，期待 收到您的回复。
确认订购函
确认订购函是针对订购函的回复，确 认对方订购的产品或服务的名称、数 量、价格等信息，并安排发货。
注意信函的书写和打印质量
01
02
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保持书写整洁
手写的信函应保持书写整 洁、字迹清晰，以确保对 方能够顺利阅读。
打印质量要高
打印的信函应选择质量高 的纸张和打印机，确保打 印效果清晰、美观。
格式排版要规范
信函的格式和排版应规范 、整齐，包括字体、字号 、行距等，以展现出专业 性和正式度。
注意信函的回复时效和跟进
范例：尊敬的[XXXXX]先生/女士，感谢您对我公司的产品进行询价。根据您的要求，我公司提供XX型号的产品，详细规格如 下：XXXXXXXXX。该产品具有优良的质量保证，价格为XX元/件。如果您需要大量采购或有其他需求，请与我公司联系。
信函的分类及作用
信函的分类及作用The classification of letters and function(Letter)是用以交涉事务、增进了解、联络友谊、交流思想的重要工具。
英语信函主要包括私人信函(Personal Letters)和公务信函(Business Letters)两大类。
公务信函，一般用来处理或讨论重要事务，包括邀请信(Invitation Letter)、感谢信(Thank you Letter)、道歉信(Letter of Apologies)、祝贺信(Letter of Congratulations)等。
(your) is used to diplomacy affairs, increase mutual understanding, friendship, and exchange ideas contact the important tool. English letter include Personal Letters (Personal) and Business Letters or soul (or) two kinds big. Business letters, usually used for processing or discuss the important matters, including your Invitation Letter (eg), a thank-you Letter (you), Amy your Letter of apology (any), your ZhuHeXin (of) etc.'m not at liberty to your私人信函Personal letters一、私人信函的内容A, the content of the personal letters1.写作攻略1. The writing strategy私人信函是一个宽泛的概念，它既可以指公务信函以外的一切信函，也可以指与家人或朋友之间互通信息、感情这一特定类型的信件。
应用文的特点及作用简答
应用文的特点及作用简答应用文是指用于实际应用的各种文体，主要包括公文、商务信函、广告宣传、招聘启事等。
它具有以下几个特点：1. 明确目的：应用文一般都有明确的目的和意图，其目的是为了达到一定的商务、宣传、交流等目标。
比如公文的目的是传达政府的决策、通知等；商务信函的目的是进行业务洽谈、询价、下订单等。
2. 简明扼要：应用文注重简洁明了，言简意赅，避免冗长的叙述和废话。
它通常采用简短的语句和简明的排版，以便读者迅速了解和掌握文本的核心内容。
3. 实用性强：应用文是为了实际应用而存在的，它的写作目的是为了解决实际问题或传递信息。
因此，应用文的语言要务实、准确，内容要具有可操作性和实用性。
4. 遵循相关规范：应用文一般都有一定的规范和格式要求，如公文需要遵循一定的格式、语言风格和排版规范；商务信函也有一定的格式要求等。
这些规范有助于提高应用文的效果和可读性，使读者更容易理解和接受其中的信息。
应用文的作用：1. 传递信息：应用文是传递信息的重要工具，它可以帮助作者将自己的意图和信息准确、快速地传达给读者。
比如公文可以向政府机构、企事业单位传递政策、通知等；商务信函可以传递业务合作意向、询价等。
2. 解决问题：应用文常常被用于解决各种实际问题。
比如公文可以解决政府管理和监督的问题；商务信函可以解决业务洽谈、合作合同等问题。
3. 建立关系：应用文有助于建立和维护各种关系。
比如商务信函可以促进商务合作关系的建立和发展；招聘启事可以帮助公司招聘适合的人才。
4. 增强效率：应用文的简洁、明了的特点有助于提高信息的传递效率。
比如公文的格式规范和语言简练、明确的特点，可以帮助政府部门快速阅读和理解文本内容，提高工作效率。
5. 宣传推广：应用文是商业宣传的重要手段之一。
比如广告宣传可以通过有效的文字和排版设计，吸引读者的注意，促使消费者购买产品或服务。
总之，应用文在社会生活中起着重要的作用，它通过传递信息、解决问题、建立关系、增强效率和宣传推广等方面的功能，帮助人们进行各种实际应用活动，提高工作效率和生活质量。
《商务写作商务信函》课件
