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第三节 项目文件的移交
一、 移交项目档案时,应同时移交纸质和电子文件,以及音像、 照片等其它载体形式的文件。项目电子文件的归档应依据《中国南 方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》执行。
二、 收集整理的项目文件与工程建设阶段同步归档,工程建设每 完成一个阶段,相应的管理人员即向项目部移交经整理的项目文件 归档。除后评价文件外,相应管理人员收集整理的项目文件最迟在 整理完成后 5 个工作日内完成归档。
三、 除保管自身形成的档案,还应根据本规定的条款,适当增加项 目档案的制作和移交份数。向建设单位移交的项目档案要求至少为 两套,在工程投产后 45 天内完成归档。
档案管理策划
第二章 档案管理内容 第一节 计划、统计报表的编制与传递 工程项目经理部结合公司经营部、工程部,负责计划、统计报 表的编制与传递,每月按规定时间向公司、监理方及建设方提交各 类统计报表。 一、工程开工前所报资料 工程开工前,应向业主单位或监理单位提交下列文件报审: A-01 工程开工报审表(W) A-03 施工组织设计报审表(H)★ A-04 专项/重要施工方案报审表(H)★ A-05 方案报审表(H)★ A-06 分包单位资质报审表(H)★ A-07 试验/供货单位资质报审表(H)★ A-08 人员资格报审表(W)★ A-09 主要施工机械/工器具/安全用具报审表(W)★ A-11 主要测量计量器具/试验设备检验报审表(W)★ A-13 进度计划报审表(W)★ A-14 施工质量验收及评定项目划分报审表(W) 二、施工过程中每月按时上报 施工过程中,每月按时向公司本部、监理工程师及业主单位报送 以下各表:
③竣工档案立卷说明应包含下列内容:
工程概况:包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计 单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等。立卷依 据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。
六、 案卷的装订
(1) 案卷的装订要求
①文件右下页边齐整、无倒页;破损的文件应修复;去掉留存 在文件材料上的金属物;文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一 幅面。
①按业主单位的相关要求及规定的格式,提供投资计划完成情 况统计报表;
②施工实物工程量完成情况统计报表,形象进度情况(应与投 资统计报表相一致);
③施工质量状况报表,应反映报告期内的施工质量状况、存在 的问题和采取的措施;
④物资统计报表,其中应反映各种材料定货、加工、运输、到 货情况、质量情况、是否满足施工要求以及存在的问题。
第一章 总 则
引用标准 《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第 58 号) 《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令 第 5 号) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 282002) 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008) 《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2 号) 《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8 号) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》(Q/CSG 21804-2009) 《中国南方电网有限责任公司项目档案管理规定》(Q/CSG2130582011)
项目文件归档范围、分类、保管期限表
分类 号 83 830 8300
8301
8302
8303
8304 8305
8306
8307 8309 831 8310 8311
综合描述
凭证、协议,合同
可行性研究、原始调查 材料 设计任务书、初步设计 施工图设计文件材料
电缆敷设施工文件材料 电缆接头施工记录
竣工、验收文件 工程管理 统计报表、简报 敷设、安装竣工图 路径图 隧道、工井、沟、管竣 工图
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应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。收集袋是在文件 收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒),收集文件 时分类保存并拟出案卷题名,标示在文件袋上即可形成收集袋。
第二节 项目文件的整理
一、整理要求
项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求,在档案人员 的指导下,由文件形成管理人员负责整理,将项目文件进行分类后, 按其形成规律和有机联系组成案卷(组卷)。案卷质量应符合《中 国南方电网有限责任公司项目档案管理规定》(Q/CSG213058-2011) 的要求,分类、组卷、排列、编目规范、系统。
(2) 装具规格及制成材料
①档案盒采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
②档案盒外表尺寸为 310mm×220mm,厚度分别为 10、20、30、 40、50、60mm。
③案卷表格(案卷目录、卷内目录、备考表)规格为:297mm× 210mm,宜采用 70g 以上白色书写纸制作。
④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字迹要清晰端正。
四、卷内文件的排列
(1) 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同 一文件的主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,主件在 前、附件在后的顺序排列。
(2) 图纸按专业、图号顺序排列。
(3) 既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。有 译文的外文资料,译文在前,原文在后。
②图纸按 GB/T10609.3 技术制图、复制图的折叠方法进行折叠, 一般要求向内折叠后幅面为 A4(297mm×210mm )尺寸,标题栏外 露。
③案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式,图 纸可不装订。
装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订,也可采用 不锈钢钢钉进行装订(永久保存的除外)。装订的案卷厚度一般不 超过 40mm。
2)施工记录和检验记录的编制整理
A. 项目部技术人员将审核后的施工记录和检验记录分类装订 成册,加装封面并签字;
B. 项目经理、技术负责人复审施工记录和检验记录,确认无 误后在相关位置签字。
3)产品合格证和试验报告的编制整理
A. 材料的产品合格证及原材料试验、化验报告分类整理并装 订成册;
