参观接待流程2014(完整版)

泰济生参观接待服务流程

一、参观预约

1、网上审批流程预约

（1）预约操作流程：

登录KM系统→新建审批流程→选择“KM流程”→选择“公用流程”→选择“G泰济生参观预约申请流程”→填写“基本信息”→填写“审批容”→选择“流程：分支条件中的总部或海外”、“处理意见”等→提交→完成预约申请流程。

（2）审批预约流程：

登录KM系统→查看代办事项→打开审批流程→审核申请容→合格的选择通过、点击提交，不合格的选择驳回、写明驳回原因、建议并点击提交→完成审批预约。

（3）记录

审批通过的参观接待任务，记录详细信息到参观预约表中，并做相应提示标识。

2、预约（限2小时以的紧急参观预约、无法登录KM系统的参观

预约）

当出现紧急参观需求时，可以先通过进行预约，具体流程如下：（1）对方拨打预约6

（2）接到，详细记录参观信息：预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间（具体到上、下午的几点）、参观人数、

参观级别、参观区域、讲解时长、讲解语言、陪同领导及其

他要求等信息

（3）根据对方要求，进行预约成功与否的判定及调整

（4）预约成功，记录详细信息到参观预约表中，并做相应提示标识。

3、预约

当客户无法登录KM时，也可通过进行预约，具体流程如下：

（1）预约人发送预约

（2）接收对方的预约

（3）详细确认中的预约信息是否完整，需要包含的容有：预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间（具体到上、

下午的几点）、参观人数、参观级别、参观区域、讲解时长、

讲解语言、陪同领导及其他要求等信息

（4）如信息不完整，需要通过、等方式与对方再次确认，如信息完整，则根据实际情况进行预约成功与否的判定级调整（5）预约成功，记录详细信息到参观预约表中，并做相应提示标识。

4、纸质预约

当客户无法登录KM时候，也可通过填写纸质版预约申请表进行预约，具体流程如下：

（1）预约人填写纸质版预约申请表

（2）接收到纸质版预约申请单

（3）详细确认申请单中必填的信息是否完整，需要包含的容有：

预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间（具

体到上、下午的几点）、参观人数、参观级别、参观区域、

讲解时长、讲解语言、陪同领导及其他要求等信息（4）如信息不完整，需要当场或通过、等方式与对方再次明确，如信息完整，则根据实际情况进行预约成功与否的判定及调

整

（5）预约成功，记录详细信息到参观预约表中，并做相应提示标识。

二、发送参观接待通知

1、发送通知

（1）收件人

a.普通客户参观：一楼体检区

包浩宏、樊杰、戴勇、郭艳、全兴、王浩江、贾学旺、建新、忠、徐海霞、石蕊、参观预约人等

b.普通客户参观：一、二楼体检区（不进VIP体检室）

包浩宏、樊杰、戴勇、郭艳、贾学旺、建新、忠、徐海霞、石蕊、全兴、王浩江、兰军、宁、参观预约人等

c.VIP参观：一、二楼体检区、远程会诊中心、名中医工作室、VIP

诊察室

贾学旺、包浩宏、建新、戴勇、樊杰、郭艳、书海、全兴、王浩江、徐海霞、宁、石蕊、兰军、参观预约人等

d.VVIP参观：泰济生全部

泰济生全员、参观预约人

e.参观需要在LED大屏幕上播放欢迎辞的

收件人增加石磊，并写明欢迎辞容、播放要求等

（2）抄送人

吴益群、翟树悦、俊敏、睿、王晓静

（3）主题

单次参观通知：201X年XX月XX日参观接待通知

多次参观通知合并：201X年XX月XX日和XX日参观接待通知

（4）正文

a.单次参观

各位领导、同事：

上（下）午好！接到XXX预约，201X年XX月XX日将接待来自XXX的客人到泰济生参观，具体信息如下：

参观人数：XX人

参观时间：XX月XX日上（下）午XX:XX~XX:XX

参观楼层：XXXX

讲解：XXX

迎宾：XXXX

陪同领导：XXX

LED大屏幕欢迎词：“热烈欢迎XXXX莅临指导”；播放时间为XX:XX 至参观结束，请市场部负责。

其他说明：

请各科室安排人员负责设备及灯光，后勤管理部请根据室可视条件做好相关照明的相关安排。

注意事项：请各部门在预约时间的基础上提前XX分钟做好准备，参观队伍如遇特殊情况未能按时莅临，则在原约定时间基础上顺延，如取消届时另行通知，感支持！

b.多次参观合并通知

各位领导、同事：

上（下）午好！接到XXX和XXX预约，201X年XX月XX 日和XX日将接待X批客人到泰济生参观，具体信息如下：

一、201X年XX月XX日上（下）午将接待XXX的贵宾到泰济生参观，信息如下：

参观人数：XX人

参观时间：上（下）午XX:XX~XX:XX

参观楼层：XXXX

讲解：XXX

迎宾：XXXX

陪同领导：XXX

LED大屏幕欢迎词：“热烈欢迎XXXX莅临指导”；播放时间为XX:XX 至参观结束，请市场部负责。

其他说明：

二、201X年XX月XX日上(下)午将接待来自XXX的客人到泰济生参观，信息如下：

参观人数：XX人

参观时间：上(下)午XX:XX~XX:XX

参观楼层：XXXX

讲解：XXXX

请各科室安排人员负责设备及灯光，后勤管理部请根据室可视条件做好相关照明的相关安排。

注意事项：请各部门在预约时间的基础上提前XX分钟做好准备，参观队伍如遇特殊情况未能按时莅临，则在原约定时间基础上顺延，如取消届时另行通知，感支持！

2、通知（限紧急参观预约使用）

接到紧急参观预约，来不及发时：

（1）普通客户参观：一楼体检区

戴勇、贾学旺（后勤保安）、王浩江、樊杰、彩超、忠、徐海霞、全兴、建新、参观预约人

（2）普通客户参观：一、二楼体检区（不进VIP体检室）

包浩宏、樊杰、戴勇、郭艳、贾学旺、忠、徐海霞、石蕊、全兴、王浩江、兰军、宁、参观预约人等

（3）VIP参观：一、二楼体检区、远程会诊中心、名中医工作室、VIP诊察室

贾学旺、包浩宏、建新、戴勇、樊杰、郭艳、书海、全兴、王浩