语言简洁明了，避免使用复杂的句子和词汇 语气礼貌、尊重，避免使用过于强硬或过于随意的语言 结构清晰，段落分明，便于阅读和理解 注重细节，如称呼、日期、签名等，确保无误
明确主题：确定信函的目的和主题，确保内容与主题相关 结构清晰：使用清晰的段落和标题，使信函内容条理清晰 语言简洁：使用简洁、准确的语言，避免冗长和复杂的句子 逻辑连贯：确保信函内容逻辑连贯，避免跳跃和混乱 格式规范：使用标准的商务信函格式，包括称呼、正文、结尾和签
名等
字体选择：选择清晰、易读的字体，如 Times New Roman、Arial等
字号选择：根据阅读习惯和信函长度 选择合适的字号，如12pt、14pt等
页边距设置：根据信函内容长度和阅 读习惯设置合适的页边距，如1英寸、 1.5英寸等
页眉页脚：设置简洁、专业的页眉页 脚，如公司名称、日期等
段落格式：合理设置段落间距、行距， 使信函内容清晰、易读
添加标题
添加标题
信封封口：使用胶水或胶带封口， 确保信封密封完好
Part Five
邀请对象： 公司、组 织或个人
邀请目的： 会议、活 动、展览 等
邀请内容： 时间、地 点、主题、 议程等
邀请方式： 邮寄、电 子邮件、 电话等
回复方式： 确认参加、 拒绝参加 等
邀请礼仪： 礼貌用语、 尊重对方 等
投诉信
合同终止信：用于终 止与客户、合作伙伴
的合同
邀请信：用于邀请客 户、合作伙伴参加商
务活动
道歉信：用于向客户、 合作伙伴道歉并解释
原因
订单确认信：用于确 认客户、合作伙伴的
订单
合同信：用于与客户、 合作伙伴签订合同
投诉信：用于向客户、 合作伙伴投诉产品质
《财经应用文写作》项目五：3商务信函
关于××产品的询问函 尊敬的王××:
您好！ 我公司长期从事食品进口。从××展销会得知责公司专业生产××。本公 司拥有广阔的市场和稳定的消费群体,希望与贵公司开展合作。只要贵公司有 合作诚意, ××定价合理,本次合作将为责公司带来新的利润增长点。 烦请责公司向我方提供产品信息(尺寸、重量、配料颜色及价格等)、产 品目录及样品,并告知付款方式及优惠信息(我方定期购买数量将大于25万吨)。 价格请报产品价连运费及保险费。 请给予办理为盼。
××进口公司×× 20××年×月×日
商务信函的写法
商务信函
关于××产品的询问函
正文的结构是：
尊敬的王××:
开头+主体+结尾
您好！ 我公司长期从事食品进口。从××展销会得知责公司专业生产××。本公
3、结尾
司拥有广阔的市场和稳定的消费群体,希望与贵公司开展合作。只要贵公司有 合作诚意, ××定价合理,本次合作将为责公司带来新的利润增长点。
××进口公司×× 20××年×月×日
商务信函的写法
商务信函
正文的结构是： 开头+主体+结尾
1、开头 说明写作缘由。 复函，要先点明对方× 月×日来函“收悉”， 也可简要复述来函的 主要内容。
关于订购××产品的复函 ×××:
贵公司×年×月×日的报价单已获悉,谢谢。我方可接受贵方报价,现订购如下： 货物: AIR-2654印刷机20台,台单价500元,合计10000元 CLP—5240印刷机30台,台单价600元,合计18000元 EPSON MP—200印刷机50台,台单价800元,合计40000票 烦请贵公司准时将货物运达。我方接到贵方装运函后将立即开具商业汇票。 预祝合作愉快。
应用文写作
浅议商务英语信函的语篇特点
浅议商务英语信函的语篇特点
商务信函是在特定的商务活动领域中使用的实用形式，写和读这类信函的人都是从事商务工作的人。
下面，我们一起来了解商务英语信函的语篇特点吧。
1、内容的清晰度
发送商务信函的目的是为了建立业务关系，讨论某一细节，争取达成共识，从而促进商务活动的发展。
为了实现这些目标，有必要确保读者能够清楚地理解作者的意图，模棱两可会使读者对对方的语言表达能力产生不信任，甚至怀疑，这对进一步的商务活动非常不利。
2、表达的简洁性
用最简洁的语言表达意思，简洁的商务信函能提升工作的效率。
一个词可以表达就不需要短语，可以用一个短语说的话就不需要用一个句子说。
3、词语的专业性
商务信函是在特定的商务活动领域中使用的实用形式，写和读这类信函的人都是从事商务工作的人。
在工作中，通常存在为方便业内人士沟通的语言，包括专门定义一个词汇的概念，常用词汇在特定领域的意义，由词组的字母缩写等，我们称之为专业术语。
商务英语信函翻译好，要求译者具备足够的商务知识，包括经济、金融、国际贸易等领域。
4、风格的正式性
在开始翻译之前，译者必须通读文本，了解背景、语气、作者的态度和写作风格，从而合理自然地组织语言，表达目标信息。
在商务活动的背景下，商务信函的内容自然采用较为正式的表达风格。
这种形式体现在专业用语和适度的情感色彩上。
在许多情况下，商务信函倾向于用名词来表达某种行为的执行、某种状态的延续，或用名词代替形容词，表达某种感情和态度。
5、措辞的礼貌性
在商务信函中，礼貌是应遵守的原则。
如果写给公司的高层，信函开头要把他的职位或级别写在名字的后面，正文的开头称呼比较讲究。
商务信函是什么
商务信函是什么
商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
属于商务礼仪文书范畴。
商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一。
