02 调研清单(采购管理)

XXX公司K/3项目
调研清单
(采购管理)
金蝶软件（中国）有限公司
咨询与实施部
二零一一年五月
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调研计划说明：
请提前将此份调研清单发给客户项目经理，并将以下内容按需调研的客户公司实际情况填写好：
⏹调研内容及目标
A、对XX公司的XX部经营管理模式及与相关部门的接口等进行全面的了解；
B、了解XX公司XX部目前的运营状况；
C、实施人员通过调研，了解XX部门对系统的潜在需求，以便更好地制定实施方案；
⏹调研对象
XX公司XX部
⏹调研小组成员
XX公司：XXX（项目经理）及相关部门人员
金蝶公司：
⏹被访人：
XX公司被访人：
电话：
Email:
⏹部门主管：
⏹调研时间（请单独提供详细的调研时间安排表）
⏹调研地点
XX公司会议室
⏹调研资料准备
调研时间表：金蝶方起草，XX公司确认；
XX部门日常用到的报表：XX公司提供；
⏹调研环境准备
会议室、白板、白板笔、投影仪
⏹特别说明：
如以下调研内容涉及公司需严格保密的资料，可以不用回答或填写
一、部门基本情况
1、公司是否有多个采购部门？
☐否；
2、采购主管和采购人员名单，如有多个采购部门，请同时列出多个采购部门的人员名单。

采购主管：冼伟强
采购员：吴尽花、李秀容、易春峰、李卓威、黄芳、周中意、姚峰、李阳、袁荟芸
3、采购业务是否由统一的部门进行管理？
☐是；
4、是否有计划由专门的人员负责录入采购订单？
☐是；分别是：李阳等
5、不同类的物料是否由不同采购人员负责？
☐是；请列出采购员各自负责的物料分类，分别是：姚峰：结构件，周中意：IC、套片，黄芳：镜头和连接器，李卓威：FPC和PCB，易春峰：包材，李秀容：辅料和外发，吴尽花：被动元器件6、不同的地区是否由不同的采购人员负责？
☐否；
7、请列出采购部门的组织结构图及本部门的整体业务流程，包括审批流程和与其它部门的接口？
二、供应商情况
1、供应商的信息是否统一由专人维护？
☐是；维护人员是：袁荟芸
2、公司有无统一的供应商编码？
☐有；编码长度共位，请说明编码原则：
3、公司的供应商总数约为：200--250个，
A、国内供应商有 200-250 家，主要分布在哪些地区：珠三角，长三角地
区 ,经常往來的有 50 -80 家；占公司采购额：
90%；
B、国外供应商有 0 _家，主要分布在哪些地区： ,经
常往來的有_ 家；占公司采购额： %；
C、大宗物料供应商有 _家，分别是：
4、是否对供应商进行分类/分级？
☐否；
5、采购订单中是否需带有供应商自身的物料编号（即供应商物料编号）
☐否；
6、公司是否对供应商进行定期考核？
☐是；考核周期为：半年到一年；考核指标包括：交期，价格，品质，服务；考核的手段与流程如何？
7、未通过审核的供应商是否允许交易？
☐否；
8、一次性（临时）供应商是否录入系统？
☐是；□一次性供应商全部使用一个供应商编码进行采购；□分别给供应商编码进行采购；9、对供应商的不满和投诉主要集中在哪些方面？
☐质量重要占20%
☐交货及时率重要占30%
☐服务重要占20%
☐价格重要占30%
10、如何选择一个新的供应商？
会根据QDCS的标准去一一评判，也就是回按照质量，交期，价格，服务去审核。

三、采购申请/价格管理
1.是否有完整的供应商价格资料库：
☐否；
2.公司的物料，采购价格是否含税？
☐是；税率是多少，有哪几种税率？17%/3%
3.不同的供应商，针对同一物料，是否会有不同的价格？
☐是；控制部门为：采购部
4.与供应商签定的订单价格是否可以与价格表上不同？
☐否，严格执行价格表的价格；
5.公司有供应商报价的物料大概有多少 100% ：
6.请描述报价的审批流程
供应商报价（至少两家以上）→采购经理签核->资源部经理审核
四、订单管理
1、公司的可采购件中包含以下哪些类型的物品：
☐产成品（买进卖出，属于贸易）；
☐半成品；
☐原材料；
2、采购件是否有有效期控制？
□是；有效期是多长时间：三个月
3、公司是否有同供应商签订长期采购合同？
☐是；一般长期采购合同签订多长时间？主要内容有哪些？
时间为一年
4、公司是否有成套采购/组装采购的物料？
☐是；请列举范例，并说明以何种收料方式：LCD等，仓库按照送货单与定单收料5、采购件采用主供应商，还是采用按比例分配供应商政策？
☐按比例分配供应商；同一物料，每次采购都按比例同时发多个供应商；
6、采购的物料收料时，是否有搭配配件或组件一起收料的情况？
☐否；
7、采购物料的同时是否会采购物料的增殖服务？
☐否；
8、是否会有与供应商签定采购合同，但送货需直接发给指定第三方用户的情况
☐是；请说明流程：
起草合同—>公司内部审核—>供应商审核—>与供应商协商达成一致→双方签核采购合同
9、公司的各相关部门之间是否会有内部采购订单？
☐否；
10、是否有外币订单？
☐是；请说明存在哪几种外币：主要是美金
11、采购单是否存在多次交货的情况，同一张采购订单价格是否经常变动？
☐否；采购单存在多次交货状况，价格一经审核原则上不能变动
12、公司采购订单的发出方式有：
☐传真；正式的采购合同，传真给供应商
13、采购计量单位与报价单位、收货单位、发票单位、库存计量单位是否一致：
☐是；
14、订单交期：最短 1 天，最长 90 天，平均 45 天，紧急订单月平均 20张以内张。

