档案管理基本知识培训教材

会 计 、 人 事 档 案 管 理 细 则
文档
件案
登鉴
记、 积
定 销 毁
累细
细则
则
档 案 库 房 管 理 细 则
档 案 利 用 与 保 密 工 作 细 则
档 案 基 础 数 据 统 计 分 析 工 作
细
则
企业文件档案管理体系成熟度评价
特征 C 持续型
1、一般事务 性工作。
2、兼职管理 状态。
3、文档留存 比较随意， 有存无取状 态明显。
4、无制度， 无工作流程
价值型
一致型
经验型 事务型
1
初始级 Initial
1、专门性工 作。
2、专人专岗， 经验式管理。
3、有基本归 档要求。
4、文档留存 界限不清晰
1、专业性工 作。
2、专家式管 理，已建立 管理标准。
3、归档范围 及归档要求 精细化、流 程化。
4、基本利用
3 2
可重复级 Repeatable
房地产企业档案规章制度组合示意 房地产档案工作管理办法
房档房档 地案地案 产机产管 档构档理 案及案系 工岗工统 作位作管 五设考理 年置核及 规细细操 划则则作
细 则
房文
地件
产 档 案 分 类
归 档 范 围
方及
案保
及管
分期
类 表
限 表
各 类 文 件 材 料 归 档 整 理 细 则
声 像 及 实 物 材 料 归 档 整 理 细 则
有关基本建设档案管理的国家规定： 建设部制定《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328－2001
《科技档案案卷构成的一般要求》 GB/T11822－2000
《重大建设项目档案验收办法》 （档发[2006]2号）
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 28—2002
“四同时”的要求：企业下达项目计划任务应同时提出项 目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文 件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目 文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。
“八防措施”：档案保管应做到防火、防盗、防 光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害 生物 。
计划
调研
关联
整合
责任
（二）企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表
1、是否岗位发文 2、是否岗位办理 3、是否岗位接收 4、是否不可或缺 5、是否完全不需要 6、是否部门核心数据
开始（针对具体岗位）
文件类型及属性认定
符合5
汇总 上报
正式列入 归档范围
符合1、2、3、 4并完成6
部门确认分类汇总， 列入归档预备范围
目录
企业档案管理的基本概念 企业档案管理的基本要求 企业档案管理的工作体系 企业档案管理的主要工作方法 企业档案意识的提升
企业档案管理的基本概念
企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。
企业档案：企业在研发、生产（建设）、经营和管理活动 中形成的有保存价值的各种形式的记录。（各种档案释义）
成熟度 M
企业档案管理的主要工作方法
一、企业文件清理
（一）含义 清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各 个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、 程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等， 进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清 晰，相关责任明确。
清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、 主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分 类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路， 为精化企业档案管理提供依据。
《企业档案工作规范》DA/T42—2009
企业档案管理的工作体系
制度与规范 自动化管理系统
管理体制设计
企业文档 管理体系
利用与安全管理
实体分类 信息分类
文件形成管理 归档管理
价值鉴定
企业文件档案工作体制结构
文件档案管理委员会 主管部门或企业档案中心
档案部门或岗位 信息管理部门
职 能 部 门 及 下 属 机 构
文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活
动情况的具有特定体式的信息材料。
资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息 材料。
全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。
归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转 化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成 者。
“三纳入”的要求：企业档案工作是企业各项业务 和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程， 纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有 关人员的经济责任制或岗位责任制。
“四参加”的要求：企业档案部门或档案人员应参加产品 鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活 动，负责检查应归档文件的完整、系统。
已定义级 Defined
1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务
4
已管理级 Managed
1、全过程资 源自动配置。
2、管理体系 可自动创新。
3、全方位服 务，深度开发。
4、历史留存 与资源管理职 业化。
价值 V
5
优化级 Optimizing
保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、 盘等）
档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具 有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管 理和检索。
档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、 特征号和顺序号组合而成。
企业档案管理的基本要求
企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理；维 护档案的准确、完整、系统和安全；实现档案资源 的有效利用。
4 辅助管理 车辆保养 公共管
记录
理部
否 电子记录
Biblioteka Baidu
5 业务类
民间艺术 民间艺 民间艺术 即时 1 采风文件 术部 部
是 （详细说 明具体文 件材料内 容）
6 业务类 舞蹈动作 培训创 培训创作 排练 1 是
设计图、 作部 部
阶段
队形调度
结束
图
（三）数据互动规律描述
确认
档案部门整体协调确 认，明确归档责任
不予确认
机构文件清理数据总汇表（举例）
序
文件名称 文件形成
归档责任
归档 归档份 是否
号
类别
或内容
机构
机构
时间
数
归档
备注
1 行政管理 上级来文 市文化 办公室 局
年度 1
是 内容针对 本机构者
2 行政管理 部门年度 各部门 各部门 年度 1 是 工作计划
3 财务管理 财务凭证 计划财 计划财务 年度 1 是 务部 部