在商务活动中，从联系业务、协商谈判、签订合同到履行合同、处理投诉、理赔索赔，每一个环节都需要信函这个重要的媒介工具来传递信息以实现有效地商
务沟通，达到顶期的商务活动目的。
因此，商业往来有求于人的一方，一定要很好地利用这种手段来进行交流与沟通，加速建立信誉，加快生意的进程。
扩展资料：商务信函写作的要求
1、主旨鲜明
商务信函是商务工作的具体表现，任何一封信函都是为了解决一项具体的商务问题，都是对一项具体的商务活动的安排和商讨。
因此，每封信的主旨都必须鲜明突出，使收信人迅速了解发信的目的并及时给予回应。
2、内容完整
商务信函的内容必须完整，应该写的事项必须全部写进去，不能省任
何的遗漏。
比如报价函就要求将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明确无误地告知对方。
3、关注对方利益
写好商业书信的关键和诀窍仍然是关心对方的利益，在信中写对方感兴趣的事，不要以自我为中心、在信中要谨慎地提及对方利益所在，强调做成生意为对方带来的好处。
这样，就能引起对方的兴趣，从而对信中的要求做出反应或答复。
参考资料来源：百度百科——商务信函。
简述商务信函的分类
简述商务信函的分类商务信函是商务沟通中常用的一种书面形式，用于传达商务信息、提出请求、解决问题或进行商务协商。
根据不同的目的和内容，商务信函可以分为以下几类：1. 询价信：用于向供应商询问产品或服务的价格、质量、交货期等详细信息。
这种信函通常需要提供具体的要求和规格，并要求供应商提供详尽的回答。
2. 订单信：用于向供应商下达订单，明确产品或服务的数量、规格、价格等细节。
订单信通常需要包括双方的联系方式、交货地点和时间等重要信息，以确保订单的准确执行。
3. 投诉信：用于向供应商或合作伙伴表达不满或投诉的信函。
投诉信应该清楚地描述问题的性质和具体情况，并提出合理的要求或解决方案。
这种信函需要保持客观和礼貌，以增加问题解决的可能性。
4. 道歉信：用于向客户或合作伙伴表达歉意和道歉的信函。
道歉信需要诚恳地表达对错误或失误的认识，并表示愿意承担责任和采取措施避免类似问题再次发生。
5. 感谢信：用于向客户、供应商或合作伙伴表示感谢。
感谢信应该具体表达对对方的感谢之情，并说明感谢的原因和对方的重要贡献。
这种信函通常可以增进双方的关系和合作。
6. 邀请信：用于邀请客户、合作伙伴或员工参加会议、活动或庆祝活动等。
邀请信应包含明确的时间、地点和活动内容，并要求对方确认是否能够参加。
7. 推荐信：用于向他人推荐某个人或机构。
推荐信应该详细描述被推荐人的优点、能力和相关经验，并说明推荐的原因和目的。
这种信函通常用于求职或合作伙伴的选择过程中。
商务信函的分类并不仅限于以上几种，还可以根据具体的目的和内容进行进一步细分。
无论何种类型的商务信函，都需要保持专业、礼貌和准确的语言表达，以确保有效的商务沟通和合作。
《商务信函》
2.称呼 写索赔对象的名称。
3.正文 索赔条款主要包括五项内容：
例文
①简述事由。 ②陈述违约事实。 ③说明索赔理由。 ④陈述对方违约给自己带来的损失。 ⑤提出具体的索赔要求。 例文
4.附件 附件一般是索赔的相关证据。写法： 先写“附件”二字，再写明附件名称，如果附件有多个，则 在 附件名称前加序号。 5.落款和日期 写明索赔方的单位名称或个人姓名，在落款下写上索赔函 写作的具体时间。 6.联系方式 在落款和日期的左下方提供索赔方的联系人姓名、电话及 联系地址。 例文
财经事务文书
商务信函
文种写作知识
商务信函是商贸往来双方（买卖双方、供需 双方）在建立业务关系、洽谈生意、沟通商情、 回答问题、处理业务事项完成一笔交易的过程中 使用的信函。如询价函、报价函、订购函、确认 订购函、交易磋商函、催款函、装运通知函、索 赔函、理赔函等。商务信函是配合商品交易活动 进行而使用的财经事务文书。商务信函的撰写使 用是与商品交易过程同步的，商务信函的撰写成 为商品交易经济工作的组成部分。
• 凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失， 催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关 方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有 力的凭证。
（四）催款函的结构
例文
1.标题和编号 如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。 标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经 济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。
（三）索赔函写作的注意事项
1.在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的 相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非 责任。 2.提供足够的书面文件和有关方面的证明； 3.提出索赔要求应合情合理，不漫天要价； 4.应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措 词和语气。
