小型设计公司财务报销管理制度及流程

财务报销管理制度及流程

一、目的

为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本公司所有员工。

三、费用审批及报销流程

各项费用开支，必须经部门主管和财务审核后，报总经理批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：

票据粘贴（由报销部门完成）→经手人签字注明事由→财务预审签字→部门负责人审核签字→总经理签字→财务付款或收款。

四、临时借款管理规定

1、临时借款包括业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

2、各项借款金额应提前一天通知财务部备款。

3、借款销账规定：借款销账时应以借据为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。

4、借款未还者原则上不得再次借款及报销其它费用，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

5、借款流程说明：

a)借款人按规定在财务部领取并填写《借款审批单》，注明借款时间、借款人、

借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)。

b)审批流程：借款人签字→财务复核→总经理审批→交财务领款。

五、采购费用报销制度

1、采购人员必须取得税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票（包括建安发票、增值税专用发票、增值税普通发票、普通剪口发票），网上可查。如出现假发票，不予报销，追究其经手人的个人责任，部门负连带责任。

2、采购发票的内容必须填列完整、清晰。包括：单位名称、日期、物品名称、规格型号、计量单位、单价、数量、金额、开票人要实名制等。否则不予报。

3、需要转帐、汇款的，采购人员应提供对方单位有关信息。包括对方单位全称、纳税人识别号、地址电话、开户银行名称及开户行账号等。

4、采购人员应及时清理欠款。如不能及时归还，经领导批准在当月工资中扣还。

5、采购人员在采购价值超过500元的物品时，应至少向两家供应商询价，并将报价信息记录于《“货比三家”采购信息表》中，报销费用时应将此表单做为附件一并提供给财务。

六、日常费用报销制度及流程

（一）、日常费用主要包括交通费、办公费、低值易耗品及备品备件购置费、业务招待费、资料费等。

（二）、报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。

（三）、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由。

（四）、报销流程：

1、交通费：

1)员工因公需要用车可申请公司派车，在没有车的情况下经主管人员同意后可

以乘坐出租车。

2)因公车费应保存相应车票报销。

2、办公费、低值易耗品等报销制度及流程：

1)为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政人员统一管理，集中购置。

2)报销流程：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的

报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲

抵借支。

3)因需临时少量采购的低价值物品，商家不能提供发票的，采购人员应要求商

家开具带有公章的收据，并注明品名、单价、数量等信息。

3、招待费:为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

4、资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。

5、其他费用：根据实际需要据实支付。

七、差旅费报销制度及流程

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、餐费补助、其他公务杂费等。

1、员工因公出差产生的在途交通费、住宿费、市内交通费、餐费补助等费用标准，

以公司《差旅费用管理制度》为准。

2、员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐

费、洗衣费等费用）。

3、员工外出期间产生的公务费，如文件复印费、传真费等，实报实销。

4、机票及住宿预订：原则上由公司行政人员统一办理，如有紧急需要可自行预订

并保存好相应票据。

5、报销流程：出差人员应在回公司后三个工作日内办理报销事宜。

1)出差人按规定在财务部领取并填写《差旅费报销单》，注明时间、起止时间

地点、交通费，补贴等费用(大小写须完全一致，不得涂改)。

2)报销人整理报销单据并填写对应差旅费报销单→部门经理审核签字→财务

部门复核→总经理审批→到财务处报销。

本制度的执行由财务处负责解释。

本制度自发布之日起执行。