B. 工程所做的各种试验的试验报告装订成册; C. 项目部材料管理人员负责现场购置材料的产品合格证的 收集、整理和装订。
通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理,统一编目后,再打印 案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。案卷按照“案卷封 面—卷内目录—文件材料—备考表”的顺序进行排列。
(3) 编制检索工具
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①项目资料完成整理后,编制好项目档案分类目录和卷内目录 作为案卷清册,准备接受项目文件归档审查。
②建设单位相关部门完成项目档案的汇总整理后,为每一个单 项工程设立相应的项目档案目录夹。档案目录夹按照“竣工档案立 卷说明 — 档案分类目录 — 对应分类目录中的卷内目录”的顺序 排列。竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三 号仿宋体。
第三节 竣工资料及施工记录移交 竣工资料及施工记录及时整理,按照 GB/T19001-ISO9001 质量 体系文件《竣工资料编制交付程序》进行,并结合业主单位的要求, 编制竣工资料电子版予以移交。
一、工程竣工资料及施工记录
工程开工、竣工报告; 竣工图纸及施工图会审纪要;
设计变更通知单,材料代用清单及签订; 乙供材料的供货商资质证明、出厂质量合格证明及试验报
告; 甲供供应材料的资质证明、产品合格证及试验报告; 工程实验报告及试验记录; 施工缺陷处理明细表、附图以及工程遗留问题; 中间检查、竣工验收记要及工程启动验收证书等验收文件。 以上所有施工记录表应签字,手续齐全,并有监理工程师签证。
二、资料移交和要求 1、资料验收移交程序
竣工资料和施工记录的移交工作由项目部负责,各施工队 协助,公司工程部把关。
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号,案卷脊背裱 装于案卷装具脊背处。
(2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背案卷封面、 卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录。由业主单位、监 理单位向项目部提供的文件档案分类编号,在项目文件移交前,档 号、案卷题名一般用铅笔在档案装具上临时编制,通过电子档案管 理信息系统著录案卷、卷内目录,待项目文件
竣工验收现场检查结束后,根据验收组提出的工程缺陷及 修改意见,立即组织人员消除缺陷,消缺工作完成后,向
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业主单位提出复检申请。 工程复检合格后,由项目部向业主单位交付全部工程资料, 办理工程竣工资料移交手续。 2、对资料整理的要求
1)竣工图的整理
项目部工作人员将积极配合好设计单位做好竣工图的整理工作, 提供一切设计单位所需的相关资料。
分部、分项工程完工后,由施工队质检员负责将原始施工 记录收集、检查、整理,上交给项目部质检员及技术员审 核、汇总后,提交监理工程师审验。
监理工程师审验后,按照原始施工记录把数据输入计算机, 并打印出要求份数,再对照原始记录签字和经监理工程师 签证。
所有承包范围内的全部工程达到电网公司的规定后,将竣 工验收报告报给监理工程师,监理工程师复核确认具备竣 工验收条件后,签署意见,并报业主单位批准,组织正式 竣工验收。
⑤各种计划、统计资料均实行计算机管理,书面资料和电子文 档同时提交与业主单位。
⑥利用电网公司信息管理平台,及时上网进入相关模块反映现 场的各种进度与问题,使各参建单位清楚现场的情况与存在的问题, 给予帮助解决。也及时的根据现场情况调整网络计划,合理的控制 工期。利用电脑及相关的软件对实际工程量、材料供应情况、设备 管理情况等进行合理的统计。
①当月工程形象进度表; ②施工实物工程量完成情况统计表; ③完成投资额统计表; ④施工质量报表,综合反映报告期内的施工质量状况、存在的
问题和采取的措施; ⑤提出下一月的工程计划和要求;
第二节 信息管理 一、信息管理的目标
保证信息可靠、快速、准确的流通和传递,充分发挥信息的引 导与勾通作用,提高工程质量和服务质量,提高顾客满意度。
信息管理流程图:
业主单位
公司本部
项目经理部
监理单位
施工队、班组
设计单位
设备材料供货商
指令流 反馈流wenku.baidu.com信息流
二、信息管理的措施 施工现场由技术员、材料员、及其它管理人员组成信息流通渠
道,及时向项目经理汇报整理相关信息,利用项目部网络或传真及 时快捷的与各相关部门勾通。及时向业主单位汇报以下信息:
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第二章 档案管理流程
我项目部档案管理以分项工程为管理单位,收集保存从项目开工 至竣工投产的全套工程档案资料。按项目档案管理过程分为项目文 件收集、项目文件整理、项目文件移交归档三个流程。
第一节 项目文件的收集 一、收集要求 1、文件材料必须收集齐全、完整。项目部参照本策划书附录中的 归档范围进行项目文件的收集,包括文字、图表、声像、照片、电 子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应 当归档保存的全部项目文件。 2、质量要求:归档文件材料应以原件归档,一般不使用复印件; 字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备;归档文件材 料幅面要求采用 A4 纸(297×210mm)尺寸;文件材料的载体和书写材 料应符合耐久性要求,严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、 复写纸书写和签批,热感传真纸应复印后归档;录音、录像文件应 保证载体的有效性;长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。 3、各类文件应按文件形成的先后顺序或分项的完成情况及时收集。 二、收集方法
二、组卷原则
组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律,保持卷 内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统,便于项目档案的保管 和利用。
三、组卷方法 项目部形成的施工文件,按单项工程、单位工程组卷。原材料
质量证明文件,一般应按专业、品种、型号组卷。设备文件按专业、 台件组卷。成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。
五、案卷的编目
(1) 编制卷内文件页号
①卷内文件按有书写内容的页面编号,单面书写的文件在右下 角,双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。以件为单位 编写页号,每份文件页号均从“1”开始。
②印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录, 不必重新编写页码。
③竣工图每册自成一卷,不必重新编写页号。
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