常见应用文写作知识大全商务信函
常见应用文写作知识大全-商务信函五十八商务信函商务信函属于商务礼仪文书范围，是指企业与企业之间，在各类商务场合或商务往来进程中所利用的简便书信。
其要紧作用是在商务活动顶用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和回答下列问题、处置具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
商务信函一样由三部份组成：信头、正文、信尾。
（一）信头信头即信函的开头，由发信人名称及地址、题目、函号、称呼、收信人地址和单位等组成。
（二）正文正文是商务信函的主体，表达商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
包括1问候语、2主体、3结尾语（三）信尾信尾部分包括四部份内容。
1祝颂语、2签署、3日期、4附件若是需要标注附件的，在信函签署的下方能够标注附件。
若是附件是两个以上的，要别离标注附件一、附件二等。
【例如1】××公司：贵方有关保险事宜的20xx年x月x日来函知悉，特邮件函告如下：一、综合险。
在没有取得咱们顾客的明确指示的情形下，咱们一样投保水渍险和战争险。
如贵方愿投保综合险，我方能够稍高的保费代保此险。
二、破碎险。
破碎险是一种专门保险，需收取额外保费。
该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部份。
三、保险金额。
我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述回答将知足贵方的要求，并等候贵方的回答。
××公司年×月×日【例如2】道歉函xx市兴达贸易：贵公司20xx年x月x日函收悉。
函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部份显现接口破裂一事，深表歉意，此事已引发我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门查验全数为优质产品。
函中所提的部份电脑桌显现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不慎造成的。
商务信函翻译
中文商务信函的结构
• • • • • • • • 1.标题 2. 发函字号 3. 收函单位或收件人姓名 4. 正文 5. 结束套语 6. 发函单位或发函人姓名 7. 发）x x 字第x x号
• xx纺织厂： • 经双方磋商，为保证出口羽绒制品面料尼丝纺量，你 方同意试制新型高密度尼丝纺，现试样需用的少量尼龙长 丝已备，请你厂前来开料后，立即试制样品，现将具体成 品规格要求开列如下： • …… • 其余数量暂存你厂，由我公司安排染色、涂防水层等 处理后，再进行纺绒实验，特此函达，请洽。 • 此致 • 敬礼 • xxxx公司（公章）x • x年x月x日 • 附件：原料定额、工艺、规格参考值
商贸信函翻译原则
• • • • • • • 数量准则 1） 翻译不要漏译，力求完整。 2）翻译时不得随意增添信息，力求严谨 质量准则 1）翻译不可夸大其辞，力求真实 2）翻译要使用套语， 力求规范 In reply to your inquiry of 25th March, we are pleased to offer you the following. • 兹答复三月二十五日询价， 并报盘如下。
• 7. 正文（Body） • 8. 结束语/函尾套语（Complimentary close） • 9. 发信人姓名，先签名再打印姓名 （Signature&Printed Name） • 10. 发信人职务（Position） • 11. 发信人及打信人姓名缩写，如ST/MS • 12. 附件（Enclosure） • 13. 副本/抄送（CC.，即Carbon Copy） • 14. 附言/又及事项（P.S.，即Postscript）
• 合作原则在会话中起着调节说话人说话内 容的作用，它使说话人在假设对方乐于合 作的前提下能进行交际。
商祺信函格式范文
商祺信函格式范文篇一：商务信函的格式和范文商务信函的格式和范文商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性〔一）语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
（四）主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
商祺信函格式范文
商祺信函格式范文篇一：商务信函的格式和范文商务信函的格式和范文商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性〔一）语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
