合同评审管理程序

合同评审管理程序

1、目的

在本公司向顾客做出提供产品承诺之前，对顾客提出产品的各项要求进行充分识别和评审，确保供需双方对合同规定的内容理解一致，以保证有足够能力履行合同的全部条款。

2、范围

适用于本公司与顾客签订的所有销售合同或订单的确定和评审控制。

3、职责

3.1 销售部负责组织确定和评审顾客对产品的要求以及销售合同的签订、修改和监督实施，保持合同确定、评审、签订的记录；

3.2生产部负责参与特殊合同有关内容的确定和评审；

3.3总经理负责特殊合同的终审和批准。

4、工作程序

4.1 对顾客要求的识别

4.1.1销售部应对订货信息进行认真识别，属常规合同的由业务员负责识别，属特殊合同的由业务部视需要会同生产部进行识别。

4.1.2 识别内容

识别内容包括，产品的货号、款式、产品技术质量的特殊要求、价格以及交付和交付后的要求，如包装方式、运输方式等。

4.2 合同的形式和类型

4.2.1 常规合同

合同内容所涉及产品在本公司的产品样本范围之内，其性能指标或测试方法、价格均在本公司规定之内，且数量和交货期也在本公司综合生产能力之内。

4.2.2 特殊合同

a）超出本公司产品样本规定的产品销售合同；

b）性能指标或测试方法超出本公司规定的产品销售合同；

c）批量大且交货期短（超过本公司综合生产能力）的产品销售合同；

d）产品价格低于本公司规定的范围的产品销售合同；

e）标书。

4.2.3口头合同

a）面谈订货;

b）电话订货;

c）无书面合同购买现货。

4.2.4 要货通知（订货单）

事先已签订除供货量和交货期以外内容的合同，然后由用户逐批提出相应型号的供货量和交货期的通知（订单）。

4.3 合同内容

4.3.1 合同或订单应具备合同主要条款，如：产品名称、货号、规格、数量、技术标准或要求、价格、结算办法、交货期、运输方式及费用承担，交货地点，并要求顾客确认。

4.3.2 争议的预防和处理

按解决合同的纠纷方式及其他有关条款处理。

4.4 合同评审和签订

4.4.1 常规合同的评审和签订

对于书面订单由业务部人员，按4.1.2和4.3条款的内容审核后，由业务部经理（或其授权人）终审、签字即完成合同评审。对于口头或电话订单应做好电话记录，按4.1.2条款的内容进行确认评审，能满足顾客要求的则由业务部（或其授权人）电话记录中签名确认即可,必要时传真给顾客确认。合同一式两份，业务员保留一份供发货用，业务经理一份用于生产安排。

4.4.2 特殊合同评审和签订

由销售部门根据合同内容，必要时组织生产部进行评审确认。销售部确定为特殊产品时，应组织生产部对其技术要求、产品标准、测试方法等特殊要求进行评审确认，以确保：

a）顾客各项要求都有明确规定。

b）与合同或订单不一致的要求已经得到解决。

c）本企业有能力达到下列要求：

①能生产满足顾客所需质量的产品；

②根据合同要求，能按时交货；

③产品价格能使企业获得合理的利润。

经评审确认后，报总经理审批，由销售部经理负责签订合同。

4.5.1 合同一经签订，即具法律效力，业务部按合同要求和库存情况转化为《生产通知单》后转发给生产部实施，以保证合同的执行。

4.5.2 履行合同时，业务部负责跟踪合同的执行情况，如发生与合同的规定不一致时，销售部要及时与顾客联系，协商沟通和解决，以使顾客满意。在包装和发货前，销售部应制定《包装清单》和《装箱清单》，指导现场包装和发货。4.6 合同的修订

合同的修订必须符合法律规定或合同约定的变更条件。当需要对合同进行修订或更改时，根据合同性质分别按4.4.1或4.4.2条款重新评审。合同更改结果由业务部口头通知相关部门。

4.7 合同确认和评审应详细记录，合同、合同评审、合同修订记录，由业务部按《记录控制程序》执行。

5、相关文件

4.2.4 《记录控制程序》

6、质量记录

《包装清单》《装箱清单》