15、公司订单交期达成率如何？
☐90%~98%；
16、公司所有采购订单的处理流程（从接单到收料、结算）是否一致：
☐否（处理流程因□物料不同出现差异）；
17、订单变更是否频繁：
☐否；
18、如何对采购订单的执行情况进行跟踪：
☐各采购人员自行跟踪；
19、有无先开票后送货的情况发生？
☐否；
20、采购件是否需要批号跟踪？
☐是；批号是PMC的需求单号？批号的规则如何？请列示：
21、固定资产采购，生产性物料采购，非生产性物料采购的部门分别是哪里？流程如何？
固定资产比如说机台需公司高层统一协商购买
其他生产性物料采购，非生产性物料是采购部
流程：需求单—》采购单—》供应商确认交期—》供应商回料—》仓库收料—》品质检验—》入库22、公司如何对采购人员进行考核？
五、收料/退料
1、收料通知由哪个部门开出？收料通知上有哪些主要信息？
☐货仓；
2、公司共有哪些物料仓库及物料仓库的管理部门：
良品仓，不良品仓，
3、是否有专门的部门执行收料
☐是；部门是：仓库
4、是否严格按采购单执行收料，有无超收、欠收比例？
☐是；订单不允许超收
5、收料控制：
☐无订单可暂收物料，但需补充订单；
6、物料收料时会有什么单据伴随？
☐送货单；
☐发票；
7、物料收料时的运输方式：
☐供应商送货上门；
☐通过第三方物流公司送货；
8、是否存在多个物料接收部门或接收地点？
☐否；
9、退料给供应商后，供应商是否需要进行物料的调换？
☐是；需再单独补送或下次送货时补齐；
☐否；直接扣款；
以上两种方式都可以
10、退料给供应商后，供应商是否需要退回货款？
☐否；可以选择补料或扣款两种操作模式
11、物料检验不合格，退料给供应商后，是否要对供应商进行罚款？
☐是；如何罚？双方协商决定
12、退料给供应商是否需要审批/检验？
☐是；哪个部门审批/检验：品质部门，采购等
13、请描述物料收料流程：
14、请描述物料退料流程：
六、对账
1、采购订单是否都需要供应商开具发票？
☐否；做美金不需要开票，做RMB才需要
2、公司是否有预付货款的情况
☐是；一般预付货款的比例是：10-20%
3、公司是否允许同一供应商，在其即是客户同时又是供应商的情况下，用其应收款核销应付款？
☐是；有此种业务发生的供应商所占比例：10%
4、财务部根据什么进行付款？
☐双方的对账单；
5、请描述财务日常付款流程如何进行？
美金：采购请款—》审计审核—》财务经理审核—》财务付款
RMB:采购对帐—》采购请款—》财务审核—》财务付款
6、对于物料已经入库但发票当月没到的情况如何处理?
那就请供应商在下个月开票，付款日期顺延
7、采购费用和采购费用发票在公司是如何处理的？
公司不存在采购费用和采购费用发票
七、日常使用表单
1、请列出本部门日常使用的表单，并请将每种类型表单附在本调研清单后，如请购单、采购订单、收料
通知单、对账单等。

采购单，对帐单，与财务交接资料清单，请款单等
2、请列出本部门日常使用的报表，并请将每种类型报表附在本调研清单后。

如订单统计表、收料统计表、采
购金额统计表等。

采购金额统计表，定单统计表等
八、需求
1、采购业务中其他需要特别说明的问题？
本系统可以是需求单与定单一一对应，采购能对定单交货数，交货日期，未交数量，不良品数量可以直观的看到，美金定单与RMB定单格式需统一。

报关物料需按照下单的定单入库等
2、希望使用系统之后，系统能够实现的关键功能？
1 减少纸质文本的数量
2 减少人工下定单的工作量
3 能对库存做清晰饿管理
4 对不良品做规范管理。