3.3.1商务信函(教学课件)-《经济应用文写作》
项目三 经济协约文书
• （二）行文对象 • 行文对象指的是商务信函的受文者，在标题下面另起一行顶格写，如
“××市外贸公司：”。写给企业主或企业负责人，在姓名后加职务 名称，或加“先生”、“小姐”、“女士”。外贸信函还常使用雅语 敬辞，如“台鉴”、“惠鉴”等。 • （三）开头 •
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项目三 经济协约文书
• （一）申明价值 • 此阶段为谈判的初级阶段，谈判双方彼此应充分沟通各自的利益需要，
申明能够满足对方需要的方法与优势所在。此阶段的关键步骤是弄清 对方的真正需求，因此其主要的技巧就是多向对方提出问题，探询对 方的实际需要，与此同时也要根据情况申明我方的利益所在。 • （二）创造价值 • 此阶段为谈判的中级阶段，双方彼此沟通申明了各自的利益所在。但 是以此达成的协议并不一定对双方都是利益最大化。谈判中双方需要 想方设法地去寻求更佳的方案，为谈判各方找到最大的利益，这一步 骤就是创造价值。
第三章 经济专业应用文文书
• 项目一 调研决策类文书 • 项目二 招投标文书 • 项目三 经济协约文书 • 项目四 经济信息传播类文书
返回
项目三 经济协约文书
• 任务一 商务信函
• 一、商务信函的含义及特点 • 商务信函是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及
联络和沟通关系的信函、电讯文书，可作为签订协议书或合同书的依 据，是解决争议、进行索赔的重要凭证。 • 商务信函具有以下特点： • （一）准确 • 商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、 精确地表达意思，用语乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不 必要的麻烦。
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项目三 经济协约文书
商务信函14个部分
商务信函14个部分商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性〔一)语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
工作函的作用是什么
工作函的作用是什么工作函是一种书面形式的沟通工具，通常被用于企业、机构或个人之间的正式通信。
工作函在商业和行政领域中起着重要的作用，其主要目的是传达信息、确认事宜、请求行动或者提供证明。
在现代社会中，工作函已经成为了商业活动和行政管理中必不可少的一部分。
首先，工作函的作用之一是传达信息。
企业之间、组织内部或个人与机构之间都需要通过工作函来传达各种信息。
这些信息可能涉及合作协议、项目进展、重要决策等内容。
通过书面形式，信息传达更加清晰明了，可以减少误解和纠纷的发生。
其次，工作函用于确认事宜。
在商业谈判、合作协议或重要决策中，书面确认是至关重要的一环。
工作函可以记录双方达成的共识，明确双方责任与义务，保障各方权益。
通过书面确认，可以有效避免后期出现纠纷或争议，为双方合作提供保障。
此外，工作函也常被用来请求行动。
当一个单位需要另一个单位或个人采取某种行动时，通常会通过书面形式发出请求。
请求行动的工作函通常包括明确的要求、理由和期望完成时间等要素，以便对方清楚了解并及时响应。
最后，工作函还可以用于提供证明。
在商务活动或法律事务中，经常需要提供书面证明来证实某些事实或声明的真实性。
工作函可以作为一种正式的证明文件，证实某个单位或个人在某个时间点上的状态或行为，具有一定的法律效力。
总的来说，工作函在商业和行政领域中扮演着至关重要的角色。
通过书面形式传达信息、确认事宜、请求行动和提供证明，工作函为商业活动和行政管理提供了高效、便捷且正式的沟通方式，有助于维护各方的权益，促进合作关系的顺利发展。
因此，正确、规范地运用工作函对于企业和组织来说至关重要。
1。
商 务 信 函
1.3 商务信函的结构组成
1.3.1 信头 1.3.2 事由 1.3.3 行文对象 1.3.4 正文 1.3.4 附件 1.3.5 落款
1.4 商务信函的写作要求
1.4.1内容完整、行文简洁 1.4.2 态度诚恳、用语讲究
例文
事由：建立业务关系
××集团公司销售部：
×月×日，我们参加了在北京举行的轻工产品博览会，对贵厂生产的
××牌羽绒服留下了深刻印象。回到兰州后，我公司市场、技术等方面的
人员对我们带回的样品进行了研究，一致认为××牌羽绒服用料考究，样
式新颖，做工精细，在甘肃市场会有很好的销路。
为此，我们竭诚希望与贵方建立直接供销关系，可否由贵方直接向我
公司批发供货，或由我方为贵方代销。如贵方有意，我方派员前往洽谈，
有关事宜，待贵方答复后再进行商议。祈盼回复。
甘肃兰州市××××公司
××××年×务信函的含义、特点和作用
1.1.1 商务信函的含义 商务信函属于函的一种，是国内各商业企业之间或国内
商业企业与外商之间交流信息、联系业务、洽谈贸易以 及处理商务问题时所使用的函件。
1.1 商务信函的含义、特点和作用
1.1.2 商务信函的特点 1．商务性 2．时效性 3．单一性 4．规范性
1.1 商务信函的含义、特点和作用
1.1.3 商务信函的作用 1. 商务信函是沟通信息、加强业务联系的工具 2．商务信函是解决争议、进行索赔的重要凭证
1.2 商务信函的种类
从发函目的和内容进行划分，商务信函主要包括： 1.2.1 联系函 主要用于建立商务关系 1.2.2 询答函 包括询问函和答复函两种 1.2.3 交涉函 主要针对某个问题进行交涉，以求解决，如索赔函、理赔函及催交付款和
书信按用途可以分为哪几类
书信按用途可以分为哪几类书信可以按照用途分为以下几类：1. 私人信函私人信函是人们日常生活中最常见的一类书信。
这类信函主要是用来沟通和交流个人感情和思想。
私人信函通常包括家庭信函、友谊信函、情书等。
家庭信函主要用于家庭成员之间的沟通和联系，可以表达关心、祝福、安慰等情感。
友谊信函主要用于朋友之间的联系，可以分享生活、倾诉心事、道谢等。
情书则是恋人之间表达爱意和思念的信函。
2. 商务信函商务信函是商务活动中常用的一种书信形式。
这类信函主要用于商务合作、业务洽谈、订单确认、投诉处理等。
商务信函需要遵循一定的正式性和规范性，内容通常涉及商务事宜、合作协议、产品介绍、价格谈判等。
商务信函需要准确、简洁、礼貌，以确保双方之间的商务合作顺利进行。
3. 公务信函公务信函是政府、机关、企事业单位之间以及个人与相关组织之间进行正式公务交流的书信形式。
这类信函通常用于公告通知、请示请办、报告汇报、答复意见等。
公务信函需要遵循公文写作的规范要求，内容要明确、准确、简明扼要，且语言正式规范。
4. 学术信函学术信函是学术界人士之间进行学术交流和合作的书信形式。
这类信函主要用于学术论文的投稿、同行评议、学术活动邀请等。
学术信函需要具备学术性、规范性和专业性，内容应准确明了、具体详实，以便于学术界人士进行交流和合作。
5. 社交礼仪信函社交礼仪信函是用于社交场合中的一种书信形式，主要用于邀请、祝贺、致谢等。
这类信函通常包括邀请信、贺信、祝贺信、致谢信等。
社交礼仪信函需要注重形式和礼仪，用语优雅得体，内容可以体现出对对方的尊重和友好之意。
6. 投诉信和建议信投诉信和建议信是用于表达对某种服务或产品不满或提出建议的信函形式。
这类信函主要是针对消费者与商家、机构、服务提供者之间的关系。
投诉信通常描述问题、提供相关事实，要求解决或得到合理补偿。
建议信则是客观描述问题，并提出改进建议。
这类信函需要明确表达问题、建议，并措辞礼貌、具备说服力。
写好商务信函的好处
竭诚为您提供优质文档/双击可除写好商务信函的好处篇一：商务信函的写作特点商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
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竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函的目的作用篇一：商务英语信函的完整原则及在职场中的重要性摘要：在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。
把握好商务英语信函的特点能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。
本文拟对商务英语信函的完整原则作简要介绍，并阐明其在国际商务交往中的重要性，以期给涉外商务从业人员提供一定的帮助。
关键词：商务英语信函完整重要性随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。
同时，我国也有许多有实力的企业融入了国际市场。
英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们沟通、交流是必不可少的工具。
但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许多涉外人员，因此对商务英语信函的特点作简要的研究，学会涉外交际中的语言特点和技巧，会对商务合作的成功起极大的推动作用。
商务英语信函牵涉面非常广，一般而言包括建立业务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理赔以及公关礼仪类等。
从总的原则来讲，书写上述英语信函要求具有完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体贴（consideration）、清楚（clearness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、和准确（correctness），即7c原则。
下面着重讨论商务信函的完整性原则。
商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息，尤其是当一封信函的牵涉到一系列商务活动的时候，须将活动的背景、计划和细节完整地展现出来，内容丰富、完整而信息量大。
在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句，并且常用名词化手段与各种修饰成分使句子言简意赅。
1关于商务合同条款Incaseofdelayeddelivery,thesellershallpaytothebuyer foreveryweekofdelayapenaltyamountingto0.5%ofthetota lvalueofthegoods;however,thepenaltyshallnotreleaset heresponsibilityofthesellerfordeliveringthesaidgood s.译文：假如发生交货延期，卖方必须向买方支付延期罚金，其数额按每周货物总价值的0.5%征收。
但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。
这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。
它将罚款的原因、数额以及罚款以后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。
没有让卖方钻空子的机会。
Thesaidgoods（该批货物）的用法，言简意赅。
相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖方就可以找到不交货的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么合同里面不说清楚”等狡辩的理由。
其结果可能就是双方翻脸，提起诉讼。
这样会给买卖双方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。
因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（completeandeffective）而成为极为重要的文件。
2采购信函判断一封采购信函是否完整，可以用五个"w"来检验，即："who,what,where,when及why(包括how)"例如在定货的信中，必须明确说明：“需要什么商品,多少商品?”(what?howmanydoyouwant？)“何时需要?”(whendoyouneedthegoods？)“货物发到何地何人收?”(Towhomandwherearethegoodstobesent?)“如何付款?”(whenandhowwillthepaymentbemade?)如对对方的报盘做出否定的答复时（如不能接盘等）应说明理由“为什么”(why？)例如：下面是一封接受卖方报盘的接盘函：Dearsirs:withreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacc eptyourofferof100tonsofcopperwireasperyouroffersheetno.20XX-2b.pleasegoaheadanda pplyforyourexportLicense.Assoonasweareinformedofthe numberoftheexportLicense,wewillopentheL/cbycable.译文：关于贵方四月九日函，我们高兴地接受你们第20XX-02b 号报盘单所报一百吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许可证。
一经我方收悉贵方出口许可证号码的通知，当即电开信用证。
总体来讲，商务英语信函必须满足这个行业的7c原则，其中完整性是重中之重。
如果一封信函有头无尾，支离破碎，丢三落四，那么收件人对信函的理解会产生很大的分歧，从而导致业务开展不顺利，更多的是失败。
试想谁愿意和一个信函都些不清楚的伙伴合作。
作为涉外的商务人才，英语信函的写作是从事国际贸易和相关涉外工作的重要组成部分也是提升业务能力和服务能力的一大方面。
要求提供这种写作能力，首先要提供自己的英语基本知识、能力和技能，大量阅读英语母语国家的类似文件，以期获得商务英语信函的精华，为公司、社会、国家创造价值。
参考文献[1]冯祥春.外贸英语函电一本通[m].对外经济贸易出版社，北京，20XX.[2]管春林.国际商务英语写作[m].浙江大学出版社，20XX.[3]常玉田.国际商务英语阅读与写作[m],中国商务出版社，北京，20XX.篇二：商务信函的写作特点商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。
礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dearsirs”or“Dearsirormadam”。
语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperat ion”，就不如直接写成“wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouin thefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。